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Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Piccolo consiglio dedicato a chi deve gestire una risorsa Exchange (quindi Outlook) che deve passare per approvazione di un referente ben preciso, ma che per qualche motivo può e deve essere prenotabile dalla dirigenza senza alcuna approvazione (ammesso che la risorsa sia libera, ovviamente). Questo comportamento fa parte del pacchetto di opzioni standard messe a disposizione da Office 365, basta solo sapere dove mettere le mani.

Exchange: prenotazione risorse con approvazione (ma non per tutti)

Contrariamente a una mailbox utente standard, questa modifica andrà operata tramite WebMail, ammesso che tu abbia le autorizzazioni per gestire quella relativa alla risorsa che ti interessa toccare. Collegati quindi all’indirizzo di OWA (outlook.office.com/owa/nomerisorsa@dominio.onmicrosoft.com). Apri le Impostazioni (la classica icona a rotella in alto a destra nella pagina, nda), spostati poi in Impostazioni delle app personali (voce in basso a destra, almeno a oggi che scrivo l’articolo) → Calendario.

A questo punto ti basterà modificare la voce relativa alle autorizzazioni di pianificazione, per la precisione la prima: “Queste persone possono eseguire automaticamente la pianificazione se la risorsa è disponibile“. Questa autorizzazione è in grado di scavalcare i delegati che si occupano di approvare (o meno) la prenotazione della sala, adattandosi così alle esigenze di un membro di più alto livello (prova a pensare al dirigente e alla sua segretaria, tanto per fare un esempio).

Exchange: prenotazione risorse con approvazione (ma non per tutti) 1

Salva la tua modifica, il gioco è fatto, è tutto immediatamente operativo.

Buon lavoro :-)

Mi sono ritrovato ad affrontare un “non problema“, costituito dalla migrazione di posta elettronica accumulata per anni, da portare su un account Office 365. Il tutto però non potendo passare da un Outlook sulla macchina interessata, rendendo di fatto più interessante la richiesta. Migrare la tua posta elettronica senza perdere niente di quanto ricevuto e spedito in tanti anni di attività, credo sia un passaggio importante e delicato, che però è possibile affrontare in maniera semplice con lo strumento giusto, io ho dato un’occhiata a MailStore Home.

Migrare la posta dal tuo client Home a Office 365 (Exchange Online) 6

Nella sua versione casalinga e gratuita, MailStore offre un programma completo, che aiuta chiunque a spostare materiale così tanto delicato e al quale possiamo difficilmente rinunciare. Io ho avuto a che fare con un ambiente basato su Thunderbird e un account che per anni ha scaricato posta in POP3, non lasciando quindi alcunché sul server a distanza di qualche giorno (il solito intervallo del “cancella tutto dopo 15 giorni di permanenza sul server di posta“), men che meno la posta spedita (conservata direttamente in locale). Dall’altro lato, un account WebMail di Office 365, senza quindi la possibilità di installare in locale un Microsoft Outlook con il quale catturare rapidamente tutta la corrispondenza salvata.

MailStore Home è stata la mia ancora di salvezza che, configurata opportunamente, mi ha permesso di caricare tutto il materiale online, portando pazienza, mettendo poi mano all’account di Office 365 giusto per riorganizzare le mail (perché l’esportazione viene eseguita in una cartella con un nome dato dal programma). Lo avevo già utilizzato in passato (per tenere sotto backup il mio account di GMail, preferendogli poi però Gmvault), stavolta è servito eccome :-)

Configurazione da “pronti, via

Scarica MailStore Home dalla pagina ufficiale e, una volta avviato, scegli se installarlo sulla tua macchina o avviarlo in modalità portable (creerà una cartella ad-hoc), io ho preferito quest’ultima. A questo punto l’interfaccia del programma è sufficientemente parlante e logica. Ho caricato una piccola galleria immagini per spiegarti

Ti riporto qui di seguito le istruzioni, nel caso in cui tu abbia problemi nel leggerle direttamente dalla galleria:

  • Spostati in Archivia e-mail, fai clic sul programma di posta che intendi portare su Exchange Online (nel mio caso Thunderbird) e permetti al programma di conservare copia del suo intero archivio di posta (impiegherà diverso tempo, sulla base di quanta posta hai accumulato, porta pazienza).
  • Fai clic su Esporta e-mail. Crea un nuovo profilo in base alla tua “destinazione” (nel mio caso, Cassetta postale di Exchange, valida per Office 365). Inserisci i dettagli richiesti a video, quindi tenta una connessione per verificare che tutto vada bene.
  • Tutto corretto? Bene, salva il profilo, sei pronto a procedere.
  • Fai doppio clic sul profilo appena creato.
  • Ti si presenterà la schermata che ti chiederà che tipo di mail migrare. A te basterà dargli in pasto quelle precedentemente salvate da Thunderbird, ora memorizzate all’interno di MailStore Home. Seleziona tutto ciò che ti interessa portare sul server Exchange.
  • Il processo di migrazione è cominciato. Vai a fare merenda, impiegherà diverso tempo. Puoi comunque continuare a lavorare, a patto di non aprire Thunderbird nel frattempo, così che non ci sia posta elettronica che sfugga alla migrazione. Utilizza poi solo la WebMail (o client alternativo) che punti al tuo nuovo account Office 365.

Salvo errori o problemi nel processo, tutta la tua posta elettronica è ora sul tuo nuovo account, al sicuro. Potrai finalmente pensionare il vecchio metodo di salvataggio della tua corrispondenza.

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Una pillola dedicata a chi non vuole litigare con le ricerche complesse in Outlook e preferisce mettere dei paletti più semplici da comprendere e “tirare in piedi“. Le Cartelle ricerche propongono dei filtri che permettono di isolare le mail in decine di modi differenti (basta incastrare filtri ad-hoc). Una cosa molto semplice da fare è quella relativa al raggruppamento delle mail in uno specifico intervallo di tempo, e si ottiene con qualche clic.

Outlook: "Cartelle ricerche" e intervalli di date

  • Cerca la “Cartella ricerche” nel tuo Outlook, e fai clic con il tasto destro sulla voce, quindi seleziona Nuova cartella ricerche.
  • Scorri l’elenco fino a Crea una cartella ricerche personalizzata e conferma con Ok.
  • Dai un nome alla tua nuova cartella, verifica che la casella di posta da analizzare sia quella giusta (sarà la tua se hai solo quella, altrimenti potrai selezionarne un’altra se gestisci più caselle di posta), quindi fai clic su Criteri per impostare la tua ricerca.
  • A questo punto portati nella scheda Avanzate e costruisci la ricerca filtrando il campo “Ricevuto“, con condizione “Tra” e un valore che riporti l’intervallo nella modalità “gg/mm/aa e gg/mm/aa“. Nell’esempio dell’immagine qui sopra (che poi è la Cartella ricerche di cui ho avuto necessità) l’intervallo è quello del dicembre 2015, quindi 01/12/15 e 31/12/15.

Una volta data conferma con Ok (sia nella finestra di costruzione dei criteri, sia in quella precedente), comparirà la nuova Cartella ricerche che si popolerà immediatamente secondo quanto tu hai richiesto. Ricorda -ovviamente- che non sono copie delle mail originali, ma solo una vista su quanto hai già nel tuo database di posta. Cancellare una mail all’interno della Cartella ricerche, equivale a cancellare l’originale.

Buon lavoro!

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Consigli pratici di sopravvivenza: si tratta di una modifica (del documento) dello scorso agosto ma che ancora oggi miete vittime abbastanza facilmente. Si tratta dei tempi di Recovery per la posta elettronica eliminata dal cestino di Outlook, quella ancora recuperabile da server, tramite apposito “Recupera posta eliminata“. Se ti stai chiedendo quanti giorni hai a disposizione in questa fase, probabilmente la risposta è 14, e non ti piacerà.

Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox

La più classica delle ricerche in Google suggerisce un come fare, per l’esattezza “Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox“, ed è così che si finisce in Technet a leggere ciò che Microsoft spiega a tal proposito. Secondo l’ultimo ritocco, i giorni di Recovery di una mailbox (predefiniti) sono 14, pochissimi considerando che una persona ha (sempre di default) una policy che pulisce automaticamente il cestino dopo 30 giorni, ma che non gli impedisce di pulirlo autonomamente all’uscita dal client, per esempio. Ciò vuol dire che si hanno, nella peggiore delle ipotesi, al massimo 14 giorni per accorgersi di aver fatto una stupidata, oltre i quali diventa definitiva.

Ho voluto modificare questo comportamento, ritoccando la policy di pulizia del Cestino (ECP → Compliance Management → Retention Tags → Deleted Items) e portandola a 60 giorni, quindi facendo girare un’istruzione PowerShell per portare i 14 giorni di Recovery a 30, il massimo offerto da Office 365:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

L’istruzione modificherà il comportamento di ogni casella attualmente presente su Exchange in cloud. Il problema però te l’ho appena riportato tra le righe. Così facendo modificherai il periodo di retention delle caselle fino a ora presenti sul server, non lo farai per quelle future, dovrai quindi prevedere un automatismo che lo faccia anche per le prossime caselle di posta che andrai a creare, oppure dovrai ricordarti ogni volta di lanciare lo stesso comando via PowerShell (io, avendo già uno script PowerShell che rifinisce un utente appena creato, ho aggiunto l’istruzione a quelle solitamente eseguite).

A quel punto, per recuperare qualcosa di apparentemente perso, basterà mettere in pratica quanto suggerito da Microsoft stessa:

Buon lavoro.

Che sia Domino (di IBM) o Exchange (di Microsoft), per il tuo server di posta sei una identità. A te può corrispondere un indirizzo di posta principale ma anche più alias, se impostati lato server. Per questo motivo può tornare utile intercettare (magari per inserire in diversa cartella, nda) una mail inviata a uno di quegli alias.

Anche se apparentemente impossibile (perché arrivata a destinazione, la mail sarà comunque indirizzata a te, finirà in Posta in arrivo nonostante la tua sudata regola appena creata), la possibilità di intercettare questo tipo di comunicazioni c’è.

Outlook e Shared Mailbox: Auto-Mapping o più file dati? 1

Dovrai semplicemente andare a modificare una regola di Outlook già creata (e magari non funzionante) oppure crearla da zero, se ti serve. Il “trucco” (se così si può chiamare) è basare la ricerca sul testo contenuto “nell’intestazione“, quello che tecnicamente viene meglio definito come header della mail:

Dopo averlo composto e inviato, il messaggio viene elaborato dal server di posta elettronica presso il provider di servizi Internet (ISP). Se il messaggio è destinato a qualcuno che non ha una cassetta postale nel server di posta elettronica del mittente, il server lo inoltra a un altro server. Il messaggio viene inoltrato da server a server. Può passare tra diversi server di posta elettronica finché non raggiunge quello in cui il destinatario ha una cassetta postale.
A partire dalla creazione del messaggio, le relative informazioni vengono aggiunte a una sezione nascosta del messaggio, nota come intestazione Internet. Le informazioni includono dettagli tecnici sul messaggio, ad esempio chi lo ha creato, il software usato per comporlo e i server di posta elettronica in cui è transitato prima di raggiungere il destinatario. Questi dettagli consentono di identificare i problemi relativi al messaggio o di individuare l’origine di messaggi commerciali indesiderati.

fonte: support.office.com/it-it/article/Visualizzare-le-intestazioni-dei-messaggi-di-posta-elettronica-cd039382-dc6e-4264-ac74-c048563d212c

Quindi, per andare al dunque, ti basterà selezionare il percorso RegoleCrea regolaOpzioni avanzatecon parole specifiche nell’intestazione del messaggio, e specificare l’alias come fosse testo:

Outlook: intercettare mail inviate a un proprio alias

Il resto è chiaramente a tua scelta. Potrai decidere di spostare automaticamente la mail in una specifica cartella, di segnarla come già letta o di mettere un particolare alert audio, ecc., è chiaro che dipende dalla specifica esigenza.

Non servirà fare altro. La regola è immediatamente funzionante e potresti anche scegliere di farla agire sul pregresso, per spostare ora tutte le mail precedentemente ricevute al tuo indirizzo secondario.