L’ufficio a casa ai tempi del nuovo Coronavirus

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A meno di lavorare in pianta stabile da casa nessuno di noi era realmente pronto quando il Governo ha dichiarato lo stop totale, né tanto meno può vantare un vero e proprio ufficio casalingo a sua disposizione a meno di vivere in un bell’appartamento con la tanto desiderata (almeno da me) stanza in più (sì, la sogno ogni notte, la mia scrivania, l’angolo televisore con console, il tavolo da biliardo …). La pandemia generata dalla Covid-19 ce lo ha insegnato e ci ha reso un po’ tutti protagonisti di acquisti orientati a migliorare l’esperienza lavorativa tra le mura casalinghe, inevitabilmente. Dato che questa condizione dovrà necessariamente protrarsi ancora per diversi mesi ho deciso di raccogliere qualche – spero – buon consiglio e metterlo a tua disposizione.

Smart Working
Photo by Austin Distel

Work from Home

Non chiamarlo Smart Working, te ne prego. Lo puoi mettere nel contesto che più ti piace ma la sostanza non cambia: non si tratta di lavoro agile, non è telelavoro e neanche Smart Working. Tutto viene troppo spesso semplificato a spese di una corretta definizione di quello che tecnicamente non possiamo che riportare come lavoro da casa o Work from Home, che sai bene quanto l’inglese possa rendere tutto maledettamente più figo e pomposo nonostante esista la perfetta descrizione in lingua italiana. Se il Governo obbliga a non uscire di casa ma l’azienda ti ha messo a disposizione le giuste risorse per operare allora è evidentemente questo ciò che stai facendo. Se te lo stai chiedendo sappi che lo Smart Working è sostanzialmente la stessa cosa ma senza la limitazione di luogo e ora (per fartela semplice, altrimenti leggi qui).

Chiarito l’aspetto teorico comprendo la difficoltà di chi prima a ora non aveva mai fatto nulla di simile e si ritrova un po’ spaesato dalla novità. Io ho iniziato a lavorare comodamente da casa circa un anno fa, dipendente di un’azienda che ha voluto sperimentare il bilanciamento lavoro-famiglia orientandosi quanto più possibile a un futuro fatto di lavoratori responsabili in grado di portare a termine il proprio dovere senza necessità di occupare fisicamente la poltrona in ufficio. Ci sono enormi benefici da ambo i lati della barricata e innumerevoli studi che ne dimostrano efficacia e soddisfazione da parte di coloro che così facendo riescono a conciliare entrambe le faccia della stessa medaglia, il tutto senza far mancare nulla all’azienda che in realtà guadagna in performance e fedeltà. Certo questa cosa non è chiaramente possibile e adattabile a ogni mestiere, ma i tanti impiegati giocano un ruolo fondamentale nella movimentazione mezzi / tempo della città quotidianamente. Pensa a chi abita distante dal proprio luogo di lavoro: ore di tempo sprecate inutilmente che si possono deviare verso una maggiore produttività a beneficio dei due poli, è tutta salute (cit. ?).

Le regole fondamentali

Non pensare che lavorare da casa equivalga a poltrire. Ci sono parecchi sistemi di monitoraggio delle performance di un dipendente e alcune aziende misurano e portano a bilancio annuale i KPI che non mentono. Se vuoi che l’azienda si fidi di te devi dimostrare all’azienda di ricoprire in maniera seria il tuo ruolo e di meritarti la possibilità di lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo tu voglia (a patto che il regolamento integrativo aziendale – generalmente redatto e fatto firmare, e che va oltre gli accordi di prestazione in Smart Working – lo permetta). Niente pigiami, riunioni in boxer o simili. Ci sono regole non scritte che fanno bene al cervello e che allontano le possibili cattive abitudini, io le uso da sempre e non ho mai avuto problema alcuno.

