Bello ammettere la propria ignoranza in merito, sono solito utilizzare altri strumenti per inviare email massive in giro per indirizzi di posta elettronica altrui (nulla che riguardi lo spam, tranquillo), eppure stavolta mi serviva qualcosa di più personalizzato, per non troppi destinatari (meno di un centinaio) e che partisse direttamente dalla casella di posta del team di lavoro IT. Ho cercato e trovato risposta al mio dubbio: esiste la “mail unione“? La risposta è sì.

Una risposta ovvia per chi ha già usufruito di questa comodità in passato (e magari lo fa tutt’oggi), un po’ meno ovvia per me che l’ho scoperta per la prima volta nonostante abbia già utilizzato in passato la Stampa Unione di Microsoft Word. È proprio da quest’ultimo che si passa ancora una volta, cambierà solo il metodo di invio della comunicazione a destinazione.

Mail unione con Microsoft Word

Tutto molto bello, posso arrangiarmi in autonomia? Ma certo, ti fornisco i collegamenti che mi sono tornati utili per portare a termine il lavoro:

• statelibraryofiowa.org/ld/q-s/silo/e-mail/outlook/email-merge
• support.office.com/en-gb/article/mail-merge-using-an-excel-spreadsheet-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3
• support.office.com/it-it/article/usare-stampa-unione-per-inviare-messaggi-di-posta-elettronica-in-massa-0f123521-20ce-4aa8-8b62-ac211dedefa4

Aggiungo infine un collegamento specifico a ciò che ti servirà ritoccare su Outlook per inviare l’email massiva da un preciso indirizzo.

Ciò detto, lascia che io ti riepiloghi il da fare per arrivare al traguardo ?

• Prepara un file di Excel contenente tutti i dettagli che ti servono (una colonna per il nome, una per il cognome, una magari per un nome utente e così via fino a raggiungere un numero di colonne che possano fornirti tutti i dati necessari a comporre la tua email). Ho creato e salvato un file d’esempio che puoi trovare qui: go.gioxx.org/muexample.

• Apri Microsoft Word e inizia a scrivere il testo che vuoi utilizzare come corpo dell’email, se hai già preparato il tutto su Outlook allora copia e incolla in Microsoft Word come nulla fosse.
• Spostati nel menu Lettere → Inizia stampa unione → Messaggi di posta elettronica, noterai un rapido cambiamento di layout di Word, non ti preoccupare. Scegli (sempre dalla barra menu del programma) Seleziona destinatari → Usa un elenco esistente, cerca e selezione il file di Excel. Conferma con OK.
• A questo punto all’interno del corpo email che stai preparando potrai utilizzare i campi unione presenti in elenco. Per farlo ti basterà selezionare il pulsante Inserisci campo unione e selezionare quello che ti serve dall’elenco a tendina. Dovresti ottenere qualcosa di simile:

• Se vuoi dare un’occhiata a quello che sarà il risultato finale puoi sempre fare clic sul pulsante Anteprima risultati, il quale andrà a trasformare i campi unione in dati realmente raccolti dal file Excel che hai fornito:

• Se pensi di aver terminato la preparazione si può passare alla finalizzazione e all’invio della comunicazione massiva. Fai clic su Finalizza e unisci → Invia messaggi… . Nel box comparso a video dovrai specificare il contenuto del campo A (si tratta nuovamente di un campo unione, torna quindi comodo l’elenco Excel di prima), l’oggetto (che in questo caso non potrà dipendere da campo unione) e altri dati fino ad arrivare all’Invia record. È qui che ti consiglio caldamente di specificare Record corrente e assicurarti che in anteprima del messaggio compaiano i tuoi dati. Così facendo partirà un’email destinata esclusivamente a te, potrai verificare che tutto sia in ordine prima di fallire su larga scala.

Occhio all’Outlook

Te l’ho anticipato nei primi collegamenti proposti in fase di apertura articolo. La “mail unione” è soggetta all’invio per mezzo del client di posta elettronica predefinito del sistema (nel mio caso Outlook), il quale utilizzerà a sua volta l’account predefinito di posta elettronica. Sono abbastanza sicuro che nel 99% dei casi quell’account sia proprio il tuo e non quello di gruppo destinato all’utilizzo da parte del team di lavoro. Per questo motivo dovrai prima creare un profilo separato di Outlook che abbia come unico (o almeno predefinito) account di posta elettronica quello della Shared Mailbox che intendi utilizzare come mittente.

Per farlo chiudi Outlook, vai nel Pannello di Controllo di Windows e cerca Mail o Posta elettronica tramite campo di ricerca (generalmente in alto a destra). Un clic su Mostra profili… e uno su Aggiungi. Inserisci descrizione e indirizzo di posta della casella condivisa, non specificare la password e fai clic su avanti. Sul prompt che comparirà a video potrai inserire le credenziali di posta della tua casella personale che ha i diritti di accesso a quella condivisa (trovi una spiegazione con immagini qui, seppur in inglese).

Salvo errori la configurazione terminerà con successo e tu potrai lanciare Outlook con il nuovo profilo (chiedi di specificare il profilo da utilizzare ogni volta che si avvia Outlook, nda), così facendo la “Mail unione” partirà dall’account desiderato.

Se tutto ti torna è il momento per inviare la comunicazione a tutti i destinatari previsti. Torna su Microsoft Word, fai nuovamente clic su Finalizza e unisci → Invia messaggi…, assicurati che i conti tornino (campo email da usare, oggetto, ecc.) e fai partire l’invio selezionando la voce “Tutti” sotto Record. Noterai che Outlook inizierà a inviare una dopo l’altra l’email a ogni singolo destinatario.

Il lavoro è terminato. Ora puoi chiudere Outlook e tornare al tuo profilo personale. Dubbi? Domande? Qualcosa non ti torna? L’area commenti è a tua totale disposizione per discuterne insieme! :-)

immagine di copertina: unsplash.com / author: Johannes Plenio

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