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Se con Outlook e più in generale con i client di posta elettronica installati sul tuo PC è certamente più semplice, con GMail e la sua interfaccia web, programmare l’invio di una mail (o più) non è certamente permesso by-design. Ne ho avuto necessità per andare incontro all’esigenza di rispettare un determinato orario di invio, tutto ha funzionato e ho utilizzato poi il trucco ancora un paio di volte. Ti basta un addon.

SMTP di GMail: l'utilizzo tramite app 2

L’articolo ha circa un anno di vita ed è del solito Amit Agarwal, che di componenti aggiuntivi costruiti su base fogli elettronici di Google Drive (e non solo) ne fa una religione. Ha realizzato uno scheduler (in versione gratuita limitata, perfetta per l’utilizzo casalingo, ma anche in versione completa a pagamento) facile da utilizzare e che farà lo sporco lavoro a partire dalle bozze della proprio casella di posta elettronica.

Tutto dettagliato all’interno dell’articolo originale (in inglese) che trovi all’indirizzo labnol.org/internet/schedule-gmail-send-later/24867. Te la faccio più semplice:

  • il vantaggio di questo addon è che funziona a prescindere dal tuo browser e dalla tua presenza online quando hai bisogno di far partire la tua mail, non è un’estensione installata a bordo macchina (come succede invece per Boomerang o Sidekick).
  • Il codice di base è pubblico (puoi quindi controllarne la bontà e che non “nasconda alcunché ai tuoi occhi“), lo trovi su ctrlq.org/code/19716-schedule-gmail-emails.
  • Puoi installare lo Scheduler andando su chrome.google.com/webstore/detail/email-scheduler/jnieijnfljjknbiniealpiihfjhmglkn e facendo clic su Installa (in alto a destra, nda), occorrerà dargli i permessi per accedere alla tua casella e per effettuare delle operazioni in autonomia (lettura e invio di posta, per l’appunto).

A questo punto il più è fatto. Troverai il componente aggiuntivo all’interno del tuo Drive, potrai lanciarlo in qualsiasi momento con un semplice doppio clic. Una volta aperto il “foglio di calcolo” fai clic sulla voce “Componenti aggiuntivi” (nella barra menu), quindi Email SchedulerConfigure. Ci sei, seleziona dal popup di destra la mail che ti interessa spedire (il componente aggiuntivo va a controllare le tue bozze, è lì che dotrai tenere ferme le mail in attesa di invio), scegli giorno e ora di spedizione, conferma il tutto. Verrà aggiunta una linea di log al foglio (non modificarla manualmente, pena il mancato funzionamento dello script) e troverai la schedulazione tra quelle fissate, sempre nel popup di destra:

Schedulare l'invio della posta (se usi GMail)

Salvo problemi (che fino a oggi non ho riscontrato), la tua mail partirà con circa 15 minuti di anticipo o ritardo in base alla tua schedulazione, ma nulla più di questo compromesso.

Ricorda di, nel momento in cui questo tool non ti servirà più, andare a disattivare i permessi che hai precedentemente concesso, mai lasciare porte aperte che non sfrutti più: myaccount.google.com/permissions

Schedulare l'invio della posta (se usi GMail) 1

Ora ti lascio alla tue schedulazioni :-)

Buon lavoro!

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Office 365, Dropbox, Amazon, GMail. Quelli che a te sembrano semplici nomi ai quali ormai hai fatto la più completa abitudine, nascondono in realtà un minimo comune denominatore: si tratta di Public Cloud. Servizi che si trovano su server altrui, gestiti da amministratori che non sono i tuoi colleghi d’ufficio e disponibili (per definizione) 24 ore su 24, 365 giorni all’anno e 366 nei bisestili, una disponibilità garantita da strutture in grado di sopportare il carico di lavoro imposto da una clientela distribuita a livello mondiale, e altrettante strutture di backup che entrano in gioco nel caso in cui quelle di produzione diano qualche rogna.

Public Cloud: di cosa si tratta e perché lo si utilizza così tanto

Perché funziona?

