Outlook: come posso bloccare lo spam asiatico sulla casella condivisa?

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Argomento particolarmente spinoso perché ancora non ufficialmente riconosciuto da Microsoft e dai servizi 365. Quando hai a che fare con l’estero e ricevi email da qualsiasi paese facente parte della nostra Terra è difficile se non impossibile prendere decisioni drastiche e indicare alle tue regole Exchange di scartare ogni email in entrata proveniente da un particolare tld o scritta in una specifica lingua.

Più utenti e caselle di posta elettronica gestisci, più potresti fare un potenziale torto o – peggio – danno a uno di quei dipendenti. Per questo motivo dovrai necessariamente delegare alla singola casella di posta elettronica quelle impostazioni che possano evitare l’invasione di contenuti non graditi. E se quella casella fosse condivisa? Ecco il problema.

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Outlook è un ottimo strumento che svolge egregiamente la sua funzione di client di posta elettronica predefinito, Microsoft continua ad aggiornarlo e arricchirlo per andare incontro a ogni possibile esigenza dell’utente finale e per proteggere quest’ultimo da ogni sorta di fastidio o rischio. Una delle funzioni che maggiormente apprezzo è proprio quella relativa al trattamento delle email provenienti da domini di primo livello che certamente non dovranno avere a che fare con me (dipendente) o lingue ben precise che non hanno senso alcuno che arrivino nella mia casella di posta (e tra arabo, cirillico e cinese c’è solo l’imbarazzo della scelta, giusto per citarne alcune e grosso modo rapportarle con l’esigenza più comune fatta di lingua locale e inglese).

Outlook: come posso bloccare lo spam asiatico sulla casella condivisa?

Queste opzioni però non sono attualmente disponibili per le caselle di posta elettronica convidisa, le Shared Mailbox di Office 365 (e più in generale di Exchange). Sono certo che Microsoft in futuro lo prevederà ma a oggi tocca inventarsi una qualche sorta di gabola per tenere un po’ più al sicuro le caselle di posta dei propri gruppi di lavoro. Io ho cercato di capire sui forum di Microsoft se altri avessero avuto la medesima esigenza e come l’avessero risolta. Nonostante le soluzioni più disparate alla fine mi sono più o meno arreso all’evidenza che il metodo migliore è forse quello di analizzare le email sgradite in ingresso e individuare in queste l’uso dei caratteri da filtrare.

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Capiamoci: in un’email scritta con caratteri cinesi ho dovuto analizzare e calcolare il numero di volte che quei caratteri sono stati utilizzati all’interno dello stesso testo. Ho poi ripetuto la stessa cosa con altre email provenienti dal territorio asiatico e ho ottenuto quindi una sorta di classifica che a quel punto ho potuto utilizzare per costruire una regola che – dopo circa un mese di utilizzo – ha dato certamente i suoi frutti.

Ti propongo quindi la lista dei caratteri che ho filtrato:

A questo punto bisognerà creare la regola via OWA (Outlook Web Access, l’interfaccia WebMail ufficiale di Microsoft che raggiungi all’indirizzo outlook.office.com) sulla casella di posta elettronica condivisa. Fai accesso, spostati nelle Impostazioni e quindi nelle Regole (sotto la voce Posta, nda). Crea una nuova regola che intercetti specifiche parole nell’oggetto o nel corpo dell’email, a quel punto inizia a specificare i caratteri che ti ho proposto sopra, otterrai un risultato molto simile a questo:

La regola – da ora attiva – proverà a filtrare qualsiasi email contenente quei caratteri che ti ho proposto poco sopra, non importa se questi si troveranno mescolati in un testo in lingua locale o inglese (o qualsiasi altra), l’email verrà comunque scartata perché su quella specifica casella di posta elettronica non è normale ricevere quel tipo di caratteri. Il metodo è certamente funzionante ma chiaramente non fa prigionieri, per lui sarà tutto bianco o nero, occhio quindi se questo può generare dei problemi nel tuo caso.

Se hai domande sai bene che – come sempre – l’area commenti è a tua totale disposizione.

#StaySafe


Riconoscimenti e ulteriori fonti:
answers.microsoft.com/en-us/outlook_com/forum/all/blocking-international-messages-from-countries/b111249c-f633-4ca6-a162-d73c8a7e75ef
social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/bdbfde55-fbea-4fd3-a1f8-707b3e4d3cf2/transport-rule-to-block-mails-with-chinese-characters
docs.microsoft.com/it-it/powershell/module/exchange/set-mailboxjunkemailconfiguration?view=exchange-ps
techcommunity.microsoft.com/t5/office-365/junk-e-mail-settings-for-shared-mailboxes/m-p/90471
support.microsoft.com/it-it/office/blocco-di-un-mittente-di-posta-elettronica-b29fd867-cac9-40d8-aed1-659e06a706e4
Gioxx's Wall

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