Archives For Microsoft Office 2016

Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Piccolo consiglio dedicato a chi deve gestire una risorsa Exchange (quindi Outlook) che deve passare per approvazione di un referente ben preciso, ma che per qualche motivo può e deve essere prenotabile dalla dirigenza senza alcuna approvazione (ammesso che la risorsa sia libera, ovviamente). Questo comportamento fa parte del pacchetto di opzioni standard messe a disposizione da Office 365, basta solo sapere dove mettere le mani.

Exchange: prenotazione risorse con approvazione (ma non per tutti)

Contrariamente a una mailbox utente standard, questa modifica andrà operata tramite WebMail, ammesso che tu abbia le autorizzazioni per gestire quella relativa alla risorsa che ti interessa toccare. Collegati quindi all’indirizzo di OWA (outlook.office.com/owa/nomerisorsa@dominio.onmicrosoft.com). Apri le Impostazioni (la classica icona a rotella in alto a destra nella pagina, nda), spostati poi in Impostazioni delle app personali (voce in basso a destra, almeno a oggi che scrivo l’articolo) → Calendario.

A questo punto ti basterà modificare la voce relativa alle autorizzazioni di pianificazione, per la precisione la prima: “Queste persone possono eseguire automaticamente la pianificazione se la risorsa è disponibile“. Questa autorizzazione è in grado di scavalcare i delegati che si occupano di approvare (o meno) la prenotazione della sala, adattandosi così alle esigenze di un membro di più alto livello (prova a pensare al dirigente e alla sua segretaria, tanto per fare un esempio).

Exchange: prenotazione risorse con approvazione (ma non per tutti) 1

Salva la tua modifica, il gioco è fatto, è tutto immediatamente operativo.

Buon lavoro :-)

Argomento delicato. La telemetria viene vista spesso con occhio sospetto, scambiata facilmente come invasione della privacy. Senza di lei però i programmi continuerebbero a rimanere potenzialmente instabili e pachidermici, appesantiti da codice che in alcuni casi non viene più utilizzato, o che è possibile ottimizzare in base ad architetture in continua evoluzione, che possono quindi premiare tutti gli utilizzatori nel corso del tempo, occupando loro meno risorse. La telemetria viene utilizzata da Mozilla (tanto per citare una società che ci tiene parecchio alla privacy altrui) ma è anche alla base dei prodotti principali di Microsoft, Windows e Office in primis.

Microsoft Windows and Office Banner

A calcare la mano però ci pensa proprio Microsoft, con consumi che di tanto in tanto (fortunatamente) sforano alla grande rispetto a quello che dovrebbe ricadere in qualcosa di simile alla “cortesia” (mi fai sapere come vanno i miei programmi? Ma certo, eccoti i dettagli della telemetria), andando così a impattare sul lavoro che è necessario portare a termine nei tempi richiesti. Agevolo screenshot:

Windows & Office un taglio alla Telemetria 1

Ora, appurato che anche Symantec ci mette del suo nel momento più sbagliato, non può comunque passare inosservato quel doppio processo che va a consumare poco più del 50% di CPU. Nello specifico dello screenshot si è trattato di telemetria di Office, ma anche quella di Windows non scherza. La prima citata gira tramite un paio di processi schedulati (entrambi fanno riferimento allo stesso eseguibile e una serie di parametri da riga di comando), la seconda tramite un servizio sempre attivo sulla macchina.

Il servizio si può fermare e disabilitare (così che non parta all’avvio del sistema), i due processi schedulati possono essere disabilitati (e basterà un semplice riavvio per mettere subito in atto la modifica). Se l’operazione manuale non ti alletta, ho messo mano al solito file di testo che è presto diventato un batch e poi un eseguibile (per entrambe le cose, separatamente, così rimane a te la scelta di cosa fermare e cosa no).

Trovi gli eseguibili agli indirizzi:

Entrambi i programmi devono essere eseguiti come amministratore. Ti permetteranno di modificare lo stato del tuo sistema o di tornare indietro in qualsiasi momento (ho inserito ambo le possibilità, così da ripristinare uno stato originale in qualsiasi momento). Per entrambi i batch ho cercato di rimanere quanto più generico possibile, così da provare a mantenere una piena compatibilità con i sistemi operativi più recenti, strizzando l’occhio anche al vecchio ma sempreverde Windows 7.