Il perché del suo successo è presto detto: è adatto a tutti. Dalla casalinga di Voghera (che come ben sai, usa GMail per inviare le sue ricette e trucchi di pulizia a tutte le amiche ;-) ) alla piccola o media impresa che può scegliere un partner affidabile, che gli consenta di controllare i costi e le risorse tempo / uomo che servono per tenere vivo e in forma quel servizio, oltre ovviamente a supportarlo ed essere sempre presenti per gli utenti utilizzatori. Contrariamente alle soluzioni ibride o private, il cloud pubblico è -ovviamente- condiviso con molti altri clienti, un po’ come funziona da sempre con l’hosting condiviso sfruttato da moltissime installazioni di software (questo blog compreso). Non per questo è meno sicuro o meno affidabile, anzi, spesso un problema che affligge un cloud pubblico è anche quello che viene risolto più velocemente (proprio perché colpisce molti, spesso troppi, utilizzatori), e questo lo noto quasi ogni giorno da amministratore di un tenant Exchange (Office 365).

Chi manca all’appello? Ormai nessuno, perché sono le stesse (nuove) startup che per prime tentano l’impresa di lanciarsi (guadagnandosi l’investimento) appoggiandosi spesso al cloud pubblico e ai servizi erogati tramite esso. Parlando proprio di questi, manco a dirlo, ne è pieno il web, si spazia dal puro storage (quello professionale di Amazon, ma anche quello più semplice da utilizzare targato Dropbox, Google Drive o OneDrive) e si arriva alle istanze server vere e proprie (anche qui Amazon la fa pressoché da padrone, ma molti sono i competitor che si sono messi in gioco, e nuovi ne arrivano quasi quotidianamente), passando per applicazioni vere e proprie (GMail è forse l’esempio più lampante, ma non certo l’unico).

Sicurezza & Privacy

Inutile negarlo. Il cloud pubblico può generare preoccupazione in quelle persone particolarmente attente alla riservatezza dei dati, poiché –per definizione– condiviso con altri clienti che sfruttano una stessa piattaforma. Normalmente però, è corretto pensare che un tenant (seppur avviato su una macchina che ne ospita diversi) è isolato e protetto, limitato alla propria piccola realtà (o media azienda), e che quei dati restino al sicuro, garantiti da chi il servizio lo eroga.

Il tutto senza considerare inoltre le vigenti normative in merito e la sempre più forte intenzione di far diventare la GDPR uno standard da rispettare alla lettera (se non sai di cosa si tratta, ti rimando all’articolo completo su Wikipedia: it.wikipedia.org/wiki/Regolamento_generale_sulla_protezione_dei_dati), in breve:

[…] restituire ai cittadini il controllo dei propri dati personali e di semplificare il contesto normativo che riguarda gli affari internazionali unificando i regolamenti entro l’UE.

e ancora:

La sicurezza dei dati raccolti è garantita dal titolare del trattamento e dal responsabile del trattamento chiamati a mettere in atto misure tecniche e organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. A tal fine il titolare e il responsabile del trattamento garantiscono che chiunque faccia accesso ai dati raccolti lo faccia nel rispetto dei poteri da loro conferiti e dopo essere stato appositamente istruito, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri (Articolo 32). A garanzia dell’interessato il Regolamento UE 2016/679 regolamenta anche il caso di trasferimento dei dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale (Articolo 44 e ss) e prevede che l’interessato venga prontamente informato in presenza di una violazione che metta a rischio i suoi diritti e le sue libertà (Articolo 33).

[…]

Il titolare del trattamento dei dati avrà l’obbligo legale di rendere note le fughe di dati all’autorità nazionale. I resoconti delle fughe di dati non sono soggetti ad alcuno standard “de minimis” e debbono essere riferite all’autorità sovrintendente non appena se ne viene a conoscenza e comunque entro 72 ore. In alcune situazioni le persone di cui sono stati sottratti i dati dovranno essere avvertite.

