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Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Consigli pratici di sopravvivenza: si tratta di una modifica (del documento) dello scorso agosto ma che ancora oggi miete vittime abbastanza facilmente. Si tratta dei tempi di Recovery per la posta elettronica eliminata dal cestino di Outlook, quella ancora recuperabile da server, tramite apposito “Recupera posta eliminata“. Se ti stai chiedendo quanti giorni hai a disposizione in questa fase, probabilmente la risposta è 14, e non ti piacerà.

Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox

La più classica delle ricerche in Google suggerisce un come fare, per l’esattezza “Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox“, ed è così che si finisce in Technet a leggere ciò che Microsoft spiega a tal proposito. Secondo l’ultimo ritocco, i giorni di Recovery di una mailbox (predefiniti) sono 14, pochissimi considerando che una persona ha (sempre di default) una policy che pulisce automaticamente il cestino dopo 30 giorni, ma che non gli impedisce di pulirlo autonomamente all’uscita dal client, per esempio. Ciò vuol dire che si hanno, nella peggiore delle ipotesi, al massimo 14 giorni per accorgersi di aver fatto una stupidata, oltre i quali diventa definitiva.

Ho voluto modificare questo comportamento, ritoccando la policy di pulizia del Cestino (ECP → Compliance Management → Retention Tags → Deleted Items) e portandola a 60 giorni, quindi facendo girare un’istruzione PowerShell per portare i 14 giorni di Recovery a 30, il massimo offerto da Office 365:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

L’istruzione modificherà il comportamento di ogni casella attualmente presente su Exchange in cloud. Il problema però te l’ho appena riportato tra le righe. Così facendo modificherai il periodo di retention delle caselle fino a ora presenti sul server, non lo farai per quelle future, dovrai quindi prevedere un automatismo che lo faccia anche per le prossime caselle di posta che andrai a creare, oppure dovrai ricordarti ogni volta di lanciare lo stesso comando via PowerShell (io, avendo già uno script PowerShell che rifinisce un utente appena creato, ho aggiunto l’istruzione a quelle solitamente eseguite).

A quel punto, per recuperare qualcosa di apparentemente perso, basterà mettere in pratica quanto suggerito da Microsoft stessa:

Buon lavoro.

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Argomento molto spinoso, non voglio perdere troppo tempo, mi piacerebbe utilizzare questo articolo un po’ come se fosse stato il mio blocco appunti nel momento preciso in cui mi è stata scalata una richiesta di HelpDesk, si parlava della necessità di recuperare della posta persa e cancellata anche da cestino, apparentemente introvabile nelle mail “recuperabili” di Outlook e nello stato di limbo (Grace Period), su server, per quel pericoloso massimo di 15 giorni oltre i quali non c’è più nulla da fare.

Exchange, PowerShell e Office 365: recupero della posta cancellata 2

 

Tutto quello che ti serve sapere per gestire la posta eliminata e recuperabile tramite Outlook o WebMail, è contenuto all’interno della documentazione di Microsoft, la trovi all’indirizzo support.office.com/it-it/article/Recuperare-elementi-o-messaggi-di-posta-elettronica-eliminati-in-Outlook-Web-App-c3d8fc15-eeef-4f1c-81df-e27964b7edd4.

E se questo non bastasse? Se ti toccasse di dover mettere mano al server via PowerShell?

Cosa c’è da sapere

È tutta una questione di ruoli, tipicamente non assegnati al proprio gruppo di appartenenza, neanche se si fa parte degli amministratori. Per partire servirà quindi accedere all’interfaccia di amministrazione di Office 365 → ECP (Exchange Control Panel), andare in PermissionsAdmin Roles, quindi fare clic su Organization Management:

PowerShell e Office 365: recupero della posta cancellata

Questo ti permetterà di aggiungere il ruolo di “Mailbox Import Export” a quelli previsti dal gruppo, del quale gli amministratori del tenant fanno certamente parte (verificalo ugualmente, non si sa mai). Servirà ad aggiungere comandi disponibili (e richiamabili) da PowerShell:

PowerShell e Office 365: recupero della posta cancellata 1

Dopo aver salvato la modifica, lancia la PowerShell e collegati al tuo server Exchange in Cloud, avrai a disposizione più comandi nella sessione remota, tra i quali quelli dedicati al “Search-Mailbox“, fondamentale, tra le altre cose, per i recuperi della posta eliminata. Nel mio caso ho provato a ripristinare tutte le mail ricevute e inviate in un particolare intervallo di tempo, tradotto in codice PowerShell si ottiene qualcosa di simile a:

Search-Mailbox -Identity shared@contoso.com -SearchQuery {sent:"01/01/2015..13/05/2016" OR received:"01/01/2015..13/05/2016"} -TargetMailbox admin1@contoso.com -TargetFolder "Recovery" -LogLevel Full

La stringa mi ha permesso di recuperare tutto quello che è stato inviato o ricevuto dal primo gennaio 2015 al 13 maggio del 2016. Il comando Search-Mailbox accetta il parametro -Identity shared@contoso.com (shared@contoso.com può essere sostituito con qualsiasi altro indirizzo di posta gestito dal proprio Exchange) attraverso il quale dirgli su che casella dovrà andare a lavorare. La SeachQuery permette diversi parametri, puoi trovare alcuni riferimenti in Technet, all’indirizzo technet.microsoft.com/en-us/library/dd298064(v=exchg.150).aspx. Recovery è una cartella (la TargetFolder) appositamente creata nella casella di posta dell’amministratore (che corrisponde alla TargetMailbox), all’interno della quale verrà riprodotto l’albero delle cartelle della casella di posta sorgente (shared@contoso.com) e inserite tutte le mail recuperate.

