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Sono partito da un’esigenza segnalata da uno degli utenti in ufficio, il quale aveva bisogno di scaricare un grande numero di documenti PDF in un solo colpo, “catturandoli” da più mail già ricevute e messe da parte nel suo Outlook (una mail, un allegato PDF, questa la proporzione). Outlook non prevede questa necessità, e permette esclusivamente di scaricare tutti gli allegati –di una singola mail– in un solo colpo. Aggirare l’ostacolo però è possibile, lo si fa tramite una porzione di codice VBA da andare a inserire nella finestra del Microsoft Visual Basic, richiamabile da ogni singolo programma di Office.

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF)

Inizialmente pensato come un comportamento da adottare in seguito alla ricezione di una nuova mail (con una regola ad-hoc, per ingaggiare uno script), si è trasformato in un pulsante da andare a inserire nella barra multifunzione di Outlook, un “tool” da tenere a portata di mano in caso di necessità, che a oggi permettono di individuare e scaricare file PDF, ma che con una piccola modifica potrebbe intercettare qualsiasi altra cosa.

Il funzionamento, spiegato in maniera semplice, è questo:

  • si seleziona una o più mail tra quelle del proprio Outlook,
  • si fa clic su un pulsante messo appositamente nella barra multifunzione del client di posta elettronica,
  • si attende che lo script verifichi l’esistenza di file PDF negli allegati delle mail selezionate, quindi li estragga e li vada a inserire in una apposita cartella sul Desktop (che verrà utilizzata se già esistente, creata se invece non presente). Il tutto dura qualche secondo (minuto, se le mail da analizzare sono davvero tante).

Tradotto in passaggi da riprodurre sul proprio Outlook, la cosa cambia, ed è chiaramente più tecnica. Te la faccio il più semplice possibile.

Procedure in comune: notifica per le macro non firmate

Prima di partire, dovrai andare a modificare il comportamento del Centro di sicurezza del tuo Outlook affinché ti faccia comparire degli avvisi a video nel caso in cui venga tentata l’esecuzione di una Macro non firmata. Questo permetterà allo script aggiunto (ne parliamo dopo) di funzionare correttamente, in quanto “home made” (fatto in casa, dai).

Per farlo, dovrai andare in FileOpzioniCentro protezioneImpostazioni Centro protezioneImpostazioni macro e selezionare la voce “Visualizza notifiche per tutte le macro”:

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF) 1

Un clic su OK per confermare la modifica e chiudere la finestra, sei a posto.

Procedure in comune: VBA

Per entrambi i tipi di comportamento che puoi scatenare in Outlook (salvataggio dei PDF tramite pulsante nella barra multifunzione, oppure tramite regola che lancia lo script), dovrai sempre andare ad aprire la finestra di Microsoft Visual Basic che richiami tramite la combinazione di tasti ALT + F11.

Per facilitarti le cose, ho già impacchettato ciò che ti serve per ottenere il risultato desiderato. Ho scritto due file BAS (codici importabili in VBA) che ho pubblicato su Gist. Il primo è quello relativo al salvataggio scatenato da una regola, il secondo per quello tramite pulsante (quindi manualmente). Scarica ciò che ti serve (fai clic in alto a destra sul pulsante Download ZIP, quindi estrai il contenuto e recupera il file con estensione bas):

Torna nella finestra di Microsoft Visual Basic, fai clic con il tasto destro su Progetto1 e seleziona Importa file, seleziona quindi il file che il file relativo al codice che ti interessa utilizzare per terminare l’importazione, poi fai clic su Salva (nella barra superiore degli strumenti, altrimenti c’è la combinazione da tastiera CTRL + S).

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF) 2

Nel caso in cui tu volessi entrambi le funzioni (quindi tutto il codice sorgente) fai riferimento a questo ulteriore collegamento a Gist.

Salvare PDF con una regola

Prima di procedere, apri un prompt dei comandi, copia e incolla questa stringa:

REG ADD "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security" /v EnableUnsafeClientMailRules /t REG_DWORD /d 1 /f

Ciò permetterà di sbloccare la possibilità di utilizzare / richiamare uno script all’interno di una regola di Outlook, opzione disabilitata di default da Microsoft (già da qualche tempo).

