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Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Una pillola dedicata a chi non vuole litigare con le ricerche complesse in Outlook e preferisce mettere dei paletti più semplici da comprendere e “tirare in piedi“. Le Cartelle ricerche propongono dei filtri che permettono di isolare le mail in decine di modi differenti (basta incastrare filtri ad-hoc). Una cosa molto semplice da fare è quella relativa al raggruppamento delle mail in uno specifico intervallo di tempo, e si ottiene con qualche clic.

Outlook: "Cartelle ricerche" e intervalli di date

  • Cerca la “Cartella ricerche” nel tuo Outlook, e fai clic con il tasto destro sulla voce, quindi seleziona Nuova cartella ricerche.
  • Scorri l’elenco fino a Crea una cartella ricerche personalizzata e conferma con Ok.
  • Dai un nome alla tua nuova cartella, verifica che la casella di posta da analizzare sia quella giusta (sarà la tua se hai solo quella, altrimenti potrai selezionarne un’altra se gestisci più caselle di posta), quindi fai clic su Criteri per impostare la tua ricerca.
  • A questo punto portati nella scheda Avanzate e costruisci la ricerca filtrando il campo “Ricevuto“, con condizione “Tra” e un valore che riporti l’intervallo nella modalità “gg/mm/aa e gg/mm/aa“. Nell’esempio dell’immagine qui sopra (che poi è la Cartella ricerche di cui ho avuto necessità) l’intervallo è quello del dicembre 2015, quindi 01/12/15 e 31/12/15.

Una volta data conferma con Ok (sia nella finestra di costruzione dei criteri, sia in quella precedente), comparirà la nuova Cartella ricerche che si popolerà immediatamente secondo quanto tu hai richiesto. Ricorda -ovviamente- che non sono copie delle mail originali, ma solo una vista su quanto hai già nel tuo database di posta. Cancellare una mail all’interno della Cartella ricerche, equivale a cancellare l’originale.

Buon lavoro!

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Consigli pratici di sopravvivenza: si tratta di una modifica (del documento) dello scorso agosto ma che ancora oggi miete vittime abbastanza facilmente. Si tratta dei tempi di Recovery per la posta elettronica eliminata dal cestino di Outlook, quella ancora recuperabile da server, tramite apposito “Recupera posta eliminata“. Se ti stai chiedendo quanti giorni hai a disposizione in questa fase, probabilmente la risposta è 14, e non ti piacerà.

Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox

La più classica delle ricerche in Google suggerisce un come fare, per l’esattezza “Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox“, ed è così che si finisce in Technet a leggere ciò che Microsoft spiega a tal proposito. Secondo l’ultimo ritocco, i giorni di Recovery di una mailbox (predefiniti) sono 14, pochissimi considerando che una persona ha (sempre di default) una policy che pulisce automaticamente il cestino dopo 30 giorni, ma che non gli impedisce di pulirlo autonomamente all’uscita dal client, per esempio. Ciò vuol dire che si hanno, nella peggiore delle ipotesi, al massimo 14 giorni per accorgersi di aver fatto una stupidata, oltre i quali diventa definitiva.

Ho voluto modificare questo comportamento, ritoccando la policy di pulizia del Cestino (ECP → Compliance Management → Retention Tags → Deleted Items) e portandola a 60 giorni, quindi facendo girare un’istruzione PowerShell per portare i 14 giorni di Recovery a 30, il massimo offerto da Office 365:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

L’istruzione modificherà il comportamento di ogni casella attualmente presente su Exchange in cloud. Il problema però te l’ho appena riportato tra le righe. Così facendo modificherai il periodo di retention delle caselle fino a ora presenti sul server, non lo farai per quelle future, dovrai quindi prevedere un automatismo che lo faccia anche per le prossime caselle di posta che andrai a creare, oppure dovrai ricordarti ogni volta di lanciare lo stesso comando via PowerShell (io, avendo già uno script PowerShell che rifinisce un utente appena creato, ho aggiunto l’istruzione a quelle solitamente eseguite).

A quel punto, per recuperare qualcosa di apparentemente perso, basterà mettere in pratica quanto suggerito da Microsoft stessa:

Buon lavoro.

