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I comandi contestuali di Outlook vengono generalmente caricati in base all’azione che si sta portando conducendo, così da proporre scorciatoie per operazioni di comune utilizzo. Ti parlo di quelli che compaiono sopra il box di anteprima durante la composizione di un messaggio di risposta, per esempio, quindi il Rispondi / Rispondi a tutti / Inoltra / Messaggio istantaneo, ma anche il Disancora / Elimina.

Outlook: comandi contestuali mail fuori posto? Touch View

Outlook: comandi contestuali mail fuori posto? Touch View 1

Quei tasti risultano estremamente utili e spesso non ci si accorge neanche di usarli, forza dell’abitudine. Ma se quei tasti scomparissero, sapresti dirmi dove mettere le mani? Io, in tutta onestà, non lo sapevo, o per lo meno non mi ricordavo del Touch Mode (Modalità Tocco, per le installazioni in italiano), modalità di Office studiata per schermi touch, affinché il dito umano possa raggiungere più facilmente icone che diversamente diventerebbero impossibili da cliccare vista la scarsa dimensione.

Giusto per capirci, osserva queste due immagini. Nella prima, il Touch Mode non è attivo, al contrario della seconda:

Come tu stesso potrai notare, i pulsanti non spariscono, si spostano. Nella parte di destra della finestra di Outlook compaiono in maniera più definita, più grande, anche perché in realtà è tutta la finestra di Outlook a diventare più grande, nei testi e nelle icone, così da rendere più agevole l’utilizzo con le proprie dita, utile quindi per chi possiede un Surface o un convertibile con touchscreen, decisamente meno per chi continua a utilizzare il suo monitor, il suo mouse.

Per spostarsi tra modalità tocco e mouse, ti basterà chiederlo a Outlook. Con Office 2016 è infatti stato integrato un piccolo spazio di ricerca che permette di raggiungere rapidamente ogni comando o funzione del programma, senza la necessità che l’icona della funzione sia visibile su una delle barre principali. Mi è bastato cercare “tocco” e modificare la modalità direttamente dal risultato della ricerca:

Outlook: comandi contestuali mail fuori posto? (Touch Mode)

Problema risolto, tutto tornato alla normalità, qualcosa di nuovo imparato, che non fa mai male :-)

Fonti utilizzate: entrambe su Microsoft, si tratta rispettivamente del forum Answers, dedicato alla parte Office, e del sito di supporto ufficiale di prodotto.

Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Problema fastidioso, la sua risoluzione occupa a malapena lo spazio di una pillola su questo blog (fortunatamente per tutti). Il caso tipico è quello che vi vede davanti al vostro Outlook, dopo aver letto tutte le mail contenute in una specifica (o più) cartella, con un contatore di “Non lette” che però non è proprio d’accordo con voi. A nulla serve andare ad effettuare la verifica su WebMail, si ottiene la stessa sorte. Non funziona neanche il semplice resetfolders.

Outlook: contatore mail non lette errato? Come risolvere.

Ho trovato un riferimento sul sito di supporto Microsoft all’indirizzo support.microsoft.com/en-us/kb/2330226, problema noto quindi (si parla addirittura di Outlook 2007 Sp2, che per la prima volta ha introdotto questa novità), pare che si possa facilmente risolvere con l’ennesimo trucco da command line di Outlook:

Outlook /cleanips

Il client di posta verrà così forzato a verificare lo stato di sincronizzazione e rimettere a posto i contatori delle mail non lette, risolvendo l’anomalia riscontrata (ha funzionato al primo colpo). Nel caso però la soluzione non porti il risultato sperato, Microsoft suggerisce di:

  • fare clic con il tasto destro sulla cartella interessata, quindi selezionare le sue Proprietà,
  • nella tab “Generale” (la prima che compare, nda), fare clic su Cancella elementi offline,

Outlook: contatore mail non lette errato? Come risolvere. 1

  • confermare con Ok al messaggio di popup (post-pulizia messaggi dal file OST),
  • chiudere la finestra corrente o fare clic su Ok per uscire dalle Proprietà della cartella selezionata.