Fatto ciò, se hai già caricato il mio script tra i moduli VBA, dovrai solo creare una nuova regola e –nella seconda schermata di avanzamento– chiedergli di eseguire uno script, troverai quello precedentemente caricato tra i disponibili (forse sarà l’unico), utilizzalo e vai avanti con la sua costruzione:

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF) 3

Troverai (nel caso in cui la regola entri in funzione) i file PDF all’interno della cartella Attachments sul tuo Desktop.

Salvare PDF con un pulsante

Dando per scontato che tu abbia già importato il codice VBA (come già descritto un paio di paragrafi fa),fai clic con il tasto destro sulla barra multifunzione di Outlook e seleziona la voce Personalizza barra multifunzione. Fai clic sul pulsante “Nuovo gruppo” (in basso a destra nel popup comparso), posizionalo dove lo preferisci spostandolo con le frecce su / giù disponibili lateralmente nella finestra a video, quindi rinominalo (suggerisco “Tools“).

Seleziona ora la voce “Macro” nella colonna sinistra “Scegli comandi da:” e aggiungi Progetto1.ExportAttachments, quindi rinominalo in (per esempio) “Estrai PDF”:

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF) 4

Un clic su OK per salvare e chiudere la finestra, il risultato dovrebbe assomigliare a questo:

Outlook 2016: scaricare insieme gli allegati da diverse mail (PDF) 5

Puoi verificare il funzionamento della modifica selezionando manualmente delle mail e facendo clic sul pulsante. Troverai (se ne esistono, e quindi se vengono estratti) i file PDF all’interno della cartella Attachments sul tuo Desktop.

In conclusione

Attento: ricordati che, allo stato attuale delle cose, due allegati con lo stesso nome non possono coesistere nella stessa cartella Attachments (andrebbe modificato lo script), l’ultimo estratto sovrascrive sempre quello estratto precedentemente.

Salvo errori nel processo di “installazione” (se così posso chiamarlo), tutto dovrebbe funzionarti alla perfezione, permettendoti di catturare i file PDF che vengono allegati alle mail che ricevi e portarli nella cartella Attachments sul tuo Desktop. Nessuno però ti impedisce di modificare lo script e fargli verificare l’esistenza di altre estensioni, come doc, docx, xlsx e chi più ne ha più ne metta. Trovi diversi riferimenti in merito nel sito web che più mi ha aiutato a plasmare il risultato di cui avevo necessità (slipstick.com/developer/save-attachments-to-the-hard-drive).

Tutto il set di script e modifiche da operare vengono rilasciate –come sempre– “as is“, con nessuna garanzia o responsabilità. Tutto è stato provato decine di volte, installato su più PC, fatto funzionare senza battere ciglio, ma sappiamo tutti benissimo che ogni configurazione differisce dall’altra per delle “virgole“. Quella certamente testata si è basata su Outlook 2016 x64 (1708 build 8431.2079). Ne ho caricato una copia completa sul mio spazio box, nel caso in cui ti serva scaricare tutto in un colpo: app.box.com/s/5ksruqc3pi74fumkbt4wg3avb1f6tmzf

L’area commenti, come al solito, resta a disposizione per eventuali suggerimenti e domande inerenti questo articolo.

Buon lavoro!

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Pillole

Le pillole sono articoli di veloce lettura dedicati a notizie, script o qualsiasi altra cosa possa essere "divorata e messa in pratica" con poco. Uno spazio del blog riservato ai post "a bruciapelo"!

Parlare di PDF e di come li si può modificare, è un’attività che in questi lidi è abbastanza normale. Le alternative (gratuite e non) ai software professionali di Adobe esistono da sempre, e alcune sono particolarmente efficaci. Se però a te basta poco per essere un ragazzo felice (non battere le mani, non c’è bisogno), allora PDFSam è un altro di quei software da tenere a portata di clic, nella solita cartella delle utility che di tanto in tanto viene “disturbata“.

PDFSam Basic: strumenti offline per modificare PDF

Merge, Split ed estrazione di pagine ben specifiche possono essere eseguite nel giro di qualche movimento di mouse. Puoi unire diversi PDF, crearne uno ex-novo prendendo porzioni da più file, puoi ruotare pagine scansionate e inviate via mail nel caso in cui tu le abbia messe nel “verso sbagliato“.

