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Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Piccolo consiglio dedicato a chi deve gestire una risorsa Exchange (quindi Outlook) che deve passare per approvazione di un referente ben preciso, ma che per qualche motivo può e deve essere prenotabile dalla dirigenza senza alcuna approvazione (ammesso che la risorsa sia libera, ovviamente). Questo comportamento fa parte del pacchetto di opzioni standard messe a disposizione da Office 365, basta solo sapere dove mettere le mani.

Exchange: prenotazione risorse con approvazione (ma non per tutti)

Contrariamente a una mailbox utente standard, questa modifica andrà operata tramite WebMail, ammesso che tu abbia le autorizzazioni per gestire quella relativa alla risorsa che ti interessa toccare. Collegati quindi all’indirizzo di OWA (outlook.office.com/owa/nomerisorsa@dominio.onmicrosoft.com). Apri le Impostazioni (la classica icona a rotella in alto a destra nella pagina, nda), spostati poi in Impostazioni delle app personali (voce in basso a destra, almeno a oggi che scrivo l’articolo) → Calendario.

A questo punto ti basterà modificare la voce relativa alle autorizzazioni di pianificazione, per la precisione la prima: “Queste persone possono eseguire automaticamente la pianificazione se la risorsa è disponibile“. Questa autorizzazione è in grado di scavalcare i delegati che si occupano di approvare (o meno) la prenotazione della sala, adattandosi così alle esigenze di un membro di più alto livello (prova a pensare al dirigente e alla sua segretaria, tanto per fare un esempio).

Exchange: prenotazione risorse con approvazione (ma non per tutti) 1

Salva la tua modifica, il gioco è fatto, è tutto immediatamente operativo.

Buon lavoro :-)

Mi sono ritrovato ad affrontare un “non problema“, costituito dalla migrazione di posta elettronica accumulata per anni, da portare su un account Office 365. Il tutto però non potendo passare da un Outlook sulla macchina interessata, rendendo di fatto più interessante la richiesta. Migrare la tua posta elettronica senza perdere niente di quanto ricevuto e spedito in tanti anni di attività, credo sia un passaggio importante e delicato, che però è possibile affrontare in maniera semplice con lo strumento giusto, io ho dato un’occhiata a MailStore Home.

Migrare la posta dal tuo client Home a Office 365 (Exchange Online) 6

Nella sua versione casalinga e gratuita, MailStore offre un programma completo, che aiuta chiunque a spostare materiale così tanto delicato e al quale possiamo difficilmente rinunciare. Io ho avuto a che fare con un ambiente basato su Thunderbird e un account che per anni ha scaricato posta in POP3, non lasciando quindi alcunché sul server a distanza di qualche giorno (il solito intervallo del “cancella tutto dopo 15 giorni di permanenza sul server di posta“), men che meno la posta spedita (conservata direttamente in locale). Dall’altro lato, un account WebMail di Office 365, senza quindi la possibilità di installare in locale un Microsoft Outlook con il quale catturare rapidamente tutta la corrispondenza salvata.

MailStore Home è stata la mia ancora di salvezza che, configurata opportunamente, mi ha permesso di caricare tutto il materiale online, portando pazienza, mettendo poi mano all’account di Office 365 giusto per riorganizzare le mail (perché l’esportazione viene eseguita in una cartella con un nome dato dal programma). Lo avevo già utilizzato in passato (per tenere sotto backup il mio account di GMail, preferendogli poi però Gmvault), stavolta è servito eccome :-)

Configurazione da “pronti, via

Scarica MailStore Home dalla pagina ufficiale e, una volta avviato, scegli se installarlo sulla tua macchina o avviarlo in modalità portable (creerà una cartella ad-hoc), io ho preferito quest’ultima. A questo punto l’interfaccia del programma è sufficientemente parlante e logica. Ho caricato una piccola galleria immagini per spiegarti

Ti riporto qui di seguito le istruzioni, nel caso in cui tu abbia problemi nel leggerle direttamente dalla galleria:

  • Spostati in Archivia e-mail, fai clic sul programma di posta che intendi portare su Exchange Online (nel mio caso Thunderbird) e permetti al programma di conservare copia del suo intero archivio di posta (impiegherà diverso tempo, sulla base di quanta posta hai accumulato, porta pazienza).
  • Fai clic su Esporta e-mail. Crea un nuovo profilo in base alla tua “destinazione” (nel mio caso, Cassetta postale di Exchange, valida per Office 365). Inserisci i dettagli richiesti a video, quindi tenta una connessione per verificare che tutto vada bene.
  • Tutto corretto? Bene, salva il profilo, sei pronto a procedere.
  • Fai doppio clic sul profilo appena creato.
  • Ti si presenterà la schermata che ti chiederà che tipo di mail migrare. A te basterà dargli in pasto quelle precedentemente salvate da Thunderbird, ora memorizzate all’interno di MailStore Home. Seleziona tutto ciò che ti interessa portare sul server Exchange.
  • Il processo di migrazione è cominciato. Vai a fare merenda, impiegherà diverso tempo. Puoi comunque continuare a lavorare, a patto di non aprire Thunderbird nel frattempo, così che non ci sia posta elettronica che sfugga alla migrazione. Utilizza poi solo la WebMail (o client alternativo) che punti al tuo nuovo account Office 365.

Salvo errori o problemi nel processo, tutta la tua posta elettronica è ora sul tuo nuovo account, al sicuro. Potrai finalmente pensionare il vecchio metodo di salvataggio della tua corrispondenza.

Ci hai mai pensato? Utilizzi una casella di Google come principale. Probabilmente ci fai arrivare qualsiasi tua e-mail, che sia personale o di lavoro, senza pensarci su due volte. È capitato solo una manciata di giorni fa che una mia collega di lavoro si sia chiusa la porta dietro le spalle. Un banale cambio password che, per un motivo o l’altro, dopo un soffio è scappato via. Ha dimenticato quella password appena modificata perché il processo non era andato a buon fine al primo colpo. Una scemenza? Certo che sì. Una cosa che non potrebbe mai capitare a te? Forse. C’è modo di rimediare al detto “il backup è quella cosa di cui ti preoccupi dopo aver fatto il danno“? Si.

SMTP di GMail: l'utilizzo tramite app 2

Prima di arrivare alla situazione attuale ho provato diverse alternative. Non vorrei perdere da un giorno all’altro l’accesso al mio indirizzo e alla cronistoria scritta. Per il primo non c’è problema (il dominio è mio, posso facilmente reindirizzare la posta in ingresso), per il secondo un po’ meno, serve giusto il tempo di fare restore verso una diversa casella. Questo grazie a Gmvault, programma gratuito che funziona su più sistemi.

Senza scendere troppo nel dettaglio, puoi scaricare e installare facilmente Gmvault sul tuo PC. A quel punto dovrai semplicemente autenticarti e iniziare la prima sincronizzazione che creerà una copia di tutte le tue e-mail all’interno di una directory da te scelta.

Autenticazione

Una volta avviata la shell di Gmvault, potrai semplicemente lanciare un gmvault sync tuoaccount@gmail.com per chiedere al software di far partire una nuova finestra del browser tramite la quale autenticarti sul tuo account di posta elettronica, quindi tornare indietro con il token che autorizza l’azione e procedere con la prima sincronizzazione. Tutto viene riportato nella documentazione ufficiale, e nello specifico all’indirizzo gmvault.org/in_depth.html#authentication

Un backup in locale di GMail con Gmvault

Se hai un’autenticazione in due fattori e preferisci passare da una password specifica per applicazione, puoi lanciare un gmvault sync tuoaccount@gmail.com -p, ti verrà richiesto di inserire la password a video subito dopo. Aggiungendo in coda il parametro --store-passwd potrai chiedere a Gmvault di salvare quella password nelle sue impostazioni così da non doverla specificare successivamente (basterà un -p senza null’altro, Gmvault utilizzerà la password memorizzata), ma ricorda che seppur offuscata è pur sempre rischioso.