Potrete ora spostarvi nella cartella interessata e forzare Outlook a una nuova sincronizzazione con la combinazione da tastiera SHIFT + F9.

Ce l’avete fatta? :-)

Sono passato da un database di posta Lotus Notes a Outlook, portando via con me tutti i dati, le mail, i contatti e i calendari in concomitanza con il cambio di piattaforma server. Office sulla mia macchina è stato installato in italiano (un sacrilegio per chi fa il mio mestiere, necessario però per supportare gli utenti in caso di necessità, magari al telefono, con la necessità di guidarli a voce e dire esattamente quello che dovranno leggere a loro video). Avevo già notato una sbavatura ma non mi era mai importato, oggi l’ho risolta definitivamente: nella visualizzazione Calendario, mi comparivano due calendari personali, uno in inglese, uno in italiano. Entrambi avevano appuntamenti (passati quello in inglese, eredità Lotus Notes, futuri quello nuovo in italiano, creato da Outlook). Ho deciso di darci un taglio e fare merge e cancellazione del vecchio, vi spiego come fare.

Office 365: Messaggi Secondari (Exchange Online Clutter)

È un’operazione semplice, ve lo anticipo, occorrerà solo stare attenti per non perdere alcun dato (ma questo sta grosso modo alla base di ogni vostra mossa sul PC :-)). Entrate nella visualizzazione Calendario di Outlook e individuate quello al quale vorrete poi rinunciare. Selezionatelo spuntando la casella di controllo alla sua sinistra, inutile dire che nessun altro calendario dovrà essere attivato in questo frangente. Per esportare tutto il contenuto basterà andare in FileSalva calendario.

Date un nome e una posizione al file, Outlook penserà al resto dopo la conferma, esportando tutto il contenuto del calendario in un file ICS:

Outlook: merge dei calendari personali (Import)

A questo punto potrete fare clic con il tasto destro sul calendario non più utile e selezionare “Elimina calendario“. Ultimo step è la fusione tra l’attuale calendario (quello rimasto solo, il principale) e gli eventi precedentemente esportati dall’altro. Altra operazione abbastanza rapida (dipende dalla quantità di eventi da importare, ma resta comunque un’operazione a carico del client di posta). Da FileApri ed esporta, vi basterà selezionare Importa/esporta, scegliere “Importa file iCalendar (ics) o vCalendar (vcs)” e confermare che si tratta di un’importazione, non di una creazione di nuovo calendario parallelo a quello principale.

Outlook: merge dei calendari personali (Import) 1

Al termine dell’operazione potrete finalmente godervi il risultato. Da questo momento avrete un solo calendario, Outlook caricherà le modifiche anche sul server (nel caso in cui abbiate come me un abbonamento Office 365 e il Cache Mode abilitato, nda) e dovrete solo assicurarvi che sul vostro smartphone (collegato allo stesso account di posta) il puntamento al calendario sia quello corretto (vale per eventuali altri dispositivi o applicazioni di terze parti che fanno uso dello stesso account, ovviamente).

Buon lavoro!

È una semplice domanda. Voi come preferite far gestire le caselle comuni ai vostri utenti che utilizzano Outlook? Lo chiedo perché in realtà la funzione di auto-mapping, offerta da Exchange, è parecchio comoda ed evita di farvi mettere mano ai client sparsi negli uffici, delegando l’utente finale ad andare a esplorare la novità che nel frattempo sarà comparsa automaticamente nel suo programma di posta elettronica. L’auto-mapping, infatti, può essere abilitato direttamente da PowerShell, non costa nulla e occuperà un po’ più spazio nel file OST dell’utente, rispettando lo stesso intervallo di sincronizzazione (cache) scelto per la casella di posta principale.

Al contrario, una gestione priva di auto-mapping, richiederà l’intervento vostro (o dell’utente precedentemente istruito), creando però più file OST e più notifiche a video nel caso in cui arrivi una mail in una delle caselle di posta condivise, particolare che spesso viene considerato scomodo e invadente dall’utente finale. Un bivio che porta ad alcune riflessioni, pro e contro.

