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Sono partito da un’esigenza segnalata da uno degli utenti in ufficio, il quale aveva bisogno di scaricare un grande numero di documenti PDF in un solo colpo, “catturandoli” da più mail già ricevute e messe da parte nel suo Outlook (una mail, un allegato PDF, questa la proporzione). Outlook non prevede questa necessità, e permette esclusivamente di scaricare tutti gli allegati –di una singola mail– in un solo colpo. Aggirare l’ostacolo però è possibile, lo si fa tramite una porzione di codice VBA da andare a inserire nella finestra del Microsoft Visual Basic, richiamabile da ogni singolo programma di Office.

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF)

Inizialmente pensato come un comportamento da adottare in seguito alla ricezione di una nuova mail (con una regola ad-hoc, per ingaggiare uno script), si è trasformato in un pulsante da andare a inserire nella barra multifunzione di Outlook, un “tool” da tenere a portata di mano in caso di necessità, che a oggi permettono di individuare e scaricare file PDF, ma che con una piccola modifica potrebbe intercettare qualsiasi altra cosa.

Il funzionamento, spiegato in maniera semplice, è questo:

  • si seleziona una o più mail tra quelle del proprio Outlook,
  • si fa clic su un pulsante messo appositamente nella barra multifunzione del client di posta elettronica,
  • si attende che lo script verifichi l’esistenza di file PDF negli allegati delle mail selezionate, quindi li estragga e li vada a inserire in una apposita cartella sul Desktop (che verrà utilizzata se già esistente, creata se invece non presente). Il tutto dura qualche secondo (minuto, se le mail da analizzare sono davvero tante).

Tradotto in passaggi da riprodurre sul proprio Outlook, la cosa cambia, ed è chiaramente più tecnica. Te la faccio il più semplice possibile.

Procedure in comune: notifica per le macro non firmate

Prima di partire, dovrai andare a modificare il comportamento del Centro di sicurezza del tuo Outlook affinché ti faccia comparire degli avvisi a video nel caso in cui venga tentata l’esecuzione di una Macro non firmata. Questo permetterà allo script aggiunto (ne parliamo dopo) di funzionare correttamente, in quanto “home made” (fatto in casa, dai).

Per farlo, dovrai andare in FileOpzioniCentro protezioneImpostazioni Centro protezioneImpostazioni macro e selezionare la voce “Visualizza notifiche per tutte le macro”:

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF) 1

Un clic su OK per confermare la modifica e chiudere la finestra, sei a posto.

Procedure in comune: VBA

Per entrambi i tipi di comportamento che puoi scatenare in Outlook (salvataggio dei PDF tramite pulsante nella barra multifunzione, oppure tramite regola che lancia lo script), dovrai sempre andare ad aprire la finestra di Microsoft Visual Basic che richiami tramite la combinazione di tasti ALT + F11.

Per facilitarti le cose, ho già impacchettato ciò che ti serve per ottenere il risultato desiderato. Ho scritto due file BAS (codici importabili in VBA) che ho pubblicato su Gist. Il primo è quello relativo al salvataggio scatenato da una regola, il secondo per quello tramite pulsante (quindi manualmente). Scarica ciò che ti serve (fai clic in alto a destra sul pulsante Download ZIP, quindi estrai il contenuto e recupera il file con estensione bas):

Torna nella finestra di Microsoft Visual Basic, fai clic con il tasto destro su Progetto1 e seleziona Importa file, seleziona quindi il file che il file relativo al codice che ti interessa utilizzare per terminare l’importazione, poi fai clic su Salva (nella barra superiore degli strumenti, altrimenti c’è la combinazione da tastiera CTRL + S).

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Nel caso in cui tu volessi entrambi le funzioni (quindi tutto il codice sorgente) fai riferimento a questo ulteriore collegamento a Gist.

Salvare PDF con una regola

Prima di procedere, apri un prompt dei comandi, copia e incolla questa stringa:

REG ADD "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security" /v EnableUnsafeClientMailRules /t REG_DWORD /d 1 /f

Ciò permetterà di sbloccare la possibilità di utilizzare / richiamare uno script all’interno di una regola di Outlook, opzione disabilitata di default da Microsoft (già da qualche tempo).