Che sia Domino (di IBM) o Exchange (di Microsoft), per il tuo server di posta sei una identità. A te può corrispondere un indirizzo di posta principale ma anche più alias, se impostati lato server. Per questo motivo può tornare utile intercettare (magari per inserire in diversa cartella, nda) una mail inviata a uno di quegli alias.

Anche se apparentemente impossibile (perché arrivata a destinazione, la mail sarà comunque indirizzata a te, finirà in Posta in arrivo nonostante la tua sudata regola appena creata), la possibilità di intercettare questo tipo di comunicazioni c’è.

Outlook e Shared Mailbox: Auto-Mapping o più file dati? 1

Dovrai semplicemente andare a modificare una regola di Outlook già creata (e magari non funzionante) oppure crearla da zero, se ti serve. Il “trucco” (se così si può chiamare) è basare la ricerca sul testo contenuto “nell’intestazione“, quello che tecnicamente viene meglio definito come header della mail:

Dopo averlo composto e inviato, il messaggio viene elaborato dal server di posta elettronica presso il provider di servizi Internet (ISP). Se il messaggio è destinato a qualcuno che non ha una cassetta postale nel server di posta elettronica del mittente, il server lo inoltra a un altro server. Il messaggio viene inoltrato da server a server. Può passare tra diversi server di posta elettronica finché non raggiunge quello in cui il destinatario ha una cassetta postale.
A partire dalla creazione del messaggio, le relative informazioni vengono aggiunte a una sezione nascosta del messaggio, nota come intestazione Internet. Le informazioni includono dettagli tecnici sul messaggio, ad esempio chi lo ha creato, il software usato per comporlo e i server di posta elettronica in cui è transitato prima di raggiungere il destinatario. Questi dettagli consentono di identificare i problemi relativi al messaggio o di individuare l’origine di messaggi commerciali indesiderati.

fonte: support.office.com/it-it/article/Visualizzare-le-intestazioni-dei-messaggi-di-posta-elettronica-cd039382-dc6e-4264-ac74-c048563d212c

Quindi, per andare al dunque, ti basterà selezionare il percorso RegoleCrea regolaOpzioni avanzatecon parole specifiche nell’intestazione del messaggio, e specificare l’alias come fosse testo:

Outlook: intercettare mail inviate a un proprio alias

Il resto è chiaramente a tua scelta. Potrai decidere di spostare automaticamente la mail in una specifica cartella, di segnarla come già letta o di mettere un particolare alert audio, ecc., è chiaro che dipende dalla specifica esigenza.

Non servirà fare altro. La regola è immediatamente funzionante e potresti anche scegliere di farla agire sul pregresso, per spostare ora tutte le mail precedentemente ricevute al tuo indirizzo secondario.

Uno di quei problemi che, a lanciare una ricerca nei forum di Microsoft, escono quasi più risultati di una equivalente azione mirata a conoscere le misure di una showgirl. In seguito all’aggiornamento a Office 2016 (anche se non immediato), in ufficio abbiamo iniziato a notare una quantità di richieste di login superiore al dovuto.

Ora, che ogni tanto scada l’accesso al proprio account Office 365, ci può assolutamente stare. Che questo diventi però un’abitudine a ciascuna chiusura e riapertura programma (anche a distanza di pochi secondi) non è normale.

Office 2016: prima di partire e primi passi con ...

Ho provato a fare un reset dell’installazione, ho provato a cambiare profilo, ho cercato riferimenti in merito, nulla di fatto. Nei forum Technet c’è molta confusione, troppe informazioni spesso sbagliate. Sono arrivato a qualcosa di concreto, ho trovato finalmente un articolo che riproduce l’errore e lo risolve (questo: meyermed.com/2014/02/fixing-the-error-onenote-needs-a-password-to-sync-this-notebook-click-here-to-enter-your-password) e ho risolto l’anomalia sulla mia postazione, memorizzando le credenziali di Outlook ancora una volta e lasciando che OneNote tenesse la cache dell’autenticazione nel Gestore Credenziali di Windows.