Office 365: Messaggi Secondari (Exchange Online Clutter)

Ho voluto provare ad adottare il metodo degli OST separati (e di conseguenza dei periodi di cache da mantenere in locale) su alcune postazioni problematiche, dove caselle di posta condivise hanno creato scompiglio, sincronizzazione con i server Exchange a tratti non infallibili e dove, in caso di problemi, la cancellazione del file OST unico causa un resync pressoché infinito, rendendo impossibile lavorare in team con la posta elettronica. Perché tutto questo? Vi avevo già parlato dei problemi causati dai database di posta molto pesanti, l’articolo tutto sommato resta attuale:

Outlook 2013: Cached mode per le Shared Mailbox, conviene? Ricerca nelle sottocartelle e altre complicazioni

Tenere gli OST separati (configurando manualmente le caselle di posta condivise come fossero nuovi account, nda) vuol dire:

  • poter impostare la profondità di tempo da tenere nella modalità cache locale (sul disco fisso del PC dell’utente);
  • poter impostare una diversa firma in base alla casella mittente che si va a utilizzare, senza necessità di fare switch manuale tra quelle disponibili;
  • poter cancellare uno dei file OST presenti sulla macchina (vedi immagine di seguito) senza andare a impattare sugli altri indirizzi di posta gestiti dallo stesso Outlook. Minore quantità di dati da trasferire (dipende), possibilità di poter continuare a lavorare con gli altri account (con gli altri OST integri).

Outlook e Shared Mailbox: Auto-Mapping o più file dati?

Il contro è ovviamente dovuto al fatto che ogni account potrà segnalare la presenza di nuove mail, che si traduce con una continua notifica a video (e nell’icona della tray) anche se una specifica comunicazione non dovrà essere da noi visualizzata (ma da un diverso membro del team che si occupa di curare una casella di posta elettronica condivisa). È un difetto che non si nota quando si ha a che fare con caselle di posta elettronica a bassa movimentazione, terribile invece quando ci si muove su un terreno costantemente minato da mail. Non esiste allo stato attuale un modo pulito e semplice per differenziare le notifiche da ricevere a video. Ci sono alcuni work-around che funzionano, ma affatto comodi e sempre funzionali.

È inoltre fuori dubbio che così facendo, la gestione della singola macchina (quindi della sua configurazione di posta elettronica) diventi un qualcosa da portarsi dietro anche in futuro, quando -magari- l’utente non avrà più bisogno della casella condivisa e toccherà a voi (o lui, se precedentemente istruito) andare a rimuovere manualmente l’account (e riavviare Outlook per applicare la modifica, nda), cosa che con l’auto-mapping non accade (ovviamente).

Perdere le notifiche (perché finirete per disattivarle in caso di troppe comunicazioni in ingresso) o rischiare di dover ricostruirsi un data file troppo corposo ogni volta che nascerà un problema di sincronizzazione diversamente non risolvibile?

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 8Torniamo sull’argomento Office 365, che trattandosi di una tematica affrontata pressoché quotidianamente, deve e può permettersi di occupare spazio nel database di questo blog, un po’ come promemoria a lungo termine per il sottoscritto, un po’ come condivisione di esperienza per tutti coloro che hanno a che fare con lo stesso tipo di ambiente e richieste da parte degli utenti.

Stavolta la richiesta è stata abbastanza particolare, quello di cui vi parlo è in realtà un work-around che è servito ad aggirare un ostacolo diversamente non affrontabile su un sistema Android, in attesa di una soluzione un po’ più pulita e supportata, un po’ come quella spiegata già per iOS. Impariamo a gestire una casella di posta condivisa passando da OWA, l’interfaccia web di Microsoft, stesso look & feel di quello che è diventata nel corso del tempo l’applicazione di Outlook, disponibile attualmente per Android e iOS:

Microsoft Outlook
Price: Free

Che poi chiariamoci: non c’è nulla di così complesso da imparare, semplicemente ci vogliono i giusti passaggi per configurare la Shared Mailbox sotto il proprio account principale di OWA (quindi anche dell’applicazione di Outlook). Diamo inizio al passo-passo corredato di immagini che vi guideranno lungo l’intero articolo!

