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Sia chiaro, di software che promettono di re-inventare la gestione e la fruizione della posta elettronica portandola a “livelli mai visti prima” ce ne sono decine, che poi mantengano le promesse è tutt’altra cosa. Siamo abituati a conoscere le tante soluzioni libere già pronte all’uso sul web, primo tra tanti GMail o quell’Outlook.com che è andato a prendere il trono precedentemente occupato da Hotmail / Live per tanti anni. E se vi dicessi che gestire la posta elettronica per piccole organizzazioni o per il proprio uso privato (magari per il dominio “di famiglia”) può essere fatto “in casa” ed un prodotto open-source con alle spalle un player enorme come VMWare?

Si chiama Zimbra, è pensato per le aziende ma anche per gli utenti finali che non vogliono o non possono investire denaro in soluzioni complesse per usufruire dei servizi più comuni ai quali si è ormai abituati (posta elettronica, calendario, messaggistica istantanea, ecc.). Nella sua versione “Collaboration Suite” completamente open-source e liberamente scaricabile troverete i pacchetti necessari all’installazione lato server e client, quest’ultimo è una serie di file che creeranno un ambiente accessibile via browser molto ben realizzato, intuitivo e completo, come mostrato nel video ufficiale:

Oltre a questa è disponibile la versione “Community” completamente gratuita e costantemente supportata dall’ampio bacino d’utenza (sistemistica e non) che quotidianamente ha a che fare con questo progetto e il prodotto finale. Sia chiaro: spiegarvi l’installazione e l’utilizzo di Zimbra in un solo articolo è pressoché impossibile, anche perché i dettagli da non farsi sfuggire sono ovviamente molti ma tutti affrontabili grazie alla ricca documentazione messa a disposizione in via ufficiale. Ciò che voglio fare è mettervi curiosità, magari potreste approfondire, informarvi, chiedere maggiori informazioni ad utilizzatori che già si appoggiano a questo ottimo prodotto o provarlo voi stessi tramite la demo pubblicamente accessibile (con qualche dato richiesto) all’indirizzo zimbra.com/products/hosted_demo.php.

Ho scelto di parlarvene perché sarebbe potuta essere una delle soluzioni scelte in ufficio per tenere in piedi alcune caselle di posta elettronica per un limitato bacino di utenza (in coppia con IBM Domino), è stata scartata solo in favore del progetto Office 365 del quale vi sto parlando in questo periodo e che sta praticamente monopolizzando le ore lavorative (e oltre). E’ davvero uno di quei prodotti che non ci si aspetta e che può dare parecchie soddisfazioni con un po’ di sudore durante il setup ma ben poca manutenzione in seguito, senza considerare che tutti coloro che lo utilizzano già e mettono a disposizione della community la propria esperienza costituiscono un tassello fondamentale del successo di questo software.

E voi, a cosa vi siete affidati per gestire al meglio le vostre comunicazioni? :-)

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lotus-notes-logoChi nel proprio ufficio utilizza quotidianamente Lotus Notes forse saprà che “dietro le quinte” –con buona probabilità– c’è un server Domino che carica e scarica la posta elettronica a ritmo incessante. A corredo –altrettanto probabilmente, visti i tempi– ci sarà un server Traveler che vi permetterà di avere a portata di smartphone la posta elettronica, i calendari e i contatti e ancora –in concomitanza con l’uscita di iOS 5– i Promemoria, disponibili per iPhone / iPad / iPod e i propri account Exchange / iCloud e simili.

Per caso oggi ho aperto la console del nostro server Traveler trovando questi errori:

Traveler: errori di creazione cartelle “Promemoria” in console Domino

Si tratta di queste due specifiche stringhe (chiaramente al posto di FIRSTNAME e LASTNAME troverete un vostro utente, così come per COUNTRY e COMPANY), si ripetono ogni secondo, riempendovi la finestra Live di log:

21/10/2011 10:52:11 Lotus Traveler: SEVERE CN=FIRSTNAME LASTNAME/OU=country/O=COMPANY Unknown command: FolderCreate 21/10/2011 10:52:11 Lotus Traveler: SEVERE CN=FIRSTNAME LASTNAME/OU=country/O=COMPANY Response is null for command FolderCreate and should not be null with status 200

Una rapida ricerca mi ha permesso di arrivare a questa discussione nel forum di IBM: lotus.com/ldd/nd85forum.nsf/0/5fa23277d6cded5285257930003729a0?OpenDocument.

In sostanza? Andate a disattivare (o fate disattivare al vostro utente) i promemoria dalla sincronizzazione (qui di seguito il mio profilo Traveler su iPhone), quindi eliminate i promemoria precedentemente salvati sul dispositivo:

Nel frattempo attendete che IBM corregga l’errore, già riconosciuto:

lotus.com/ldd/nd85forum.nsf/0/3f3b678565633aa085257935000e4317?OpenDocument

Buon lavoro :-)

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Brevemente:

IBM Lotus Notes Traveler software provides mobile support for IBM Lotus Notes and IBM Lotus iNotes users. It provides automatic, real-time replication of Lotus Domino® server e-mail (including attachments); calendar; address book; journal and to-do lists.

