Outlook 2013: Cached mode per le Shared Mailbox, conviene? Ricerca nelle sottocartelle e altre complicazioni

È un argomento parecchio spinoso e crea non pochi problemi quando negli uffici più utenti devono poter accedere a una mole di dati considerevole, da mantenere costantemente sincronizzata, disponibile, accessibile e gestibile dai diversi Outlook. Una risorsa (la Shared Mailbox), svariati server in cloud (dipende da dove si finisce per essere collegati), uno stato di lettura / spostamento delle mail che deve essere assolutamente impeccabile e puntualmente aggiornato. Può l’utilizzare il Cache Mode caldamente sponsorizzato da Microsoft sostenere la mole di lavoro e accontentare tutti? Non sempre, per la non-gioia degli utenti ma soprattutto per chi deve amministrare e supportare il servizio.

Ho a che fare con caselle di posta condivise che superano abbondantemente i 10GB di spazio occupato su Exchange, una quota non certo invidiabile quando bisogna scaricare nuove copie dei file OST sui PC degli utenti appena preparati o con qualche problema al profilo che porta alla rimozione di quello di produzione e alla creazione di uno ex-novo. Alcune di queste caselle sono arrivate a toccare quota 30 e talvolta 40GB, un calvario che solo alcuni di voi che utilizzano questo servizio potranno capire, un problema anche per i dischi fissi montati nei PC portatili, soprattutto quando si tratta di SSD da 128GB dove il solo sistema operativo con le sue patch occupa già 50GB circa ed il resto è tutto programmi e documenti (so che è possibile fare pulizia, ma provate a pensare a quanti la fanno realmente).

I casi più frequenti? Outlook che non riescono a scaricare completamente l’archivio di posta condiviso, altri che vedono o non vedono cartelle in base alla rapidità di aggiornamento della cache tra server di Microsoft e postazione locale, un caos difficile da spiegare all’utente, figurarsi farglielo digerire. Per questo motivo ho cercato sul web altri casi simili al nostro e ho trovato un ottimo articolo che parla dell’argomento, è di Johan Veldhuis e si trova all’indirizzo johanveldhuis.nl/en/outlook-cached-mode-gebruiken-of-niet. Anche lui analizza i possibili problemi che sorgono da questa soluzione e l’eventualità del lasciare solo in cloud le caselle di posta condivise. L’unica reale pecca? La fruibilità della casella e la velocità di aggiornamento in fase di esplorazione e ricerca. Se non c’è una buona connessione dati alla base si rischia di scegliere una via ancora più tortuosa dello scaricare completamente gli OST in locale e attendere pazientemente che il download termini soprattutto perché Microsoft -per ovvi motivi- non potrà mai lasciare “banda aperta” ai client che si connettono ai suoi server, rallentando di proposito un download che per grandi quantità di dati potrebbe arrivare a durare una giornata intera.

E allora conviene realmente?

Siete in una condizione di connessione dati sempre performante, che possa coprire abbondantemente le richieste dei vostri utenti e che in caso di problemi fa switch sulla linea di backup? In tal caso si, conviene sicuramente quando si ha a che fare con Shared Mailbox dalle dimensioni non certo “snelle“. Togliere il segno di spunta dall’opzione che in Outlook prevede di usare la modalità Cache anche con le caselle di posta condivise vi permetterà di consultarle “in diretta” dal server e qualsiasi vostra mossa sarà immediata e replicata seduta stante anche sulle altre postazioni che fanno uso della stessa casella. Le ricerche verranno effettuate anch’esse dal server e sarà completamente suo il carico di lavoro, un po’ come utilizzare la WebMail pur avendo sempre l’interfaccia del client Outlook davanti. Non conviene assolutamente se si ha a che fare con una connessione spesso instabile, con una costante mancanza di velocità nella navigazione o condizioni di questo genere che sarebbero più deleterie per il resto del lavoro da portare a termine.

Un articolo di Microsoft parla dell’argomento e vi spiega perché Outlook 2010 e 2013 vanno a scaricare anche le Shared Mailbox in modalità Cache senza che voi facciate nulla, di default: “By default, shared mail folders are downloaded in Cached mode in Outlook 2010 and Outlook 2013“, disponibile all’indirizzo support.microsoft.com/kb/982697/en-us, nello stesso viene riportato il da farsi nel caso in cui vogliate che quell’opzione del client sia disattivata fin dal primo avvio, estremamente utile se avete scelto di percorrere la via del “solo la casella personale viene salvata in cache mode sul PC e tutto il resto è online“, di sicuro io fossi in voi lascerei quella possibilità sempre disponibile senza inibirla (fattibile anche quello, sempre tramite GPO) così da permettervi di utilizzarla solo su quei client che hanno a che fare con grandi quantità di mail da scaricare.

Altri utilizzatori di Office 365 nei dintorni? Voi cosa avete scelto di fare?