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Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 8Torniamo sull’argomento Office 365, che trattandosi di una tematica affrontata pressoché quotidianamente, deve e può permettersi di occupare spazio nel database di questo blog, un po’ come promemoria a lungo termine per il sottoscritto, un po’ come condivisione di esperienza per tutti coloro che hanno a che fare con lo stesso tipo di ambiente e richieste da parte degli utenti.

Stavolta la richiesta è stata abbastanza particolare, quello di cui vi parlo è in realtà un work-around che è servito ad aggirare un ostacolo diversamente non affrontabile su un sistema Android, in attesa di una soluzione un po’ più pulita e supportata, un po’ come quella spiegata già per iOS. Impariamo a gestire una casella di posta condivisa passando da OWA, l’interfaccia web di Microsoft, stesso look & feel di quello che è diventata nel corso del tempo l’applicazione di Outlook, disponibile attualmente per Android e iOS:

Microsoft Outlook
Microsoft Outlook
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Che poi chiariamoci: non c’è nulla di così complesso da imparare, semplicemente ci vogliono i giusti passaggi per configurare la Shared Mailbox sotto il proprio account principale di OWA (quindi anche dell’applicazione di Outlook). Diamo inizio al passo-passo corredato di immagini che vi guideranno lungo l’intero articolo!

Collegatevi alla vostra casella di posta elettronica via outlook.office365.com, quindi entrate nelle sue Opzioni e selezionate la voce “Account connessi” (sotto la label Account):

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 7

Da qui potrete aggiungere un account. Inserite l’indirizzo della casella di posta elettronica condivisa. Potete inserire una qualsiasi password, anche sbagliata, non ha importanza, in questo momento non è importante:

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 1

Ignorate l’avviso di Connessione non protetta che vi comparirà quando proverete a mandare avanti la configurazione,

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox

e scegliete una connessione di tipo IMAP per gestire la casella di posta elettronica:

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 2

A questo punto vi verranno richiesti tutti i dati di connessione alla casella di posta elettronica condivisa. È qui che bisogna porre un minimo di attenzione in più a ciò che si riporta:

  • Nome visualizzato: come comparirà la casella (in colonna di sx nell’Outlook e come si presenterà all’esterno, un po’ come il suo nome e cognome).
  • Indirizzo di posta elettronica: quello della casella di posta condivisa (es. shared@contoso.com).
  • Nome utente: qui sarà necessario specificare un nome utente composto da chi possiede le ACL di lettura sulla casella condivisa, seguito dal vero ID della casella condivisa (precedentemente ottenuto da Powershell, come spiegato nell’articolo dedicato a iOS).
  • Password: il campo Password andrà ora popolato con la vera password di accesso alla casella di posta elettronica dell’utente autorizzato all’utilizzo della casella condivisa.

Le informazioni riguardanti il server di posta sono pubbliche e si trovano facilmente, ma vi basti sapere che dovrete collegarvi a outlook.office365.com, con autenticazione Standard, crittografia SSL e porta 993.

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 3

Salvo errori, dopo qualche attimo di attesa comparirà una conferma di connessione all’account, potrete ora procedere con il vostro lavoro:

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 4

E se volessi spedire a nome della casella?

Contestualmente alla configurazione di ricezione posta, vi verrà inviata una mail di verifica sull’account condiviso per permettervi di inviare mail a nome della casella condivisa stessa. Basterà fare clic sul link che compare nella mail di verifica per autorizzare l’operazione. Potrete ora configurare il vostro OWA / Outlook (mobile) per inviare con diverso mittente.

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 5

Tornando ora alla schermata degli account connessi, nel frattempo, noterete una Connessione in corso verso l’account condiviso, non preoccupatevi e continuate a lavorare, la posta è in fase di scaricamento.

Office 365 e OWA: connettersi a una Shared Mailbox 6

Gestire il flusso di posta

Perché è importante? Perché contrariamente a iOS, dove la casella verrà gestita come fosse un’entità separata con sue cartelle e sue regole, in questo caso riceverete una copia di ogni mail inviata alla casella condivisa ma direttamente nelle cartelle della vostra casella di posta personale. Non è affatto comodo, posso assicurarvelo, per questo motivo è importante gestire il flusso di posta in ingresso e uscita tramite regole da impostare tramite Outlook (o OWA).

Il mio consiglio è quello di intercettare tutto ciò che viene inviato all’indirizzo della Shared Mailbox (che sia in A: / CC: / CCN:) e spostarlo automaticamente in una cartella che andrete appositamente a creare sotto il vostro account personale. Lo stesso vale -manco a dirlo- con la posta in uscita. Ci sono filtri ad-hoc su Outlook / OWA che possono svolgere l’arduo compito di tenere le due “vite” ben separate, senza far scadere il tutto in un “mappazzone” che sarebbe ingestibile con l’avanzare del tempo.

