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Quando si abilita la funzione di Archivio in-place di Microsoft Office 365, l’operazione vera e propria di spostamento delle mail (che rispettano i criteri imposti) richiede generalmente un numero di ore non meglio definito, in base generalmente al carico di lavoro dei server di Microsoft e del tuo tenant. Ci sono casi in cui, però, serve che quell’operazione venga svolta abbastanza rapidamente, per cercare magari di snellire il database principale di posta elettronica, e per fortuna c’è la scappatoia sfruttabile via PowerShell.

PowerShell: assegnazione in bulk delle licenze Office 365

Si fa riferimento a questo tipo di operazione nel documento Microsoft relativo allo Start-ManagedFolderAssistant, il processo che si occupa della migrazione delle mail, puoi trovarlo all’indirizzo docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/policy-and-compliance-retention/Start-ManagedFolderAssistant?view=exchange-ps. L’operazione da lanciare è quindi abbastanza semplice. Se hai attivato l’archivio di una casella di posta elettronica (non ha importanza se personale o condivisa), puoi collegarti al tuo Exchange via PowerShell e lanciare:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <Mailbox>

Dovrai solo modificare <Mailbox> con l’indirizzo di posta elettronica sul quale operare (esempio Start-ManagedFolderAssistant -Identity mario@contoso.com).

A questo punto non ti resta che attendere (puoi verificare in qualsiasi momento che il processo venga eseguito tenendo d’occhio la WebMail della casella interessata, noterai che le mail si sposteranno una dopo l’altra in base al criterio impostato sulla singola cartella o sull’intera mailbox).


fonti:
docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/policy-and-compliance-retention/Start-ManagedFolderAssistant?view=exchange-ps
mysysadmintips.com/windows/servers/374-force-archiving-on-hosted-exchange-office-365

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Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!
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Mi capita di tanto in tanto di imbattermi in vecchie caselle di posta utenti che hanno ancora i nomi delle cartelle in inglese, eredità di una precedente vita su IBM Lotus Domino, oggi non più giustificate su Office 2016 ProPlus interamente installati in italiano. Esistono diversi metodi per riportare alla lingua nostrana quei nomi, un paio di questi sono quelli che generalmente utilizzo (o faccio utilizzare direttamente all’utente finale).

Outlook e Shared Mailbox: Auto-Mapping o più file dati? 1

Partiamo da un presupposto molto semplice: quanto fatto e spiegato in questo articolo è frutto della scoperta dell’acqua calda, tutto è infatti già ben documentato da Microsoft all’indirizzo support.microsoft.com/en-us/help/2826855/folder-names-are-incorrect-or-displayed-in-an-incorrect-language-in-ou. Io mi sono limitato a isolare i due metodi che fino a oggi hanno dato puntualmente risultati (lato utente o lato diretto Exchange in cloud).

Via Outlook

Chiudi Outlook e dallo StartEsegui (su Windows 10 ti basta la combinazione  + R, oppure clic destro su tasto Windows → Esegui) digita il comando Outlook /resetfoldernames, quindi premi invio.

Questo farà partire il client di posta elettronica che, salvo sporadici casi (non rari, ma neanche così normali) effettuerà un reset del nome delle cartelle del tuo account personale (no, niente caselle di posta condivise mappate in automatico, nda), trasformando l’inglese in italiano.

In alternativa, se il /resetfoldernames non dovesse sortire alcun effetto, puoi ripetere il procedimento ma richiamando Outlook /resetfolders.

Via PowerShell

Che poi, come al solito, è il metodo che preferisco perché immediato e valido per qualsiasi casella di posta, anche quelle condivise che nel paragrafo precedente ho specificato essere intoccabili se un Outlook le mappa in maniera automatica. La PowerShell modifica la lingua adottata dalle cartelle di posta elettronica dando retta a un comando “parlante” secondo una tabella di localizzazione sempre aggiornata, disponibile anch’essa in documentazione Microsoft.

Il comando di cui ti parlo è il Set-MailboxRegionalConfiguration, trovi la documentazione all’indirizzo docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/client-access/Set-MailboxRegionalConfiguration?view=exchange-ps.

Se ti interessa il succo, questa è la stringa che ho utilizzato da prompt:

Set-MailboxRegionalConfiguration -id mario.rossi@contoso.com -LocalizeDefaultFolderName:$true -Language it-IT

Dovrai semplicemente sostituire mario.rossi@contoso.com con un indirizzo appartenente al tuo tenant, il resto puoi lasciarlo invariato. Trovi la tabella delle lingue disponibili all’indirizzo msdn.microsoft.com/it-it/library/system.globalization.cultureinfo%28vs.71%29.aspx?f=255&MSPPError=-2147217396.