Dove salvare

Gmvault, salvo diversa specifica da parte tua, salverà ogni singola mail in formato eml, con un ulteriore file .meta in cui inserirà ulteriori informazioni (utili per un successivo restore, se mai dovesse servire), il tutto all’interno di una cartella predefinita chiamata gmail-db che troverai nella tua cartella utente di Windows. Per questo motivo ho preferito sin da subito modificare il puntamento di quella cartella, stessa cosa che puoi fare anche tu con il parametro -d. Tanto per farla completa, potrai lanciare Gmvault passandogli il giusto parametro per l’autenticazione e modificare la directory dove effettuare il salvataggio, per esempio gmvault sync tuoaccount@gmail.com -p -d C:\BackupGmail

Da qui in poi è solo attesa e velocità della connessione per scaricare tutto il contenuto della tua casella di posta elettronica.

Un backup in locale di GMail con Gmvault 1

Ora manca solo uno step, quello che riguarda la costanza.

Schedulazione

Ammirevole voler effettuare un backup ora che il disastro è stato sfiorato (nel caso della mia collega abbiamo fatto un redirect temporaneo verso un’altra casella grazie a un’ultima sessione viva collegata ancora al suo account principale, poi recuperato l’accesso dopo circa tre settimane di attesa e innumerevoli tentativi di farsi riconoscere da Google), ma ciò che è davvero importante è continuare a essere costanti, ripetere l’operazione nel tempo, basta una schedulazione :-)

Sul PC dove è stato installato e utilizzato per la prima volta Gmvault, ti basterà aprire l’Utilità di Pianificazione di Windows, quindi creare una nuova attività di base. Pubblico qui di seguito una galleria che ti permette di vedere tutti i passaggi, dopo riporto ciò che c’è da sapere / copiare per rendere tutto più semplice:

Crea una nuova attività di base e programmala per partire quando credi di averne necessità (io, visto il carico di posta ricevuta e inviata, ho programmato un job alle 20:30, 4 volte alla settimana), seleziona l’avvio di un programma e scegli gmvault.bat, lo trovi in %LocalAppdata%\gmvault (ti ricordo che %LocalAppData% corrisponde alla cartella C:\Users\TUONOME\AppData\Local), aggiungi un comando in coda (quindi specificalo nella riga “Aggiungi argomenti”) che permette al batch di lanciare la sincronizzazione:

sync -t quick TUOACCOUNT@gmail.com -d C:\BackupGMail

Tranne la prima parte (dove ritoccare solo il tuo indirizzo di posta elettronica), la seconda è del tutto modificabile. Il -d dovrà essere utilizzato solo per variare la directory dove salvare le nuove mail trovate sul tuo account. Ovviamente, alla stessa maniera, potrai specificare il -p se hai inserito e memorizzato precedentemente una password, e così via (vale quanto già raccontato nel paragrafo relativo al backup, ma anche ogni diverso riferimento riportato nella documentazione ufficiale del programma).

Se vuoi verificare di aver fatto tutto per bene, puoi provare ad avviare manualmente il job (tasto destro sull’operazione schedulata, un clic su Esegui), quindi dare un’occhiata alla finestra che ti comparirà a video, la quale dovrebbe portare a termine il lavoro in maniera del tutto automatica, per poi chiudersi.

Tutto funziona bene, i file EML li puoi aprire con Outlook (o altri programmi compatibili) e il tutto è fatto perché un domani tu possa recuperare ciò che hai perso eseguendo un restore con la stessa facilità del backup, anche se non te lo auguro! ;-)

Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Una pillola dedicata a chi non vuole litigare con le ricerche complesse in Outlook e preferisce mettere dei paletti più semplici da comprendere e “tirare in piedi“. Le Cartelle ricerche propongono dei filtri che permettono di isolare le mail in decine di modi differenti (basta incastrare filtri ad-hoc). Una cosa molto semplice da fare è quella relativa al raggruppamento delle mail in uno specifico intervallo di tempo, e si ottiene con qualche clic.