Fatto ciò, se hai già caricato il mio script tra i moduli VBA, dovrai solo creare una nuova regola e –nella seconda schermata di avanzamento– chiedergli di eseguire uno script, troverai quello precedentemente caricato tra i disponibili (forse sarà l’unico), utilizzalo e vai avanti con la sua costruzione:

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Troverai (nel caso in cui la regola entri in funzione) i file PDF all’interno della cartella Attachments sul tuo Desktop.

Salvare PDF con un pulsante

Dando per scontato che tu abbia già importato il codice VBA (come già descritto un paio di paragrafi fa),fai clic con il tasto destro sulla barra multifunzione di Outlook e seleziona la voce Personalizza barra multifunzione. Fai clic sul pulsante “Nuovo gruppo” (in basso a destra nel popup comparso), posizionalo dove lo preferisci spostandolo con le frecce su / giù disponibili lateralmente nella finestra a video, quindi rinominalo (suggerisco “Tools“).

Seleziona ora la voce “Macro” nella colonna sinistra “Scegli comandi da:” e aggiungi Progetto1.ExportAttachments, quindi rinominalo in (per esempio) “Estrai PDF”:

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Un clic su OK per salvare e chiudere la finestra, il risultato dovrebbe assomigliare a questo:

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF) 5

Puoi verificare il funzionamento della modifica selezionando manualmente delle mail e facendo clic sul pulsante. Troverai (se ne esistono, e quindi se vengono estratti) i file PDF all’interno della cartella Attachments sul tuo Desktop.

In conclusione

Attento: ricordati che, allo stato attuale delle cose, due allegati con lo stesso nome non possono coesistere nella stessa cartella Attachments (andrebbe modificato lo script), l’ultimo estratto sovrascrive sempre quello estratto precedentemente.

Salvo errori nel processo di “installazione” (se così posso chiamarlo), tutto dovrebbe funzionarti alla perfezione, permettendoti di catturare i file PDF che vengono allegati alle mail che ricevi e portarli nella cartella Attachments sul tuo Desktop. Nessuno però ti impedisce di modificare lo script e fargli verificare l’esistenza di altre estensioni, come doc, docx, xlsx e chi più ne ha più ne metta. Trovi diversi riferimenti in merito nel sito web che più mi ha aiutato a plasmare il risultato di cui avevo necessità (slipstick.com/developer/save-attachments-to-the-hard-drive).

Tutto il set di script e modifiche da operare vengono rilasciate –come sempre– “as is“, con nessuna garanzia o responsabilità. Tutto è stato provato decine di volte, installato su più PC, fatto funzionare senza battere ciglio, ma sappiamo tutti benissimo che ogni configurazione differisce dall’altra per delle “virgole“. Quella certamente testata si è basata su Outlook 2016 x64 (1708 build 8431.2079). Ne ho caricato una copia completa sul mio spazio box, nel caso in cui ti serva scaricare tutto in un colpo: app.box.com/s/5ksruqc3pi74fumkbt4wg3avb1f6tmzf

L’area commenti, come al solito, resta a disposizione per eventuali suggerimenti e domande inerenti questo articolo.

Buon lavoro!

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Tempo fa ti avevo parlato di un problema riguardante un mancato rollback della versione 16.0.8229.2073 (1706) di Microsoft Office 365 ProPlus (la versione 2016), risolto scaricando e installando un diverso pacchetto, inferiore a quello difettoso. Nel frattempo i problemi sono stati risolti e altri sono sorti, facendomi scegliere una diversa strada per un certo gruppo di utenti ai quali ho tolto la possibilità di aggiornare Office dal canale un po’ più rapido di Microsoft.