Un software italiano pensato e sviluppato per più sistemi, macOS compreso (ed è anche questa la sua forza), gratuito in versione Basic, disponibile per il download all’indirizzo pdfsam.org/download-pdfsam-basic.

La sua versione professionale, a pagamento, non prevede invece OS alternativi a Windows (qui i dettagli).

Se su macOS è facile copiare l’eseguibile nella cartella Applicazioni (tiene tutto al suo interno), su Windows (parlo di PDFSam Basic) puoi scegliere di non installare alcunché, scaricando il file ZIP ed estraendo / posizionando la cartella contenente l’eseguibile dove preferisci, è completamente portable. In alternativa, se non puoi scaricare alcunché da web, puoi sempre passare dal sito web sejda.com, che fa parte della stessa famiglia!

Archiviamo anche questa, e buon weekend! :-)

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Nel 99% dei casi mi capita di lavorare file PDF sulla postazione Windows che utilizzo quotidianamente, ma una manciata di giorni fa ho avuto la necessità di estrarre un paio di pagine specifiche da un file PDF ben più complesso. Stavo utilizzando il mio MacBook e non avevo nessun particolare strumento installato a bordo, ho quindi provato un paio di metodi entrambi funzionanti.

macOS: come scomporre rapidamente un PDF

Utilizzare l’Anteprima

  • Tasto destro sul file interessato, Apri conAnteprima, questo ti permetterà di aggirare l’apertura di Adobe Reader (ammesso che tu lo abbia installato, io sì).
  • A questo punto dovrai semplicemente chiedere di mostrare la sidebar dedicata alle miniature (VistaMiniature, oppure ⌥⌘2), selezionare le pagine interessate dalla barra laterale (tieni premuto il CMD ⌘ per selezionarne diverse, come il CTRL in Windows), quindi fare clic con il tasto destro su una delle pagine selezionate e scegliere “Esporta come…“. Il gioco è fatto, indica un nome e tieni PDF come formato di esportazione.

macOS: come scomporre rapidamente un PDF 1

Questo è probabilmente il metodo più semplice e immediato, che non richiede competenze particolari e che –soprattutto– funziona su qualsiasi PC della mela, perché non necessita di programmi terze parti ed è subito disponibile anche a sistema appena installato.

Passare tramite Automator

AutomatorAbbiamo già parlato di Automator, anche se probabilmente non lo ricordi. Anche l’ultima volta (poco più di un anno fa) avevo toccato l’argomento documenti, anche se si parlava di DOCX da trasformare in PDF. Tutto rimane invariato (l’Automator in sé, così come la possibilità di installare dei servizi nel proprio sistema operativo), ovviamente cambia il set di istruzioni.

A tal proposito, ho trovato maledettamente utile un articolo di DocumentSnap che propone esattamente ciò di cui avevo bisogno, permettendo il download del servizio già pronto da installare (per chi non vuole perdere tempo) e la procedura per fare tutto manualmente. Trovi l’articolo all’indirizzo documentsnap.com/how-to-split-pdf-documents-into-single-pages-using-mac-osx. Io, per farla semplice, mi sono limitato a installare il servizio che, by design, permette di effettuare uno split a singola pagina di un PDF più complesso (PDF da 30 pagine? 30 singoli PDF, uno per pagina, ora è più chiaro?). Dai singoli PDF, sarà poi semplice crearne uno solo (sempre tramite l’anteprima, tanto per fare un esempio).

Il servizio è disponibile sul sito web di DocumentSnap, ma ne ho anche salvato una copia sul mio spazio box: app.box.com/s/xu5bgymadyugndp51kc8cjz8x1vtwvls

Scarica il file ZIP e scompattalo, il file workflow è da spostare nel solito posto, ovvero ~/Library/Services, che potrai richiamare nel Finder (via menu a tendina o con la combinazione ⌘⇧G). Una volta fatto, ti basterà fare clic con il tasto destro del mouse su un documento PDF, spostarti in Servizi e selezionare Split PDF:

macOS: come scomporre rapidamente un PDF 2

Due modi per ottenere (più o meno) lo stesso risultato, anche se molto è dettato dalla tua specifica esigenza e questo tipo di work-around potrebbe non bastarti.