I test sono stati eseguiti su Windows 10 1703 (la Creators Update), ho fatto girare il tutto anche su un Windows 7 Pro Sp1, funzionante anche in questo caso. Se noti problemi nell’utilizzo, ti prego di farmelo sapere, l’area commenti è a tua totale disposizione! :-)

grazie ai contributi di:
computerstepbystep.com/base_filtering_engine_service.html
stackoverflow.com/questions/17412150/batch-regex-the-output-of-reg-query-command-to-a-variable
windowsitpro.com/windows-10/how-turn-telemetry-windows-7-8-and-windows-10
itechtics.com/disable-telemetry-data-collection-windows-10
technet.microsoft.com/en-us/library/cc766529(v=ws.11).aspx

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Una pillola dedicata a chi non vuole litigare con le ricerche complesse in Outlook e preferisce mettere dei paletti più semplici da comprendere e “tirare in piedi“. Le Cartelle ricerche propongono dei filtri che permettono di isolare le mail in decine di modi differenti (basta incastrare filtri ad-hoc). Una cosa molto semplice da fare è quella relativa al raggruppamento delle mail in uno specifico intervallo di tempo, e si ottiene con qualche clic.

Outlook: "Cartelle ricerche" e intervalli di date

  • Cerca la “Cartella ricerche” nel tuo Outlook, e fai clic con il tasto destro sulla voce, quindi seleziona Nuova cartella ricerche.
  • Scorri l’elenco fino a Crea una cartella ricerche personalizzata e conferma con Ok.
  • Dai un nome alla tua nuova cartella, verifica che la casella di posta da analizzare sia quella giusta (sarà la tua se hai solo quella, altrimenti potrai selezionarne un’altra se gestisci più caselle di posta), quindi fai clic su Criteri per impostare la tua ricerca.
  • A questo punto portati nella scheda Avanzate e costruisci la ricerca filtrando il campo “Ricevuto“, con condizione “Tra” e un valore che riporti l’intervallo nella modalità “gg/mm/aa e gg/mm/aa“. Nell’esempio dell’immagine qui sopra (che poi è la Cartella ricerche di cui ho avuto necessità) l’intervallo è quello del dicembre 2015, quindi 01/12/15 e 31/12/15.

Una volta data conferma con Ok (sia nella finestra di costruzione dei criteri, sia in quella precedente), comparirà la nuova Cartella ricerche che si popolerà immediatamente secondo quanto tu hai richiesto. Ricorda -ovviamente- che non sono copie delle mail originali, ma solo una vista su quanto hai già nel tuo database di posta. Cancellare una mail all’interno della Cartella ricerche, equivale a cancellare l’originale.

Buon lavoro!

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Consigli pratici di sopravvivenza: si tratta di una modifica (del documento) dello scorso agosto ma che ancora oggi miete vittime abbastanza facilmente. Si tratta dei tempi di Recovery per la posta elettronica eliminata dal cestino di Outlook, quella ancora recuperabile da server, tramite apposito “Recupera posta eliminata“. Se ti stai chiedendo quanti giorni hai a disposizione in questa fase, probabilmente la risposta è 14, e non ti piacerà.

Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox

La più classica delle ricerche in Google suggerisce un come fare, per l’esattezza “Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox“, ed è così che si finisce in Technet a leggere ciò che Microsoft spiega a tal proposito. Secondo l’ultimo ritocco, i giorni di Recovery di una mailbox (predefiniti) sono 14, pochissimi considerando che una persona ha (sempre di default) una policy che pulisce automaticamente il cestino dopo 30 giorni, ma che non gli impedisce di pulirlo autonomamente all’uscita dal client, per esempio. Ciò vuol dire che si hanno, nella peggiore delle ipotesi, al massimo 14 giorni per accorgersi di aver fatto una stupidata, oltre i quali diventa definitiva.