A questo ulteriore step, si associa generalmente un uptime garantito molto alto, con relativa assistenza tecnica specializzata che è sempre disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per un totale di 365 giorni all’anno (e 366 nei bisestili!), utile per risolvere problemi tecnici ma anche di esaudire ogni nuova richiesta basata su specifiche esigenze. In un contesto pubblico, le grandi spese e gli obblighi riguardanti il trattamento dei dati sono quasi del tutto eliminati (per modo di dire).

Ricordati che garantire la manutenzione e la sicurezza di un cloud pubblico è responsabilità del provider che vende, togliendo così quel carico di lavoro all’ufficio IT del cliente, che riduce al minimo il tempo e i soldi spesi per il continuo aggiornamento del sistema e la formazione specifica (sul prodotto) del personale, permettendo a quest’ultimo di dedicarsi a nuovi progetti.

Il tuo core business è ciò che vuoi realizzare e mettere a disposizione dei clienti, non il mezzo attraverso il quale arrivi a farlo, lascia che quest’ultimo non sia più un chiodo fisso :-)

In conclusione

Veloce (sia nel provisioning iniziale, sia nell’utilizzo), economico (nella maggior parte dei casi), estremamente scalabile (le risorse possono aumentare o diminuire in base alle esigenze, in un tempo molto rapido e andando a modificare così il costo del servizio stesso), completamente supportato (da chi il servizio lo eroga, evitando di doversi specializzare in configurazione, utilizzo e soprattutto manutenzione).

Questa macchina di cui dovrai solo girare la chiave e guidare è disponibile in molti concessionari, l’Italia propone diversi provider, tra i quali c’è certamente Seeweb.

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Ci hai mai pensato? Utilizzi una casella di Google come principale. Probabilmente ci fai arrivare qualsiasi tua e-mail, che sia personale o di lavoro, senza pensarci su due volte. È capitato solo una manciata di giorni fa che una mia collega di lavoro si sia chiusa la porta dietro le spalle. Un banale cambio password che, per un motivo o l’altro, dopo un soffio è scappato via. Ha dimenticato quella password appena modificata perché il processo non era andato a buon fine al primo colpo. Una scemenza? Certo che sì. Una cosa che non potrebbe mai capitare a te? Forse. C’è modo di rimediare al detto “il backup è quella cosa di cui ti preoccupi dopo aver fatto il danno“? Si.

SMTP di GMail: l'utilizzo tramite app 2

Prima di arrivare alla situazione attuale ho provato diverse alternative. Non vorrei perdere da un giorno all’altro l’accesso al mio indirizzo e alla cronistoria scritta. Per il primo non c’è problema (il dominio è mio, posso facilmente reindirizzare la posta in ingresso), per il secondo un po’ meno, serve giusto il tempo di fare restore verso una diversa casella. Questo grazie a Gmvault, programma gratuito che funziona su più sistemi.

Senza scendere troppo nel dettaglio, puoi scaricare e installare facilmente Gmvault sul tuo PC. A quel punto dovrai semplicemente autenticarti e iniziare la prima sincronizzazione che creerà una copia di tutte le tue e-mail all’interno di una directory da te scelta.

Autenticazione

Una volta avviata la shell di Gmvault, potrai semplicemente lanciare un gmvault sync tuoaccount@gmail.com per chiedere al software di far partire una nuova finestra del browser tramite la quale autenticarti sul tuo account di posta elettronica, quindi tornare indietro con il token che autorizza l’azione e procedere con la prima sincronizzazione. Tutto viene riportato nella documentazione ufficiale, e nello specifico all’indirizzo gmvault.org/in_depth.html#authentication

Un backup in locale di GMail con Gmvault

Se hai un’autenticazione in due fattori e preferisci passare da una password specifica per applicazione, puoi lanciare un gmvault sync tuoaccount@gmail.com -p, ti verrà richiesto di inserire la password a video subito dopo. Aggiungendo in coda il parametro --store-passwd potrai chiedere a Gmvault di salvare quella password nelle sue impostazioni così da non doverla specificare successivamente (basterà un -p senza null’altro, Gmvault utilizzerà la password memorizzata), ma ricorda che seppur offuscata è pur sempre rischioso.

