Outlook 2016: disattivare il pulsante “Archivia”

Gioxx  —  28/06/2017 — 4 Comments

Non è una novità, già da qualche tempo Outlook 2016 propone un pulsante chiamato “Archivia” all’interno della sua barra multifunzione, il quale scatena un’azione predefinita che sposta la mail (singola, o anche un gruppo di) in una cartella denominata (con molta fantasia) Archivio.

Non si tratta però di un vero e proprio archivio, è più un effetto placebo come lo spostare la polvere sotto al tappeto. Non lo vedo, quindi non c’è. Una cosa simile si poteva ottenere anche con un’azione rapida e una cartella creata ad-hoc, ma tant’è. E se il pulsante però venisse premuto per sbaglio? Come rimediare e fare in modo che non accada più?

Outlook 2016: disattivare il pulsante "Archivia"

Outlook 2016 include nella scheda Home della barra multifunzione una caratteristica di archiviazione rapida che invia i messaggi nella cartella Archivio. Gli utenti di Office 365 per le aziende hanno accesso anche a un archivio online.

Nota: per supportare la funzione di archiviazione tra Outlook 2016, Outlook per iOS e Android e Outlook sul web, viene automaticamente creata la cartella di archiviazione . Questa cartella rispetta i criteri di conservazione che potrebbe essere la cassetta postale, tra cui l’eliminazione dei messaggi di posta elettronica.

Il documento completo è disponibile all’indirizzo support.office.com/it-it/article/Caratteristica-Archivio-in-Outlook-2016-per-Windows-25f75777-3cdc-4c77-9783-5929c7b47028, e descrive per filo e per segno il comportamento della funzione. L’archivio online (ciò che viene definito in Exchange un in-place archive) è tutto un altro mondo, e si tratta di un vero archivio, separato dalla propria casella di posta elettronica e soggetto a regole di movimentazione posta che possono essere modificate in qualsiasi momento.

Tornando sull’argomento principale, il tasto “Archiviapuò essere disabilitato, almeno su Outlook, in un colpo solo e in maniera centralizzata, evitando così il dover mettere mano su ciascuna postazione, o lasciar modificare all’utente le preferenze del proprio client andando a rimuovere il pulsante dalla barra (personalizzandola, come permesso da ogni applicativo di Office). La soluzione arriva da slipstick.com e interviene sul registro, aggiungendo una chiave che nasconde l’ID di quel pulsante:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\DisabledCmdBarItemsList]
"TCID1"="26308"

(trovi copia del file di registro qui). Occhio però: la soluzione è valida se nel registro non esiste già un TCID1, altrimenti occorrerà incrementare il progressivo dello stesso per evitarne la sovrascrittura, ognuno dovrà separatamente nascondere un ID differente (per esempio: TCID1, TCID2, ecc.):

Warning! If you have other commands disabled using policy, do not use this registry key. It will replace the command disabled in TCID1. Edit the registry yourself, incrementing TCID to the next available number.

La modifica è immediata e non servirà riavviare il PC, ti basterà attendere che l’utente chiuda e avvii nuovamente il suo client di posta elettronica (presumibilmente, noterà la modifica il mattino seguente, se è uno di quelli che apre-chiude Outlook una sola volta al giorno). Il suggerimento è quello di utilizzare la console di Group Policy Management per andare a ritoccare il comportamento dei client interessati, o al massimo uno script che intervenga all’avvio del sistema (meglio la prima proposta, se puoi).

E per OWA?

Se tu o i tuoi utenti utilizzano OWA, sappi che allo stato attuale non puoi togliere la voce “Archivia” disponibile nel clic del tasto destro, probabilmente Microsoft lo permetterà (via console) in futuro. Cambia invece la questione relativa all’applicazione per smartphone e tablet, la quale può essere ritoccata nel comportamento andando in ImpostazioniOpzioni di scorrimento.

Da qui potrai evitare di far entrare in funzione l’archiviazione in locale delle tue mail nel caso in cui ti scappi uno swipe verso destra.

Questo è quanto, almeno per il momento.

Buon lavoro!

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  • Michele Ariis

    Ciao…grazie e complimenti per i tuoi post sempre molto utili…
    Ti chiedo…da una settimana su outlook 2016 non funziona più la ricerca…
    La posta è su office 365 e ci sono degli archivi pst in locale…se la ricerca viene fatta su office 365 funziona…se viene fatta sui pst locali non funziona…già provato a ricreare indice e fare tutti gli aggiornamenti (office + windows) ma niente…questo lo fa sia su windows 7 che sul 10…

  • Ciao Michele. Ci sono stati dei problemi con le ricerche in Outlook qualche tempo fa, segnalati nell’area amministrativa di Office 365, ma ormai rientrati. Allo stato attuale gli unici problemi ancora attivi (e segnalati / documentati) sono quelli che trovi descritti qui: https://support.office.com/en-us/article/Outlook-known-issues-in-the-June-2017-security-updates-3f6dbffd-8505-492d-b19f-b3b89369ed9b?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

    Se la ricerca funziona via Office 365 e anche in Outlook per ciò che riguarda i database di posta “vivi” ma non nei PST offline, c’è sicuramente qualcosa che non torna sulla loro indicizzazione (o potrebbe trattarsi di un bug degli ultimi aggiornamenti di Office, ancora non lamentato e quindi documentato). Era saltato fuori anche qualche articolo in merito (in inglese), uno fra tanti: https://lookeen.com/blog/how-to-fix-outlook-2016-search-problems

    Buon lavoro!

  • Michele Ariis

    Ciao…provo e ti faccio sapere…Grazie mille per la dritta…
    Ciao

  • Figurati :-)