Office 365: continue richieste di login da OneNote (e non solo) 1

Per poter replicare rapidamente la soluzione su più postazioni, ho scritto qualche riga di batch così da poterla dare in pasto al Kace di Dell e lanciarla agilmente ogni volta che ne ho bisogno. Funziona su Windows 7, 8.1 e anche 10:

cmdkey.exe /list > "%TEMP%\CredMan.txt"
findstr.exe MS.Outlook* "%TEMP%\CredMan.txt" > "%TEMP%\CredMan_Tokens.txt"
findstr.exe MicrosoftOffice15_* "%TEMP%\CredMan.txt" >> "%TEMP%\CredMan_Tokens.txt"
findstr.exe MicrosoftOffice16_* "%TEMP%\CredMan.txt" >> "%TEMP%\CredMan_Tokens.txt"
FOR /F "tokens=1,2 delims= " %%G IN (%TEMP%\CredMan_Tokens.txt) DO cmdkey.exe /delete:%%H
del "%TEMP%\CredMan.txt" /s /f /q
del "%TEMP%\CredMan_Tokens.txt" /s /f /q

Traducendolo in soldoni, il batch esporta le credenziali attualmente presenti nel Gestore Credenziali di sistema, ricerca tutto ciò che riguarda Office 2013 (15), 2016 (16) e Outlook. Per ciascuna corrispondenza andrà a rimuovere quel riferimento in Windows. Al termine –ovviamente– cancellerà l’esportazione precedentemente eseguita.

Ho creato un pacchetto eseguibile del batch sopra riportato e l’ho caricato sul mio spazio Box, nel caso tu voglia scaricarlo direttamente: app.box.com/s/siespaz9aqi3vzowetsjnovnw15z5eoi.

Dopo aver eseguito la pulizia, come già detto, dovrai autenticarti nuovamente su Outlook ma anche su OneNote se fai uso di Notebooks salvati su OneDrive personale o business (non servirà farlo su Excel o Word, hai già attivato la suite Office, non serve fare altro). Salvo errori, se l’autenticazione andrà a buon fine, ricompariranno le voci relative alle credenziali Office 16 nel gestore Windows, queste possono (e devono) essere lasciate lì.

Cheers.

Se sei arrivato a questo articolo, probabilmente tu o un tuo utente ha lamentato problemi nella ricerca di Outlook. Problemi mai avuti prima, di quelli che ti hanno (forse) temporaneamente costretto ad aumentare l’intervallo di download della posta in cache ma che in realtà ti va proprio giù, perché preferisci tenere vivo solo l’ultimo anno e lasciare che il resto venga demandato al server Exchange.

Nonostante il collegamento “Fare clic qui per visualizzare informazioni aggiuntive su Microsoft Exchange” venga contemplato da Microsoft (che ne parla anche in una documentazione sul sito di supporto, nda), una ricerca su Google ti farà capire quanto il problema sia stato diffuso negli scorsi mesi, e quanto ancora lo è tutt’oggi sulle installazioni non aggiornate o fuori dal ramo Current di Office 365.

Office 365 e Outlook: Fare clic qui per visualizzare informazioni aggiuntive su Microsoft Exchange

Questo articolo nasce per darti qualche riferimento “parlante“, ma sappi già che lanciando un aggiornamento del tuo Office dovresti poter risolvere agilmente l’anomalia, saltando a piè parti l’ostacolo. Più che altro puoi condividere il collegamento per facilitare il lavoro di un tuo collega che si trova nella stessa difficoltà, il quale probabilmente avrà già trovato buoni spunti di risoluzione in queste discussioni online:

ma che poi sarà inevitabilmente arrivato al documento in cui è Microsoft stessa ad ammettere l’errore e suggerire il da farsi:

To fix this issue, make sure that your Office 2016 Click-to-Run installation is at version 16.0.6965.2053 or later. If it’s not at this version or a later version, update your Office 2016 installation. To do this, follow these steps…

Leggi l’intero articolo all’indirizzo support.microsoft.com/en-us/kb/3154417

Si tratta di un bug già corretto che l’utente Office 365 ProPlus (proveniente da installazione Click2Run ma anche MSI) dovrebbe aver visto passare, dare fastidio e fortunatamente abbandonare la postazione. In caso contrario ti consiglio caldamente di verificare il ramo di aggiornamento scelto per la tua installazione, ed eventualmente spostarti su quello Current, come già spiegato in un mio vecchio articolo:

Office 365 ProPlus (2016): modifica versione installata

Buon lavoro!