Ho voluto modificare questo comportamento, ritoccando la policy di pulizia del Cestino (ECP → Compliance Management → Retention Tags → Deleted Items) e portandola a 60 giorni, quindi facendo girare un’istruzione PowerShell per portare i 14 giorni di Recovery a 30, il massimo offerto da Office 365:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

L’istruzione modificherà il comportamento di ogni casella attualmente presente su Exchange in cloud. Il problema però te l’ho appena riportato tra le righe. Così facendo modificherai il periodo di retention delle caselle fino a ora presenti sul server, non lo farai per quelle future, dovrai quindi prevedere un automatismo che lo faccia anche per le prossime caselle di posta che andrai a creare, oppure dovrai ricordarti ogni volta di lanciare lo stesso comando via PowerShell (io, avendo già uno script PowerShell che rifinisce un utente appena creato, ho aggiunto l’istruzione a quelle solitamente eseguite).

A quel punto, per recuperare qualcosa di apparentemente perso, basterà mettere in pratica quanto suggerito da Microsoft stessa:

Buon lavoro.

Se n’è parlato nei commenti di uno dei tanti articoli dedicati a Office 365 e alle modalità di distribuzione sulle macchine controllate. In  realtà non capisco perché non l’ho suggerito prima, forse perché tutto sommato il file XML che permette di lanciare il download (o il setup) di Office è semplice da costruire. Dato che però non è così per tutti, ecco “Office 365 ProPlus Configuration XML Editor“, un tool grafico che aiuta chi vuole creare un custom XML per distribuire Office 365 ProPlus e non vuole conoscere i riferimenti spiegati in Technet.

Office 365 / 2013 Pro Plus: reset della licenza via Powershell 2

Lo strumento è disponibile all’indirizzo officedev.github.io/Office-IT-Pro-Deployment-Scripts/XmlEditor.html ed è stato realizzato con lo stesso stile che sei abituato a vedere quando apri la tua WebMail di Office 365 oppure di Outlook.com (tanto per fare un esempio). Lo troverai molto semplice da capire e utilizzare, tutto dipenderà dalle opzioni selezionate e dagli URL specificati, i quali genereranno righe di XML che comporranno poi il tuo file finale per il download e l’installazione:

Office 365: Configuration XML Editor (grafico)

Salva ogni passaggio intermedio, così da continuare a generare l’anteprima del file XML (nel box di destra), non soffermarti su righe che trovi “di troppo“, potrai (dovrai) metterle a posto più tardi. Giusto per fare un esempio e capirci, ho voluto creare un file XML per installare un Office 2016 a 64 bit, in italiano, ramo corrente (e relativi aggiornamenti), che accettasse in autonomia la EULA e non proponesse alcunché a video, con aggiornamenti diretti da Microsoft e nessuna icona nella taskbar. Ho ottenuto questo:

<Configuration>
 <Add OfficeClientEdition="64" Channel="Current">
 <Product ID="O365ProPlusRetail">
 <Language ID="it-it"/>
 </Product>
 </Add>
 <Updates Enabled="TRUE" Channel="Current"/>
 <Display Level="None" AcceptEULA="TRUE"/>
 <Logging Level="Standard" Path="%Temp%"/>
 <Property Name="AUTOACTIVATE" Value="1"/>
 <Property Name="FORCEAPPSHUTDOWN" Value="TRUE"/>
 <Property Name="SharedComputerLicensing" Value="0"/>
 <Property Name="PinIconsToTaskbar" Value="FALSE"/>
</Configuration>

All’interno del file XML c’è una riga per me inutile, questa:

 <Property Name="SharedComputerLicensing" Value="0"/>

La quale dovrà essere eliminata manualmente, perché non è possibile dire al tool di non tradurla dalla GUI al file generato (fa parte della stessa tab di configurazione dell’attivazione prodotto e del fermo forzato di eventuali applicazioni Office lasciate aperte). Nulla di che, basta saperlo. Dallo stesso sito web è inoltre possibile scaricare la versione più aggiornata del Deploy Tool di Microsoft (c’è il pulsante Download Office Deployment Tool in alto a destra, nda), ti consiglio sempre di tenerlo d’occhio (per una migliore compatibilità con eventuali opzioni -del file XML- più nuove rispetto al tool che magari hai scaricato un anno fa!).

Mi sembra che ci sia tutto. In caso di dubbi non esitare a lasciare un commento, come al solito :-)