New e-mail automatically synchronizes with your smartphone and updates made on the phone such as changing a calendar entry are synchronized with the server as soon as a network connection is available. The IBM Lotus Notes Traveler client provides a simple, easy-to-use interface with a minimal number of configuration settings. You can customize how much data is synchronized with the device to optimize the use of device memory.

Un must per chi possiede un telefono con copertura dati (possibilmente flat) e lavora per un’azienda che ha scelto IBM Domino per la propria posta elettronica e l’agenda degli appuntamenti.

Lotus Notes Traveler è attualmente compatibile con diversi dispositivi tra i quali l’iPhone. Rimane fuori dalla lista il giovane iPad, ancora non incluso da IBM ma perfettamente funzionante essendo basato sullo stesso sistema operativo del melafonino. Il browser Safari installato nel nuovo dispositivo di Cupertino non viene effettivamente riconosciuto in modo automatico, ma sarà comunque possibile procedere con la creazione manuale di un profilo Exchange che –una volta installato– ci consentirà di avere a portata di dito tutti i dati aziendali che potrebbero tornare utili in mobilità.

Un semplice passo-passo: dal server Traveler al proprio iPad :-)

Creazione del profilo

Aprire Safari e farlo puntare al server Traveler aziendale, quindi inserire nome utente e password della WebMail e confermare. Il nome utente potrà essere inserito come prima lettera del nome seguita dal cognome o semplicemente lo short name visibile nella rubrica globale dell’azienda:

Creazione profilo Traveler, clicca per ingrandire

A questo punto sarà necessario scegliere la voce “file di configurazione client” sotto “Configura unità”, così da poter accedere all’elenco dei marchi dispositivi supportati:

Creazione profilo Traveler, clicca per ingrandire

Selezionare la voce “Apple” sotto “Tipo di unità” e lasciare invariati i campi Nome accesso e Indirizzo di posta che avrà automaticamente inserito il Traveler, quindi selezionare “Genera”.

Installazione del profilo

Comparirà ora a video una finestra che chiederà se procedere con l’installazione del profilo appena generato (fig. 1). Confermare l’accettazione del certificato con “Installa” (fig. 2), inserire nuovamente la password della WebMail (fig. 3) e attendere che il processo termini, quindi cliccare su “Fine” (fig. 4). Cliccare sulle immagini per ingrandirle.

Il profilo è ora funzionante per Posta, Calendario e Contatti. Basterà avviare una qualunque tra queste 3 applicazioni per controllare che il download dei dati sia avvenuto correttamente.

Buon lavoro!

P.S. Ho pubblicato questo articolo anche su Wired giusto una manciata di giorni fa :-)

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Problema che ho riscontrato su una macchina con Lotus Notes 7.0.3, giusto un paio di giorni fa. Casistica che spero non vi capiti, ma pubblicarla come promemoria non fa mai male, soprattutto perché una volta tanto non sono riuscito a trovare nulla di documentato su DominoPoint.it, solitamente fornitissimo :)

Rubrica personale, una macchina che ha visto inizialmente comparire l’installazione del client 8.5, riportato poi al 7.0.3 per standard aziendale del cliente. Durante l’utilizzo della piattaforma 8.5 l’utente ha inserito i dettagli dei propri contatti, miniature (fotografie) comprese. La lamentela è giustamente quella dell’impossibilità di inserire foto nel DB una volta passato a 7.0.3. Innanzi tutto: è possibile inserire le fotografie solo con Lotus Notes 8 o superiore, non ricordo nulla di questa feature al di sotto delle nuove versioni.

Detto ciò si passa al problema: perché compare questo (molto poco) simpatico errore all’apertura del contatto?

Lotus Notes: DPABperson - errore

Lotus Notes: DPABperson - errore

Dopo un paio di prove si è capito che quel campo fotografia –passando dal template 8 al 7– non è andato perso e continuava a dar fastidio al client che giustamente faceva dapprima comparire l’errore, poi le informazioni sull’utente.

La soluzione? E’ presto detta: riportando il template alla versione 8 e utilizzando la rubrica con un client 7 tutto torna a funzionare regolarmente e non ho (abbiamo a dirla tutta, avendo affrontato il problema con il collega più esperto) notato difficoltà nella gestione o errori gravi.

Semplicemente continuerà a non essere possibile allegare una fotografia al contatto desiderato a meno che non si passi ad un client 8.x, ma tutto il resto sarà modificabile a piacimento dell’utilizzatore. Strano ma la soluzione più veloce ed intuitiva è anche quella più giusta.

Buon lavoro :)

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Da qualche versione, Nokia ha introdotto una nuova funzionalità all’interno della propria Suite, in particolar modo nella sezione riguardante la sincronizzazione dei dati tra PC (Mail Client e Browser prevalentemente) e telefono. Stiamo parlando della funzionalità di riconoscimento –nativa– di Lotus Notes installato sulla macchina che ospita il software Nokia.