Vi ricordo inoltre (prima di chiudere) che configurare in questa maniera un account, non permette in nessun caso di ottenere una specularità delle cartelle create sotto la casella condivisa, facendo venire a meno la comodità di condividere con un collega la posizione di una mail che in quel momento vi serve più dell’ossigeno, e creando potenzialmente più confusione che beneficio, soprattutto quando una ricerca ad ampio spettro impiega troppo tempo e non trova (magari) ciò che realmente state cercando.

Insomma, lo avrete capito: il work-around c’è, ma bisogna fare molta attenzione e valutare bene i pro e i contro della soluzione offerta.

Buon lavoro!

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OS X: formattare un disco in FAT32 direttamente da Terminale 1Per chi ancora non lo sapesse (sul serio?) una Shared Mailbox creata su Exchange Online (Office 365), è una casella di posta condivisa alla quale uno o più utenti dello stesso server potranno fare accesso, leggere e rispondere alle e-mail passando da un indirizzo alternativo al proprio. È una casella di posta che non necessita di licenza perché non porta con sé una vera e propria identità configurabile su Exchange. Sarà l’utente con l’accesso (sia in lettura che “SendAs” / “SendOnBehalfTo”, nda) ad avere la licenza, ad autenticarsi alla casella, a utilizzarla nel proprio client di posta elettronica o in OWA.

E se aveste la necessità di configurare quella casella di posta su un client di posta alternativo come Mail su iOS? La risposta è tutto sommato semplice: si può fare, basta porre la giusta attenzione ai dati che si inseriscono in fase di configurazione della casella e l’ID univoco della stessa, che è possibile recuperare direttamente da Powershell.

Una volta collegati vi basterà effettuare una query per ricercare il MicrosoftOnlineServicesID della casella interessata, come nell’esempio:

PS C:\PS1\PS1> Get-Mailbox shared@contoso.com | ft MicrosoftOnlineServicesID
MicrosoftOnlineServicesID
-------------------------
shared@contoso.onmicrosoft.com

Prendete nota di quel valore. Esso andrà sostituito a quello riportato qui di seguito in procedura.

Impostazioni Posta, contatti, calendari

Aggiungi account Altro Aggiungi account Mail

  • Nome: Contoso srl – Ufficio Rossi
  • E-mail: ufficio.rossi@contoso.com
  • Password: $password
  • Descrizione: Contoso srl – Ufficio Rossi

Potrete (dovrete, in realtà) sostituire ogni informazione sopra riportata con ciò che vi interessa realmente configurare.

Il valore del campo Password, in questo momento, può riportare una qualsiasi sequenza di lettere e numeri, anche sbagliata, il controllo andrà comunque in errore e bisognerà attendere il timeout della prima verifica informazioni che il telefono tenterà di fare (ricercherà le impostazioni della casella online, per evitare di doverle inserire manualmente). Non preoccupatevi e andate avanti.

  • Mantenete la selezione su IMAP (in testa alla schermata corrente su iPhone o iPad).
  • Mantenete tutto ciò che c’è nel primo blocco “INFORMAZIONI ACCOUNT IMAP”, si tratta delle stesse informazioni messe qualche attimo fa.

All’interno del blocco “Server posta in arrivo” occorrerà specificare alcune informazioni:

  • Nome host: outlook.office365.com
  • Nome utente: mario.rossi@contoso.com/ufficio.rossi@contoso.com
  • Password: $passwordmario

Ovviamente andrà sostituito mario.rossi@contoso.com con il proprio utente di Exchange, quello autorizzato a utilizzare la casella condivisa, quindi sostituire anche ufficio.rossi@contoso.com (mantenendo lo “/” di separazione) con il vero ID della casella condivisa, precedentemente ottenuto da Powershell, quello di cui dovreste aver preso nota.

Il campo Password andrà ora popolato con la vera password di accesso alla casella di posta elettronica dell’utente autorizzato all’utilizzo della casella condivisa, quindi la password del signor “Mario Rossi” (riferendomi all’esempio).

Nel blocco successivo, quello relativo al “Server posta in uscita”, servirà specificare invece:

Anche in questo caso andrà sostituito mario.rossi@contoso.com con il proprio utente di Exchange, quello autorizzato a utilizzare la casella condivisa. Lo stesso vale per il campo Password, nel quale inserire (come già fatto poco fa) la vera password di accesso alla casella di posta elettronica dell’utente autorizzato all’utilizzo della casella condivisa, quindi la password del signor “Mario Rossi” (riferendomi ancora una volta all’esempio).

Salvo errori, iPhone (o iPad) inizierà a scaricare la posta elettronica dalla casella condivisa subito dopo aver effettuato il salvataggio della configurazione appena terminata. Vi basterà effettuare un test inviando una mail dal diverso mittente. In alcuni casi questo passaggio potrebbe restituire un errore ma la mail arriverà comunque a destinazione (verificate, giusto per sicurezza).

Vi posso assicurare che è stato più difficile riportare il tutto in procedura che eseguire le operazioni sullo smartphone ;-)

Buon lavoro!

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