Microsoft 365: copia della Posta Inviata di una Shared Mailbox, ci vedi forse doppio?

Riprendo un argomento vecchio su Shared Mailbox e doppie copie delle e-mail inviate, ne avevo in parte parlato già nel 2018 (come passa il tempo quando ci si diverte … 🫠).

Lo faccio come promemoria e perché credo possa tornarti utile (soprattutto perché, magari, sei appena atterrato qui da una ricerca sul Web). Le caselle di posta elettronica condivise (ma anche le personali sulle quali modifichi i permessi di accesso concedendo il SendAs a una parte terza) salvano copia delle e-mail inviate all’interno della cartella Posta Inviata (Sent). Questo è un comportamento ormai dato per assodato e pressoché predefinito, ma ancora oggi ci sono residui di chiavi di registro locali in giro che potrebbero mandarti in confusione.

Spiego meglio: un PC con a bordo Outlook, che usa una Shared Mailbox, potrebbe ritrovarsi alcune chiavi di registro che forzano il client di Microsoft a salvare una copia delle e-mail inviate (da Shared Mailbox) all’interno della cartella Posta Inviata della casella condivisa. Questo si otteneva tramite la DelegateSentItemsStyle impostata a 1 (un normale REG_DWORD a 32 bit, generalmente depositato in HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences).

Tale configurazione è stata completamente deprecata grazie a un attributo della casella di posta elettronica impostabile direttamente da interfaccia grafica di Exchange in Cloud, oppure via PowerShell (che preferisco sempre):

Set-Mailbox sharedmailbox@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $True
Set-Mailbox sharedmailbox@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

L’articolo originale è sempre quello del 2018 (è solo cambiato l’URL): techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/want-more-control-over-sent-items-when-using-shared-mailboxes/ba-p/611106. Riporto un ritaglio del mio vecchio articolo:

• L’opzione di salvataggio “Copia la posta inviata come questa cassetta postale” corrisponde al parametro -MessageCopyForSentAsEnabled, l’altra (“Copia la posta inviata per conto di questa cassetta postale“, nda) invece al -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled. Si tratta di due valori booleani.
• Partendo da quanto sopra riportato, il valore di entrambi i parametri (che si applicano a un normale Set-Mailbox) potrà assumere valore $true per abilitare l’opzione, $false per disabilitarla.

Quello che forse non sai, ma che devi necessariamente sapere per evitare di impazzire, è che se unisci i due metodi di salvataggio, rischi di veder creare una doppia copia di un’e-mail inviata dalla Shared Mailbox. Per tua comodità puoi fare riferimento a questo documento Microsoft, e in particolare a questa tabella: learn.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved#more-information, traducendo il tutto con:

• MessageCopyForSentAsEnabled lato Exchange è ormai sempre impostato su True per comodità (perché così salvi copia dell’e-mail inviata direttamente nella Shared / Personal di turno, quella da cui parte ufficialmente la comunicazione).
• Se lato registro di Windows operi sulla chiave DelegateSentItemsStyle e la lasci a 0, allora una copia dell’e-mail verrà salvata sia nella casella di posta principale che in quella condivisa (Shared o Personal su cui la persona ha diritti di SendAs).
  Se invece la imposti a 1, allora due copie dell’e-mail verranno salvate nella casella di posta condivisa e nessuna copia nella casella di posta principale, comportamento che credo possa farti poco piacere.

Non ci stai vedendo doppio, è che potresti aver mischiato i due metodi di salvataggio creando così l’anomalia su Outlook. Togli la chiave di registro dal PC o impostala a zero per far sì che tutto funzioni a dovere.

#KeepItSimple!

Credits: reddit.com/r/Office365/comments/16tmwil/messagecopyforsentasenabled_behavior