  • Non modificare la tua sveglia. Alzati dal letto alla stessa ora di sempre, lavati come sei abituato a fare, radi la barba, preparati a modo esattamente come dovessi uscire di casa. Ciò non vuol dire indossare giacca e cravatta, siamo pur sempre tra le mura di casa, va bene vestirsi Casual ma non far mancare nulla all’appello. Dove sta il vantaggio? Potrai fare colazione con più calma e goderti la compagnia di tua moglie e dei figli se li hai, è tempo prezioso che puoi togliere da quello che ruba di solito il viaggio verso l’ufficio.
  • Le mansioni di casa prima o dopo il lavoro, mai durante. Io sono solito svuotare la lavastoviglie prima di iniziare a lavorare o al rientro a casa la sera. Mia moglie prepara ciò che mangeremo il giorno dopo solitamente con una sera di anticipo. Non cambiare abitudini. Anche se ti trovi nel tuo appartamento è come se tu fossi in ufficio, pensa quindi che non ti è possibile fare l’allegro casalingo se in quel momento non dovresti trovarti in casa. Puoi certamente approfittare della pausa caffè ma non farlo, finirai per impiegare più tempo del dovuto.
  • A proposito di pause. Se sei abituato a prenderti un caffè con il collega a metà mattina NON perdere l’abitudine. Questo non vuol dire chiamare il collega con Zoom o equivalenti (io ti manderei probabilmente a fare cose puzzolenti al bagno), vuol dire alzarsi dalla poltrona e andare in cucina a prepararsi il caffè esattamente come se fossi in ufficio. Il fatto che tu sia a casa non vuol dire che tu non debba ritagliarti i tuoi spazi e i necessari riposi del neurone solitario. Questo vale con il caffè della mattina, con la sigaretta se proprio devi (NON fumare, dannazione), con il frutto a metà pomeriggio e via dicendo.
  • Cerca un luogo quanto più appartato possibile. Secondo una regola che trovi spesso scritta nelle integrazioni al contratto di Smart Working, dovresti in qualche maniera garantire la privacy degli eventuali documenti (cartacei e non) che tratti tra le mura di casa. Questo si traduce fisicamente nella necessità di una stanza dove tenere il laptop, da rendere inaccessibile a moglie, figli, estranei in generale. La stessa cosa si applica a luoghi diversi dalla casa. Devi fare in maniera tale che nessuno possa ficcare il naso nelle cose che riguardano l’azienda e nello specifico il tuo lavoro. Dato che – come detto prima – è difficile avere un appartamento con la stanza in più da adibire a studio, cerca una valida alternativa che possa garantire la giusta tutela dei contenuti accessibili dal tuo laptop e non dimenticare di bloccare Windows (o macOS o anche Linux) quando ti allontani dalla scrivania. Non ho ancora dei figli, capisco però la grande difficoltà e inevitabilmente vi dico che dovrete essere ancora più fantasiosi per raggiungere l’obiettivo.
  • Occhio all’orologio. Se prima si parlava di pause adesso si parla di orari prestabiliti. In ufficio abbiamo un’ora di pausa pranzo a disposizione dalle 13:00 alle 14:00. Generalmente entriamo intorno alle 8:15 (si comincia ufficialmente alle 8:30) e usciamo alle 17:30 circa (ufficialmente 17:15 ma è pura utopia). Cerca di rispettare per quanto possibile questi orari. La pausa pranzo può essere difficile se devi anche cucinare (quando in azienda invece puoi magari sfruttare la mensa) ma abituati e studia il miglior modo per organizzarla e averla quanto più libera possibile, non sforare. Sull’orario di lavoro beh, posso dirti che è sbagliato sforare (per una questione di rispetto nei tuoi confronti) ma sarei alquanto ipocrita. Tendo a iniziare di lavorare intorno alle 8:00 e molto difficilmente concludo alle 17:30, arrivo facilmente alle 18:00 e spesso anche alle 20:00. È sbagliato (nei miei stessi confronti) e sto facendo di tutto per cambiare questa tendenza.

A queste regole fondamentali si affiancano tutte quelle relative al buon senso e alla convivenza vita privata – lavoro. Se utilizzi la connessione di casa tua perché più performante della SIM dati fornita dall’azienda è chiaro che dovrai ricordarti che tutto deve convivere ed essere garantito. Se tra il meeting video con tutto il team di lavoro e il download in background di un videogioco sulla console preferisci il secondo in orario lavorativo beh, vuol dire che c’è un problema di fondo. Lavora con Spotify nelle cuffie se sei già abituato a farlo ma ricorda sempre che “il gas” va dato alle applicazioni aziendali, pilota il tuo router affinché succeda questo.

Francesco tempo fa ha pubblicato regole molto simili a quelle che ti ho riportato qui sopra e ne ha inserite delle altre, prova a dargli un’occhiata se ti va.