Outlook: "Cartelle ricerche" e intervalli di date

  • Cerca la “Cartella ricerche” nel tuo Outlook, e fai clic con il tasto destro sulla voce, quindi seleziona Nuova cartella ricerche.
  • Scorri l’elenco fino a Crea una cartella ricerche personalizzata e conferma con Ok.
  • Dai un nome alla tua nuova cartella, verifica che la casella di posta da analizzare sia quella giusta (sarà la tua se hai solo quella, altrimenti potrai selezionarne un’altra se gestisci più caselle di posta), quindi fai clic su Criteri per impostare la tua ricerca.
  • A questo punto portati nella scheda Avanzate e costruisci la ricerca filtrando il campo “Ricevuto“, con condizione “Tra” e un valore che riporti l’intervallo nella modalità “gg/mm/aa e gg/mm/aa“. Nell’esempio dell’immagine qui sopra (che poi è la Cartella ricerche di cui ho avuto necessità) l’intervallo è quello del dicembre 2015, quindi 01/12/15 e 31/12/15.

Una volta data conferma con Ok (sia nella finestra di costruzione dei criteri, sia in quella precedente), comparirà la nuova Cartella ricerche che si popolerà immediatamente secondo quanto tu hai richiesto. Ricorda -ovviamente- che non sono copie delle mail originali, ma solo una vista su quanto hai già nel tuo database di posta. Cancellare una mail all’interno della Cartella ricerche, equivale a cancellare l’originale.

Buon lavoro!

La funzione di Message Trace di Office 365, quindi Exchange in cloud, funziona abbastanza bene. Si dichiara l’intervallo da analizzare e il mittente o il destinatario sul quale devi effettuare delle verifiche. A quel punto ti basterà mettere la visualizzazione in ordine di oggetto mail e cercare ciò che ti interessa realmente. E se invece si potesse saltare questo step, avere da subito maggiore profondità (in giorni) e cercare per oggetto della mail senza specificare un mittente o un destinatario? Si può fare, basta aggirare l’ostacolo passando –come spesso accade– da PowerShell.

PowerShell: un Message Trace basato sull'oggetto della mail

Ho cercato sul web qualcuno con la mia stessa esigenza. L’ho trovato e ho potuto osservarne il lavoro. Tutto parte dallo script proposto su blogs.perficient.com/microsoft/2016/03/office-365-script-to-perform-message-trace-by-subject. È la giusta base di partenza alla quale vanno modificate solo un paio di cose, soprattutto per quello che riguarda il modo di trattare il parametro di data e ora, secondo quanto spiegato qui.

La modifica è banale e riguarda esclusivamente il modo in cui viene formato l’output del Get-Date, parametro senza il quale lo script va in errore e non è capace di svolgere correttamente il suo lavoro:

[DateTime]$DateEnd = Get-Date -format "MM/dd/yyyy HH:mm"

Così facendo, non è necessario intervenire ulteriormente sullo script originale (a meno che tu non voglia modificare il formato di output nelle 3 volte in cui viene richiamato nel corso dello script, nda). Ho caricato la versione modificata dello script su GitHub, ed è entrata a far parte della “suite” dedicata all’amministrazione di Office 365 via PowerShell: github.com/gioxx/o365/blob/master/Get-MessageTraceBySubject.ps1

Il risultato funziona, impiega il suo tempo, presenta infine le mail che è riuscito a individuare e che contengono quell’oggetto ricercato (attento, usa le wildcard quanto non sei sicuro del titolo completo dato a una mail). Il file di log viene prodotto nella stessa cartella in cui risiede lo script, a meno di andare a lanciare lo stesso con il parametro -LogFile $percorso, per esempio .\Get-MessageTraceBySubject.ps1 -LogFile C:\MessageTrace.txt

Buon lavoro :-)