Outlook e Shared Mailbox: Auto-Mapping o più file dati?

È una semplice domanda. Voi come preferite far gestire le caselle comuni ai vostri utenti che utilizzano Outlook? Lo chiedo perché in realtà la funzione di auto-mapping, offerta da Exchange, è parecchio comoda ed evita di farvi mettere mano ai client sparsi negli uffici, delegando l’utente finale ad andare a esplorare la novità che nel frattempo sarà comparsa automaticamente nel suo programma di posta elettronica. L’auto-mapping, infatti, può essere abilitato direttamente da PowerShell, non costa nulla e occuperà un po’ più spazio nel file OST dell’utente, rispettando lo stesso intervallo di sincronizzazione (cache) scelto per la casella di posta principale.

Al contrario, una gestione priva di auto-mapping, richiederà l’intervento vostro (o dell’utente precedentemente istruito), creando però più file OST e più notifiche a video nel caso in cui arrivi una mail in una delle caselle di posta condivise, particolare che spesso viene considerato scomodo e invadente dall’utente finale. Un bivio che porta ad alcune riflessioni, pro e contro.

Ho voluto provare ad adottare il metodo degli OST separati (e di conseguenza dei periodi di cache da mantenere in locale) su alcune postazioni problematiche, dove caselle di posta condivise hanno creato scompiglio, sincronizzazione con i server Exchange a tratti non infallibili e dove, in caso di problemi, la cancellazione del file OST unico causa un resync pressoché infinito, rendendo impossibile lavorare in team con la posta elettronica. Perché tutto questo? Vi avevo già parlato dei problemi causati dai database di posta molto pesanti, l’articolo tutto sommato resta attuale:

Outlook 2013: Cached mode per le Shared Mailbox, conviene? Ricerca nelle sottocartelle e altre complicazioni

Tenere gli OST separati (configurando manualmente le caselle di posta condivise come fossero nuovi account, nda) vuol dire:

• poter impostare la profondità di tempo da tenere nella modalità cache locale (sul disco fisso del PC dell’utente);
• poter impostare una diversa firma in base alla casella mittente che si va a utilizzare, senza necessità di fare switch manuale tra quelle disponibili;
• poter cancellare uno dei file OST presenti sulla macchina (vedi immagine di seguito) senza andare a impattare sugli altri indirizzi di posta gestiti dallo stesso Outlook. Minore quantità di dati da trasferire (dipende), possibilità di poter continuare a lavorare con gli altri account (con gli altri OST integri).

Il contro è ovviamente dovuto al fatto che ogni account potrà segnalare la presenza di nuove mail, che si traduce con una continua notifica a video (e nell’icona della tray) anche se una specifica comunicazione non dovrà essere da noi visualizzata (ma da un diverso membro del team che si occupa di curare una casella di posta elettronica condivisa). È un difetto che non si nota quando si ha a che fare con caselle di posta elettronica a bassa movimentazione, terribile invece quando ci si muove su un terreno costantemente minato da mail. Non esiste allo stato attuale un modo pulito e semplice per differenziare le notifiche da ricevere a video. Ci sono alcuni work-around che funzionano, ma affatto comodi e sempre funzionali.

È inoltre fuori dubbio che così facendo, la gestione della singola macchina (quindi della sua configurazione di posta elettronica) diventi un qualcosa da portarsi dietro anche in futuro, quando -magari- l’utente non avrà più bisogno della casella condivisa e toccherà a voi (o lui, se precedentemente istruito) andare a rimuovere manualmente l’account (e riavviare Outlook per applicare la modifica, nda), cosa che con l’auto-mapping non accade (ovviamente).

Perdere le notifiche (perché finirete per disattivarle in caso di troppe comunicazioni in ingresso) o rischiare di dover ricostruirsi un data file troppo corposo ogni volta che nascerà un problema di sincronizzazione diversamente non risolvibile?