Dopo aver impiegato del tempo per sincronizzare il telefono privato con Google (che utilizzo fuori e dentro la mia azienda per i dati personali) mi sembrava giusto impiegare dieci minuti per fare lo stesso con il telefono aziendale (un Nokia N70) e Lotus Notes, applicativo che si utilizza in azienda per gestire la posta elettronica e una miriade di altre applicazioni.

I passaggi sono anche in questo caso pochi, basta non dimenticarne nessuno!

# PC Suite e collegamento al telefono

Forse voglio tagliare troppo ma mi auguro che tutti voi riusciate –in completa autonomia– ad installare Nokia PC Suite sulla vostra macchina, collegare il telefono al PC tramite cavo (generalmente fornito nella scatola del telefono stesso) attendendo che i driver vengano riconosciuti ed installati. Solo così si potrà accedere al telefono e cominciare ad utilizzare i programmi messi a disposizione da Nokia.

# Sincronizzazione: wizard

Se il telefono viene riconosciuto e se il software che permette lo scambio di dati tra periferica e PC è stato installato correttamente (in caso contrario è la stessa suite a chiederlo), si potrà procedere con l’apertura dei programmi facenti parte della Suite. Avviare quindi “Sincronizzazione” per la prima associazione telefono / PC.

Il primo passaggio è elementare. Dovrete scegliere il programma che utilizzate quotidianamente per gestire posta, contatti e appuntamenti. Nel mio caso, Lotus Notes 8.5 (riconosciuto come 8.x da PC Suite):

Per poi passare alla decisione del cosa sincronizzare, tipicamente Elementi Agenda / Elenco impegni ed Elementi Rubrica, opzioni di default del programma. Selezionando “Avanti” verrà richiesta la password dell’ID di posta elettronica. Si passa quindi alla schermata dove specificare i puntamenti del DB di posta elettronica e quello della rubrica personale. Ecco il da farsi:

  1. Server Domino dell’azienda: generalmente riporta NOMEMACCHINA/NOMESOCIETà/IT (quest’ultimo /IT non necessario).
  2. Nome del file di posta elettronica: completo di sottocartella a partire dal nome della macchina, occorrerà specificarlo interamente.
  3. Server della rubrica locale: a meno che voi non teniate i contatti nello stesso DB di posta su server (in quel caso basterà replicare i parametri messi nei primi due campi), il tutto si troverà nel disco locale, cartella appartenente a Lotus Notes (non so, C:\Programmi\Lotus\Notes\data\ per dirne una), la si indica con “Locale“.
  4. Nome del file della rubrica: generalmente names.nsf (per default in una installazione standard di Notes), potrebbe cambiare nel caso in cui (come il sottoscritto) aveste deciso di creare un DB separato con template Rubrica dove tenere i propri indirizzi. Basta stare attenti giusto quel poco che basta per non sbagliare il colpo!
  5. Andando a selezionare le “impostazioni avanzate“, si potrà immediatamente specificare la password assegnata all’ID di posta elettronica permettendo così al programma di conservarla e non richiederla successivamente.

A questo punto la strada è in discesa. Una volta specificato l’intervallo di sincronizzazione il gioco è fatto. Per andare sul sicuro suggerisco la configurazione “a metà tra tutto” con 6 mesi di storia passata e 6 mesi di futuro costantemente rinnovati giorno per giorno:

La configurazione guidata sarebbe arrivata alla fine. Il mio (ulteriore) suggerimento è però quello di ‘andare a ritoccare le impostazioni avanzate lasciate di default dal programma prima di confermare il tutto e partire con la prima sincronizzazione. Nell’ultima schermata cliccare quindi sulla chiave inglese e … :

Se il cavo è connesso al telefono, la terza opzione (“Sincronizza periodicamente mentre il telefono è connesso”) può avere senso, ancora meglio se tenuta con un intervallo di 15 minuti che emulerebbe un “quasi tempo reale di aggiornamento degli appuntamenti sull’agenda del telefono. Le restanti tab possono essere lasciate così come impostate dal programma (Risoluzione conflitto, Direzione, Profilo sincronizzazione). Confermare per uscire dalla prima finestra, confermare ancora per concludere la procedura guidata e iniziare la prima sincronizzazione:

Il gioco è fatto :)

# in conclusione

Per chi lavora con l’applicativo IBM Nokia PC Suite diventa improvvisamente una manna dal cielo che evita di passare da applicativi di terze parti come mNotes della CommonTime o simili. I backup o le installazioni delle applicazioni si potranno ancora fare via SD card (memorizzando le applicazioni su quest’ultima e lanciando il setup da telefono), cosa che trovo particolarmente comoda quando si va ad aggiornare il firmware del telefono o formattare (sempre quest’ultimo) per dargli una pulitina globale ;)

Ora tocca a voi: dubbi? Perplessità? Domande?

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