La dotazione

Nonostante io sia abituato da sempre a lavorare direttamente con il laptop senza periferiche esterne (se non quando mi trovo in ufficio) è anche vero che per periodi prolungati la questione cambia di molto. Se non puoi portare con te a casa la Docking Station allora pensa a un Hub che integri più porte e che possa rapidamente collegare tutto al tuo mezzo di lavoro. Fondamentale diventa anche un buon monitor esterno e una WebCam per evitare di tenere sempre aperto il laptop. Aggiungi a questo un kit tastiera e mouse (a te la scelta se senza fili o meno) e una scrivania corredata di buona poltrona per evitare che la tua schiena diventi poltiglia in pochi giorni.

Io non posso conoscere tutto e tutti, posso solo raccontarti la mia esperienza maturata fino a oggi e che può solo migliorare ulteriormente (budget e spazi permettendo). Sto usando un kit tastiera e mouse senza fili Logitech (Logitech MK235 (kit tastiera e mouse senza fili)) attaccato al mio hub ICZI (ICZI Hub USB C 10 in 1 per MacBook (e non solo)) al quale ho connesso anche un nuovo HP 27FH (che sto amando e che conto presto di recensire), insieme a una vecchia WebCam Logitech C310 che spero presto di sostituire con qualcosa di più performante (tipo una C920). Tutto viene alimentato dall’alimentatore del mio MacBook connesso con USB-C all’hub, una soluzione assai comoda per attaccare un solo cavo USB-C al mio laptop aziendale (usato negli orari d’ufficio) e al MacBook (durante il resto del tempo). Ti propongo qui di seguito la lista della spesa:

Ho completato il tutto con un tappeto su cui poggiare mouse e tastiera e un paio di supporti per tenere iPhone 8 (aziendale) e Mi 9 (personale) sempre a portata di vista e con la possibilità di attaccarli in carica facilmente. Prima che me ne dimentichi: ricorda di prendere una buona lampada da appoggiare direttamente dietro al monitor, da accendere quando arriva sera, io ne ho scelta una semplice ma molto carina e ho montato una lampadina a led con luce calda. Altra lista della spesa:

La scrivania altro non è che il vecchio JOKKMOKK di Ikea che abbiamo comprato e usato io e Ilaria in attesa del vero tavolo da pranzo arrivato in un secondo momento a casa nostra. Se non vuoi acquistare qualcosa di nuovo ti toccherà inevitabilmente usare ciò che hai in casa (e fidati, noi non potendo uscire abbiamo inventato anche di peggio con materiale che avevo in cantina). Per la sedia avevo acquistato già tempo fa la MARKUS di Ikea che è abbastanza comoda seppur esista molto di meglio sul mercato (soprattutto per passare molte ore piazzato davanti al monitor, da ripetere ogni giorno o quasi della settimana). Sogni? Ecco, una di quelle poltrone da gaming che si fondono completamente con le tue natiche donandoti piacere costante, hanno un costo importante ma soprattutto al termine di tutto questo te le ritroverai probabilmente in mezzo ai piedi senza sapere come e dove riposizionarle in appartamento.

Mi arrangio da solo

Sbagliato. Come già detto nell’articolo Il phishing ai tempi del nuovo Coronavirus bisogna fare molta attenzione a email e comportamenti anomali da segnalare tempestivamente al tuo supporto di competenza. In questo periodo è più semplice pensare di arrangiarsi da soli anche per ciò che in ufficio ti avrebbe portato a contattare l’HelpDesk. Scrivi email o alza la cornetta per qualsiasi dubbio, il tuo supporto di competenza sarà certamente a tua disposizione per darti una mano nel riconoscere email (e non solo) dannose per i tuoi dati e la tua privacy. Questo non vuol dire che tu possa contattare il supporto anche nel caso in cui il telecomando del televisore non funzioni più, ma non avere paura quando si tratta di questioni legate all’azienda e alle dotazioni che ti sono state fornite da quest’ultima.

In conclusione

Con la speranza di averti fornito qualche buono spunto di riflessione e una lista della spesa alla quale appoggiarti per i tuoi acquisti (non necessariamente identici, anzi, ti invito a consigliarmi ulteriori prodotti nell’area commenti del blog) ti auguro buon proseguimento di giornata e ti chiedo: sei già tornato in ufficio? Come stai vivendo questa fase due? Io sto ancora operando da remoto e continuerò a farlo a meno di necessità improrogabili che mi costringano a essere fisicamente presente in sede, seguendo scrupolosamente tutte le buone norme e il distanziamento sociale nei confronti di chi è tornato a vivere la città.

#StaySafe

Gioxx's Wall

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