Dove salvare

Gmvault, salvo diversa specifica da parte tua, salverà ogni singola mail in formato eml, con un ulteriore file .meta in cui inserirà ulteriori informazioni (utili per un successivo restore, se mai dovesse servire), il tutto all’interno di una cartella predefinita chiamata gmail-db che troverai nella tua cartella utente di Windows. Per questo motivo ho preferito sin da subito modificare il puntamento di quella cartella, stessa cosa che puoi fare anche tu con il parametro -d. Tanto per farla completa, potrai lanciare Gmvault passandogli il giusto parametro per l’autenticazione e modificare la directory dove effettuare il salvataggio, per esempio gmvault sync tuoaccount@gmail.com -p -d C:\BackupGmail

Da qui in poi è solo attesa e velocità della connessione per scaricare tutto il contenuto della tua casella di posta elettronica.

Un backup in locale di GMail con Gmvault 1

Ora manca solo uno step, quello che riguarda la costanza.

Schedulazione

Ammirevole voler effettuare un backup ora che il disastro è stato sfiorato (nel caso della mia collega abbiamo fatto un redirect temporaneo verso un’altra casella grazie a un’ultima sessione viva collegata ancora al suo account principale, poi recuperato l’accesso dopo circa tre settimane di attesa e innumerevoli tentativi di farsi riconoscere da Google), ma ciò che è davvero importante è continuare a essere costanti, ripetere l’operazione nel tempo, basta una schedulazione :-)

Sul PC dove è stato installato e utilizzato per la prima volta Gmvault, ti basterà aprire l’Utilità di Pianificazione di Windows, quindi creare una nuova attività di base. Pubblico qui di seguito una galleria che ti permette di vedere tutti i passaggi, dopo riporto ciò che c’è da sapere / copiare per rendere tutto più semplice:

Crea una nuova attività di base e programmala per partire quando credi di averne necessità (io, visto il carico di posta ricevuta e inviata, ho programmato un job alle 20:30, 4 volte alla settimana), seleziona l’avvio di un programma e scegli gmvault.bat, lo trovi in %LocalAppdata%\gmvault (ti ricordo che %LocalAppData% corrisponde alla cartella C:\Users\TUONOME\AppData\Local), aggiungi un comando in coda (quindi specificalo nella riga “Aggiungi argomenti”) che permette al batch di lanciare la sincronizzazione:

sync -t quick TUOACCOUNT@gmail.com -d C:\BackupGMail

Tranne la prima parte (dove ritoccare solo il tuo indirizzo di posta elettronica), la seconda è del tutto modificabile. Il -d dovrà essere utilizzato solo per variare la directory dove salvare le nuove mail trovate sul tuo account. Ovviamente, alla stessa maniera, potrai specificare il -p se hai inserito e memorizzato precedentemente una password, e così via (vale quanto già raccontato nel paragrafo relativo al backup, ma anche ogni diverso riferimento riportato nella documentazione ufficiale del programma).

Se vuoi verificare di aver fatto tutto per bene, puoi provare ad avviare manualmente il job (tasto destro sull’operazione schedulata, un clic su Esegui), quindi dare un’occhiata alla finestra che ti comparirà a video, la quale dovrebbe portare a termine il lavoro in maniera del tutto automatica, per poi chiudersi.

Tutto funziona bene, i file EML li puoi aprire con Outlook (o altri programmi compatibili) e il tutto è fatto perché un domani tu possa recuperare ciò che hai perso eseguendo un restore con la stessa facilità del backup, anche se non te lo auguro! ;-)

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Importante novità da parte di Google, si torna a parlare di autenticazione a due fattori e lo si fa in una maniera nettamente più semplice rispetto all’inserimento del codice temporaneo generato dal loro Authenticator o da applicazioni di terze parti come Authy. Per te che forse non lo hai letto, consiglio uno sguardo al mio vecchio articolo dove ti parlo dell’autenticazione a due fattori di big G., scritto ormai 4 anni fa (si, il tempo passa molto velocemente).