Outlook: forzare i nomi delle cartelle in italiano

A comando eseguito non otterrai conferma alcuna, passerai semplicemente a una riga vuota di PowerShell, in attesa che tu dica cos’altro fare. La modifica è immediata e l’utente potrà accorgersene autonomamente dando un’occhiata al suo Outlook.

Buon lavoro.

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Parte tutto da un documento più che approfondito disponibile nel sito di supporto Office (support.office.com): support.office.com/en-us/article/use-network-upload-to-import-your-organization-s-pst-files-to-office-365-103f940c-0468-4e1a-b527-cc8ad13a5ea6, e questo altro non è che un articolo promemoria per ricordare a me (in futuro) e a te (che forse sei capitato da queste parti per caso) la serie di passaggi da portare a termine per eseguire il caricamento di un file PST (che forse hai salvato da qualche parte sul tuo disco locale) su Exchange Online, quindi sul tuo spazio Office 365.

Office 365: importazione PST da disco locale a Exchange Online

I passaggi sono diversi e in alcuni casi macchinosi, ma non sono difficili, ti toccherà semplicemente avere pazienza nei tempi apparentemente morti (diciamo che questa attività -a un certo punto- potrà proseguire in background senza che tu debba necessariamente star fermo lì ad attendere che termini).

Qualsiasi operazione da ora in poi andrà eseguita con un amministratore di Office 365, o per lo meno un livello che abbia tra i suoi ruoli “Mail Recipients” (vedi qui). Io ho usato un amministratore globale.

Carica i dati

Accedi a protection.office.com e spostati in Governance dei dati, quindi in Importa. Ammesso che sia la prima volta che stai per fare questa operazione, dovrai creare una nuova attività di importazione con relativa chiave / URL SAS. Fai clic sul pulsante preposto (Nuovo processo di importazione) e dai un nome al processo (tutto minuscolo, senza spazi), quindi fai presente che caricherai i dati via rete (upload diretto sui server Azure, nda).

Scarica il tool AzCopy in versione più aggiornata, direttamente dai server di Microsoft, e installalo. Ora fai clic su Mostra l’URL della firma di accesso condiviso per il caricamento in rete (nella pagina web dell’importazione) e copia il contenuto mostrato a video, ti servirà entro poco.

Apri un prompt dei comandi e spostati nella cartella di installazione di AzCopy (%ProgramFiles(x86)%\Microsoft SDKs\Azure\AzCopy), quindi avvia AzCopy seguendo poche regole fondamentali:

AzCopy.exe /Source:<CartellaPST> /Dest:<URL SAS> /V:<File di log> /Y
  • <CartellaPST> dovrà corrispondere alla cartella locale all’interno della quale hai posizionato i file PST (anche uno singolo eh, la storia non cambia).
  • <URL SAS> dovrà corrispondere all’URL che hai copiato “poco fa“, generato dalla pagina di importazione dati di Office 365.
  • <File di log> corrisponderà, se lo vuoi, alla posizione personalizzata del file di log sul tuo disco locale.

Volendo fare un esempio, potresti ottenere qualcosa di simile:

AzCopy.exe /Source:"C:\temp\Posta" /Dest:"https://3c3e5952a2764023ad14984.blob.core.windows.net/ingestiondata?sv=2012-02-12&se=9999-12-31T23%3A59%3A59Z&sr=c&si=IngestionSasForAzCopy201601121920498117&sig=Vt5S4hVzlzMcBkuH8bH711atBffdrOS72TlV1mNdORg%3D" /V:"c:\temp\upload.log" /Y

Una volta lanciato il comando, salvo errori, partirà l’upload dei dati verso Azure (ti ricordo che verranno caricati tutti i dati nella cartella sorgente, non fare il mio stesso errore lasciando in quella cartella anche i file di log, finiti anch’essi sullo spazio in cloud, inutilmente!):

Office 365: importazione PST da disco locale a Exchange Online 3

Specifica le corrispondenze

Una volta terminato potrai procedere con lo step successivo, la preparazione del file di corrispondenza tra ciò che tu hai caricato su Azure e la destinazione di ciascun file PST. Per capirci, potresti aver caricato uno, due o forse più file PST dal disco locale, che in realtà appartengono a un solo utente su Office 365. Grazie al file di mappatura (un normale CSV, nda) potrai fare in modo che il contenuto di quei dati finisca tutto nella mailbox di un solo utente.