Collegatevi alla vostra casella di posta elettronica via outlook.office365.com, quindi entrate nelle sue Opzioni e selezionate la voce “Account connessi” (sotto la label Account):

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 7

Da qui potrete aggiungere un account. Inserite l’indirizzo della casella di posta elettronica condivisa. Potete inserire una qualsiasi password, anche sbagliata, non ha importanza, in questo momento non è importante:

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 1

Ignorate l’avviso di Connessione non protetta che vi comparirà quando proverete a mandare avanti la configurazione,

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox

e scegliete una connessione di tipo IMAP per gestire la casella di posta elettronica:

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 2

A questo punto vi verranno richiesti tutti i dati di connessione alla casella di posta elettronica condivisa. È qui che bisogna porre un minimo di attenzione in più a ciò che si riporta:

  • Nome visualizzato: come comparirà la casella (in colonna di sx nell’Outlook e come si presenterà all’esterno, un po’ come il suo nome e cognome).
  • Indirizzo di posta elettronica: quello della casella di posta condivisa (es. shared@contoso.com).
  • Nome utente: qui sarà necessario specificare un nome utente composto da chi possiede le ACL di lettura sulla casella condivisa, seguito dal vero ID della casella condivisa (precedentemente ottenuto da Powershell, come spiegato nell’articolo dedicato a iOS).
  • Password: il campo Password andrà ora popolato con la vera password di accesso alla casella di posta elettronica dell’utente autorizzato all’utilizzo della casella condivisa.

Le informazioni riguardanti il server di posta sono pubbliche e si trovano facilmente, ma vi basti sapere che dovrete collegarvi a outlook.office365.com, con autenticazione Standard, crittografia SSL e porta 993.

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 3

Salvo errori, dopo qualche attimo di attesa comparirà una conferma di connessione all’account, potrete ora procedere con il vostro lavoro:

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 4

E se volessi spedire a nome della casella?

Contestualmente alla configurazione di ricezione posta, vi verrà inviata una mail di verifica sull’account condiviso per permettervi di inviare mail a nome della casella condivisa stessa. Basterà fare clic sul link che compare nella mail di verifica per autorizzare l’operazione. Potrete ora configurare il vostro OWA / Outlook (mobile) per inviare con diverso mittente.

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 5

Tornando ora alla schermata degli account connessi, nel frattempo, noterete una Connessione in corso verso l’account condiviso, non preoccupatevi e continuate a lavorare, la posta è in fase di scaricamento.

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 6

Gestire il flusso di posta

Perché è importante? Perché contrariamente a iOS, dove la casella verrà gestita come fosse un’entità separata con sue cartelle e sue regole, in questo caso riceverete una copia di ogni mail inviata alla casella condivisa ma direttamente nelle cartelle della vostra casella di posta personale. Non è affatto comodo, posso assicurarvelo, per questo motivo è importante gestire il flusso di posta in ingresso e uscita tramite regole da impostare tramite Outlook (o OWA).

Il mio consiglio è quello di intercettare tutto ciò che viene inviato all’indirizzo della Shared Mailbox (che sia in A: / CC: / CCN:) e spostarlo automaticamente in una cartella che andrete appositamente a creare sotto il vostro account personale. Lo stesso vale -manco a dirlo- con la posta in uscita. Ci sono filtri ad-hoc su Outlook / OWA che possono svolgere l’arduo compito di tenere le due “vite” ben separate, senza far scadere il tutto in un “mappazzone” che sarebbe ingestibile con l’avanzare del tempo.

Vi ricordo inoltre (prima di chiudere) che configurare in questa maniera un account, non permette in nessun caso di ottenere una specularità delle cartelle create sotto la casella condivisa, facendo venire a meno la comodità di condividere con un collega la posizione di una mail che in quel momento vi serve più dell’ossigeno, e creando potenzialmente più confusione che beneficio, soprattutto quando una ricerca ad ampio spettro impiega troppo tempo e non trova (magari) ciò che realmente state cercando.

Insomma, lo avrete capito: il work-around c’è, ma bisogna fare molta attenzione e valutare bene i pro e i contro della soluzione offerta.

Buon lavoro!