Dato che si tratta di semplici modifiche alle chiavi di registro, ho optato per la scrittura di un batch che potesse automatizzare le operazioni. Te lo propongo oggi, così che possa tornarti utile in caso di necessità, da tenere quindi da parte nella solita chiave USB degli strumenti da avere sempre a portata di mano :-)

Office 365 ProPlus (2016): selezione del canale di aggiornamento

Scritto a luglio e utilizzato nel corso del tempo, lo condivido e ti spiego com’è che funziona:

Update

Aggiornamento di ottobre: ho modificato lo script correggendo una svista che tornava a disabilitare gli aggiornamenti di Office quando veniva richiesta la riattivazione. Ne ho approfittato per integrare una nuova voce di menu (la 7) che effettua la lettura del canale di aggiornamento al quale Office si appoggia (fa una lettura da registro di sistema). Ogni voce selezionata attendere ora un colpo di invio (o altro pulsante da tastiera) per tornare a mostrare il menu principale del batch.

Il codice si basa sul fatto che:

  • l’aggiornamento arriverà dai server di Microsoft e non da una location interna alla tua rete (updatepathnon viene infatti valorizzato);
  • non c’è una versione d’arrivo dichiarata (come sopra, updatetargetversion non viene valorizzato);
  • l’unica voce che cambia (in base all’esigenza) è sempre quella relativa al canale di aggiornamento (updatebranch prende il valore in base al ramo di aggiornamento scelto).

è inoltre possibile (e previsto) che una postazione possa avere la necessità di bloccare ogni futuro aggiornamento, continuando quindi a utilizzare solo e sempre quell’unica versione di Office già a bordo. Alla stessa maniera, potrai sempre tornare indietro e chiedere a Office di aggiornarsi, in un secondo momento. In entrambi i casi, la chiave di registro da andare a ritoccare è la enableautomaticupdates.

Il batch è stato testato con successo su configurazioni Windows 7 e 10, con Office 2016 (365 ProPlus) a bordo, installato chiaramente tramite C2R. Potrai scaricarlo direttamente da GitHub e avviarlo –come amministratore locale o di dominio– sul PC che ti interessa. Se l’intervento è invece da portare a termine su più PC, ti consiglio di prelevare dal codice le chiavi di registro che ti interessano, quindi darle in pasto a uno strumento di distribuzione software (come Kace).

Buon lavoro! :-)

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Non è una novità, già da qualche tempo Outlook 2016 propone un pulsante chiamato “Archivia” all’interno della sua barra multifunzione, il quale scatena un’azione predefinita che sposta la mail (singola, o anche un gruppo di) in una cartella denominata (con molta fantasia) Archivio.

Non si tratta però di un vero e proprio archivio, è più un effetto placebo come lo spostare la polvere sotto al tappeto. Non lo vedo, quindi non c’è. Una cosa simile si poteva ottenere anche con un’azione rapida e una cartella creata ad-hoc, ma tant’è. E se il pulsante però venisse premuto per sbaglio? Come rimediare e fare in modo che non accada più?

Outlook 2016: disattivare il pulsante "Archivia"

Outlook 2016 include nella scheda Home della barra multifunzione una caratteristica di archiviazione rapida che invia i messaggi nella cartella Archivio. Gli utenti di Office 365 per le aziende hanno accesso anche a un archivio online.

Nota: per supportare la funzione di archiviazione tra Outlook 2016, Outlook per iOS e Android e Outlook sul web, viene automaticamente creata la cartella di archiviazione . Questa cartella rispetta i criteri di conservazione che potrebbe essere la cassetta postale, tra cui l’eliminazione dei messaggi di posta elettronica.

Il documento completo è disponibile all’indirizzo support.office.com/it-it/article/Caratteristica-Archivio-in-Outlook-2016-per-Windows-25f75777-3cdc-4c77-9783-5929c7b47028, e descrive per filo e per segno il comportamento della funzione. L’archivio online (ciò che viene definito in Exchange un in-place archive) è tutto un altro mondo, e si tratta di un vero archivio, separato dalla propria casella di posta elettronica e soggetto a regole di movimentazione posta che possono essere modificate in qualsiasi momento.