Nel mio caso la corrispondenza era quella più semplice, 1:1, così come singolo era il file caricato su Azure per fare l’importazione di test (giusto per imparare a usare lo strumento). Tradotto in (pochi) soldoni, questo è il risultato d’esempio:

Workload,FilePath,Name,Mailbox,IsArchive,TargetRootFolder,ContentCodePage,SPFileContainer,SPManifestContainer,SPSiteUrl
Exchange,,CartelleLocali.pst,shared_mailbox@contoso.onmicrosoft.com,FALSE,/,,,,

Tu puoi scaricare il file di esempio e modificarlo partendo da qui. Rapidamente, come fatto per la stringa di upload di AzCopy, ti spiego le corrispondenze dei parametri principali:

  • Workload corrisponde a Exchange se devi importare dei file PST all’interno di caselle di posta ospitate su Office 365.
  • FilePath rimane vuoto se hai caricato i file PST all’interno dello spazio Azure senza specificare una particolare cartella di destinazione, in pratica la cartella radice.
  • Name deve essere sostituito con il vero nome del file PST caricato, occhio al case-sensitive (lettera maiuscola è diversa dalla stessa lettera minuscola). Nel mio esempio qui sopra, il file si chiama CartelleLocali.pst (andrebbe in errore se il file si chiamasse in realtà cartellelocali.pst)
  • Mailbox deve corrispondere alla casella di posta elettronica (personale o condivisa, poco importa) all’interno della quale verranno importati i contenuti del tuo file PST. Sostituisci quindi shared_mailbox@contoso.onmicrosoft.com con il vero indirizzo di posta corrispondente nel tuo Exchange online. Puoi anche importare i contenuti del PST in una Cartella Pubblica, in quel caso ti rimando alla documentazione di Microsoft.
  • IsArchive ti permette di indirizzare il caricamento dei dati verso la casella di posta viva o il suo archivio online (in-place Archive). Nel mio esempio impostata a FALSE, mi permetter di importare i dati del PST nella casella di posta “viva“.
  • TargetRootFolder ti permette di specificare in che cartella importare i contenuti del PST. Lasciando il campo vuoto verrà creata una cartella chiamata “Imported” all’interno della quale finiranno tutti i dati del PST. Diversamente, specificando “/” (sì, senza virgolette!), i contenuti finiranno nella cartella della Posta in arrivo. Puoi altrimenti forzare la cartella di destinazione specificandone il nome, per esempio “Backup” cercherebbe la cartella Backup allo stesso livello della Posta in arrivo, facendoci finire dentro tutti i dati. Se hai possibilità, meglio fare qualche test giusto per capire come funziona.

Scegli se e cosa filtrare, quindi termina

Il processo di importazione dei dati può ormai cominciare. Microsoft analizzerà quanto gli hai chiesto di trasferire e valuterà sulla base dell’età dei contenuti il miglior suggerimento da fornirti, per esempio potrebbe capitarti (come nel mio caso) che quei contenuti siano più vecchi di 12 mesi e che quindi potresti non volerli trasportare tutti online. A te la scelta, chiaramente puoi ignorare il suggerimento e procedere con un’importazione totale.

Non devi fare null’altro. Dovrai esclusivamente attendere il termine del processo, puoi chiudere la finestra e aspettare che venga consegnata una mail di fine lavori alla tua casella di posta elettronica, così da andare poi a verificare che non ci siano stati degli errori di importazione (e se sì, come risolverli). Apri la casella di posta che hai scelto come destinazione di quei contenuti e verifica che ci sia tutto :-)

Cos’altro c’è da sapere?

Una rapida curiosità riguardo i file caricati su Azure, perché volevo sapere come cancellarli, andando invece incontro a una FAQ già eloquente in merito. Copio e incollo:

After I upload my PST files to the Azure storage area, how long are they kept in Azure before they’re deleted?

When you use the network upload method to import PST files, you upload them to an Azure blob container named ingestiondata. If there are no import jobs in progress on the Import page in the Security & Compliance Center), then all PST files in the ingestiondata container in Azure are deleted 30 days after the most recent import job was created in the Security & Compliance Center. That also means you have to create a new import job in the Security & Compliance Center (described in Step 5 in the network upload instructions) within 30 days of uploading PST files to Azure.

This also means that after PST files are deleted from the Azure storage area, they’re no longer displayed in the list of files for a completed import job in the Security & Compliance Center. Although an import job might still be listed on the Import page in the Security & Compliance Center, the list of PST files might be empty when you view the details of older import jobs.

vedi: support.office.com/en-us/article/FAQ-about-importing-PST-files-to-Office-365-2fe71b05-f5a2-4182-ade7-4dc5cabdfd51?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Non dovrei aver dimenticato altro. Nell’eventualità ci fosse qualcosa di poco chiaro inerente lo specifico argomento, lascia pure un commento e cercherò di darti una mano più che volentieri.

Buona importazione!

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