In alternativa, puoi provare a recuperare esclusivamente le mail cancellate (e non più presenti nel cestino), in villeggiatura nel cassonetto (Dumpster), un po’ quello che è possibile fare dalla WebMail di Outlook (OWA) o dalla funzione Recupera elementi eliminati dal server del client Outlook di Office (installato in locale):

Search-Mailbox -Identity shared@contoso.com -SearchDumpsterOnly -TargetMailbox admin1@contoso.com -TargetFolder "Recovery"

Vale quanto già detto prima, Recovery resta la cartella di recupero mail (dove verrà creata una finta struttura ad albero, che stavolta presenterà esclusivamente i Recoverable items), la casella utilizzata per appoggiare il risultato ottenuto è quella di un amministratore di Exchange (ma puoi indicare anche quella di un utente qualsiasi), la sorgente (shared@contoso.com) è una casella di posta condivisa, ma anche stavolta è possibile sostituirla con qualsiasi altra casella di posta elettronica gestita dall’Exchange.

Ti propongo ulteriori fonti per poter scoprire qualcosa in più riguardo questo tipo di casi da affrontare:

Tutto materiale che mi è tornato utile nel momento del bisogno, senza considerare che non si finisce mai di imparare e che casi come questi cadono tra capo e collo nel momento peggiore possibile, quando ovviamente “non potevo assolutamente perdere questa mail, scusa se me ne sono accorto quando ormai mancano solo due ore alla distruzione totale di quanto rimosso distrattamente” ;-)

L’operazione, una volta lanciata, durerà del tempo. Prenditi una pausa, fai altro, sgranchisci gambe e schiena, al termine verrai avvisato con tanto di statistiche sul recupero (quante mail sono state trovate e riportate in vita, quanto tempo è passato, ecc.), ora non resta che incrociare qualsiasi dito possibile e verificare di aver recuperato tutto ciò che serve al tuo utente.

Buon lavoro!

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È un problema che sicuramente riguarda Microsoft Outlook 2013 ma da quanto ho potuto leggere in giro le cose non sono diverse con la versione immediatamente precedente del client di posta Microsoft. Nonostante esista la possibilità di recuperare la posta eliminata (e cancellata dal cestino), esplorando una casella di posta condivisa il pulsante per il recupero non sarà cliccabile. L’unica speranza è quindi quella di colpirsi ripetutamente la testa con un piede di porco? Errato, un riferimento nella knoledge base di Microsoft spiega come aggirare il problema e rendere disponibile quell’ultima spiaggia (ultima sia per voi che per l’utente), il tutto cercando di rispettare i termini imposti dall’azienda di Redmond stessa, sperando che l’utente si accorga del danno non oltre i 30 giorni oltre la cancellazione.

Outlook2013-RecuperaBloccato

Il riferimento ufficiale di Microsoft è disponibile alla pagina support.microsoft.com/kb/246153/en-us. Spiega che è possibile sbloccare la funzionalità semplicemente mettendo mano al registro di sistema, aggiungendo una chiave (se non esistente) ed un valore DWORD. Testato, funzionante, tutti felici e contenti prima delle ferie di Natale (anche se leggerete questo articolo solo nell’anno nuovo o giù di lì).

La chiave da creare nel caso in cui mancasse è “Options” (il valore DWORD lo vediamo dopo), gli scenari possibili sui quali lavorare sono 3 e variano in base all’architettura di sistema e a quella del client di posta:

  • Per un Outlook (anche se si parla dell’intera suite Office, ndr) a 32 bit installato su un sistema operativo a 32 bit: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options
  • Per un Outlook a 32 bit installato su un sistema operativo a 64 bit: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Exchange\Client\Options
  • Per un Outlook a 64 bit installato su un sistema operativo a 64 bit: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options

In tutti e 3 i casi create la chiave (visualizzata come fosse una cartella, ndr) “Options” se non già presente. All’interno di questa (per tutti e 3 i casi) andrà creato un nuovo valore DWORD chiamato “DumpsterAlwaysOn” il quale dovrà avere valore 1.

Arrivati a questo punto chiudete Outlook e riapritelo, se non avete commesso errori potrete sfruttare il pulsante per il recupero della posta cancellata anche navigando una Shared Mailbox (o casella di posta condivisa). Fate attenzione: vi ricordo che le mail selezionate per il recupero (che sia una o che siano mille) verranno ripristinate all’interno della cartella selezionata mentre avete la finestra del recupero aperta e pronta al ripristino. Outlook 2013 (ma credo anche il 2010, nonostante non possa esserne certo) non è in grado di ricostruire la gerarchia delle cartelle antecedente alla cancellazione ma solo recuperare il loro contenuto (che è già molto più di metà dell’opera considerando l’importanza che le mail hanno in ambito lavorativo -e non solo- oggigiorno).

Spero che questo consiglio possa aiutare qualcuno a non andare in paranoia durante la classica telefonata di richiesta supporto dell’utente che battezzerà il tutto con un “Credo di aver fatto una boiata, ma sono sicuro risolverai“.

Enjoy.

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