Tornando sull’argomento principale, il tasto “Archiviapuò essere disabilitato, almeno su Outlook, in un colpo solo e in maniera centralizzata, evitando così il dover mettere mano su ciascuna postazione, o lasciar modificare all’utente le preferenze del proprio client andando a rimuovere il pulsante dalla barra (personalizzandola, come permesso da ogni applicativo di Office). La soluzione arriva da slipstick.com e interviene sul registro, aggiungendo una chiave che nasconde l’ID di quel pulsante:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\DisabledCmdBarItemsList]
"TCID1"="26308"

(trovi copia del file di registro qui). Occhio però: la soluzione è valida se nel registro non esiste già un TCID1, altrimenti occorrerà incrementare il progressivo dello stesso per evitarne la sovrascrittura, ognuno dovrà separatamente nascondere un ID differente (per esempio: TCID1, TCID2, ecc.):

Warning! If you have other commands disabled using policy, do not use this registry key. It will replace the command disabled in TCID1. Edit the registry yourself, incrementing TCID to the next available number.

La modifica è immediata e non servirà riavviare il PC, ti basterà attendere che l’utente chiuda e avvii nuovamente il suo client di posta elettronica (presumibilmente, noterà la modifica il mattino seguente, se è uno di quelli che apre-chiude Outlook una sola volta al giorno). Il suggerimento è quello di utilizzare la console di Group Policy Management per andare a ritoccare il comportamento dei client interessati, o al massimo uno script che intervenga all’avvio del sistema (meglio la prima proposta, se puoi).

E per OWA?

Se tu o i tuoi utenti utilizzano OWA, sappi che allo stato attuale non puoi togliere la voce “Archivia” disponibile nel clic del tasto destro, probabilmente Microsoft lo permetterà (via console) in futuro. Cambia invece la questione relativa all’applicazione per smartphone e tablet, la quale può essere ritoccata nel comportamento andando in ImpostazioniOpzioni di scorrimento.

Da qui potrai evitare di far entrare in funzione l’archiviazione in locale delle tue mail nel caso in cui ti scappi uno swipe verso destra.

Questo è quanto, almeno per il momento.

Buon lavoro!

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Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Lenovo Service Bridge è un piccolo software scritto in Microsoft .NET, aiuta l’utente a scaricare contemporaneamente più driver precedentemente selezionati dal sito web ufficiale di Lenovo. È abbastanza comodo anche se ricco di pecche, una tra tutte l’impossibilità di verificare l’avanzamento del download dei dati richiesti, ma anche il fatto che rimanga attivo anche quando non richiesto (viene richiamato a ogni avvio del sistema). Se lo si disinstalla, può capitare di ritrovarsi un errore a ogni successivo avvio di Windows, questo:

L'errore di Lenovo Service Bridge a ogni avvio di Windows

In maniera del tutto logica, sono andato a controllare il registro di sistema per verificare se ci fosse il processo tra le voci in avvio automatico (HKLM\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run e HKLM\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\RunOnce, ma anche le equivalenti sotto HKCU), ma nulla da fare. Ho dato un’occhiata alla più vecchia cartella “Esecuzione automatica” di Windows, ma l’esito è rimasto invariato. Ho trovato poi la soluzione (effettivamente banale, ma non ci avevo pensato su due piedi) sul forum ufficiale di Lenovo, il colpevole si trova nel task scheduler di sistema.

Da StartEsegui (o l’equivalente tasto Windows + R su Windows 10), scrivi control schedtasks e premi invio. Nel pannello appena comparso troverai una cartella Lenovo (sulla sinistra), la quale conterrà un’ulteriore cartella chiamata Lenovo Service Bridge. Fai un clic con il tasto destro sull’unica attività che contiene (quella nel box di destra) e seleziona Eliminazione. A questo punto fai un ulteriore clic con il tasto destro sull’intera cartella Lenovo Service Bridge e scegli Elimina cartella.

L'errore di Lenovo Service Bridge a ogni avvio di Windows 1

Ora non dovresti più avere problemi al successivo avvio del sistema.

fonte: forums.lenovo.com/t5/ThinkPad-T400-T500-and-newer-T/Uninstall-Lenovo-Service-Bridge-on-my-T420/m-p/2175307#M102859

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