Oggi Google permette di richiedere direttamente sul cellulare l’autorizzazione a lasciar accedere una sessione sconosciuta, magari da una nuova postazione, cosa che fino a oggi (in realtà fino a qualche giorno fa, dato che questo articolo verrà pubblicato in maniera schedulata) era possibile fare solo tramite un nuovo codice di autenticazione generato sul momento.

Sicurezza: la nuova 2-step verification di Google 7

Di cosa hai bisogno

Assolutamente nulla, se sei possessore di smartphone Android. Se invece possiedi un dispositivo Apple, assicurati di aver scaricato e installato l’applicazione ufficiale di ricerca di Google:

Google
Google
Developer: Google, Inc.
Price: Free

A questo punto sei pronto per la configurazione della nuova modalità di accesso sicuro. Accedi a myaccount.google.com/security/signinoptions/two-step-verification e autenticati (ti verrà richiesto, anche se sei già collegato a Google), nelle opzioni di sicurezza potrai configurare un diverso metodo di accesso, qui troverai Messaggio di Google:

Sicurezza: la nuova 2-step verification di Google 5

A questo punto comincerà un piccolo wizard che ti guiderà alla scelta del telefono che potrà autorizzare l’accesso da nuova postazione, ammesso che questo abbia un blocco schermo abilitato e protetto da una qualsivoglia autenticazione (sequenza, PIN, impronta digitale, ecc.):

Una prova “in diretta” del nuovo metodo farà comparire a video (del dispositivo scelto) la richiesta di conferma della tua identità, così da lasciar proseguire la nuova postazione nell’atto di login:

Il gioco è fatto e il nuovo metodo è già utilizzabile. Potrai accedere da una nuova postazione al tuo account Google sia tramite codice di autenticazione (Authy, Google Authenticator), sia tramite messaggio sul display del tuo dispositivo principale.

Sicurezza: la nuova 2-step verification di Google 4

Grazie Google. Non c’è davvero nessun motivo per continuare ad utilizzare un’autenticazione basata sulla sola password come ultima barriera contro i potenziali malintenzionati.

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In realtà è una cosa vecchia ormai di mesi, ma ancora sfugge ai più: Google ha limitato l’accesso al proprio server SMTP sia tramite GMail, sia tramite applicazioni di terze parti. Questo vuol dire che non si potrà più sfruttare (con facilità) il server della posta in uscita di big G. se si intende utilizzare una casella con dominio che non sia @gmail.com (a pagamento o gratuito, ha poca importanza).

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Aggirare l’ostacolo è in apparenza semplice. Secondo il documento ufficiale “Come consentire alle app meno sicure di accedere al tuo account” disponibile su support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=it, basterà modificare un’opzione del proprio account per permettere l’accesso a chi non si appoggia all’autenticazione made in Google.

SMTP di GMail: l'utilizzo tramite app

Talvolta però questo non basta, e continuerete a ricevere errori simili a “Please log in via your web browser and then try again” quando proverete a fare uso di impostazioni e credenziali del server SMTP di Google partendo da prodotti di terze parti (o interfaccia di GMail stessa). L’errore è generalmente seguito da un URL abbastanza corposo, contenente anche il proprio indirizzo di posta elettronica e la password in codifica base64 (accounts.google.com/ContinueSignIn?sarp=eccetera).

A quel punto vi arriverà una mail contenente un avviso importante, “qualcuno conosce la vostra password di GMail” e il tentativo di login è stato quindi bloccato. Vi verrà fornito ogni dato possibile: ora e data del tentativo di login, posizione sulla mappa della possibile connessione che ha generato la richiesta di login, tipo di device utilizzato e altro ancora. Non c’è modo di autorizzare e sbloccare l’operazione dall’interfaccia che vi verrà proposta, dovrete aprire una nuova tab (o una nuova finestra) e andare all’indirizzo accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha. Vi si aprirà così un box dove potrete consentire temporaneamente l’accesso al vostro account di posta:

SMTP di GMail: l'utilizzo tramite app 1

Facendo clic su “Continua” avrete una finestra temporale (non specificata da Google, nda) durante la quale potrete fare accesso all’account senza incorrere nell’errore che vi siete cuccati fino a due secondi prima.

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