Buon lavoro! :-)

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AutomatorJacob Salmela ha pubblicato un codice tanto banale quanto perfetto, lo scorso 12 marzo, per permettere ad Automator di trasformare un documento di Word (DOCX) in un file PDF con un paio di clic (tasto destro sul file interessato → Servizi → Convert DOCX to PDF). Una modifica a quel codice permette inoltre di scavalcare (la malaugurata tanto quanto voluta) scelta di cancellare il file sorgente una volta ottenuto il PDF. Il codice modificato sarà il seguente:

#!/bin/bash
# Jacob Salmela 2016-03-12
# Gioxx 2016-03-22
# Convert annoying DOCX into PDFs with a right-click
# Run this as an Automator Service

###### SCRIPT #######
for f in "$@"
do
 # Get the full file PATH without the extension
 filepathWithoutExtension="${f%.*}"
 # Convert the DOCX to HTML, which cupsfilter knows how to turn into a PDF
 textutil -convert html -output "$filepathWithoutExtension.html" "$f"
 # Convert the file into a PDF
 cupsfilter "$filepathWithoutExtension.html" > "$filepathWithoutExtension.pdf"
 # Remove the temporary HTML file, leaving the original DOCX and the new PDF
 rm "$filepathWithoutExtension.html" >/dev/null
done

La differenza è esclusivamente nell’ultimo Remove (rm), che nella modifica esclude il file originale ($f), il DOCX, diventando quindi:

# Remove the temporary HTML file, leaving the original DOCX and the new PDF
 rm "$filepathWithoutExtension.html" >/dev/null

Tutto il resto rimane invariato proprio perché già funzionante. Ho creato una copia del file di Workflow che potete scaricare e installare rapidamente, la trovate all’indirizzo app.box.com/s/jzits3oxyyuptqtmhkkrrvhp8th9wmp6.

Scompattate il file sul vostro OS X, quindi con un doppio clic chiedete al sistema di installarlo:

OS X: convertire un DOCX in PDF con due clic

Da questo momento, potrete convertire rapidamente un vostro documento Word in PDF, semplicemente seguendo la procedura sopra indicata (tasto destro sul file interessato → Servizi → Convert DOCX to PDF).

E se volessi rimuoverlo?

Pensate che il servizio non serva più e che quella voce sia particolarmente sgradita nel vostro menu Servizi? Nessun problema, si fa sempre in tempo a rimuoverlo.

  • In una finestra di Finder, premete ⌘ ⇧ G (apre una cartella specifica).
  • Inserite “~/Library/Services” (senza le virgolette).
  • Cercate il file relativo al servizio installato non più desiderato.
  • Cancellate il file (o trascinatelo nel cestino)

Il servizio non sarà più disponibile :-)

Il mio personale grazie a Jacob per l’ottimo lavoro, non ci avevo pensato e ho spesso utilizzato il Terminale per eseguire la stessa operazione o Word stesso per salvare (da Salva con nome) il file in formato PDF. Fortunatamente non si finisce mai di imparare!

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Milano Real Life (MRL) è il nome di una raccolta di articoli pubblicati sul mio blog, raccontano la vita di un "perfetto nessuno" che ha deciso di spostare abitudini e quotidianità in una differente città rispetto a quella di origine. Alla scoperta della caotica capitale lombarda mai tanto amata e odiata allo stesso tempo, per chi è nato qui e ancora oggi continua a viverci per volere o necessità, per le centinaia di persone che invece vengono da fuori e vedono Milano come una piacevole alternativa o una costrizione imposta dalla propria vita lavorativa. La rubrica "leggera" di approfondimento alla quale però non fare l'abitudine, non siamo mica così affidabili da queste parti!

Articolo evidentemente rivolto a chi, come l’autore di questo articolo, me medesimo (e compagna, mica dimenticarla), sta affrontando step-by-step un cambio di residenza dopo aver scelto Milano come nuova casa adottiva, sia mai che vi faccio mancare qualche piccola pillola per la serie “lo sapevi che?“.

Il Comune di Milano permette di accedere a una grande quantità di servizi e dati direttamente tramite sito web ufficiale. Il PIN è ciò che separa una registrazione autonoma (può farla chiunque) da un accesso più completo e realmente autenticato, riconosciuto.

PIN sito web Comune Milano

Riporto quanto pubblicato alla pagina comune.milano.it/wps/portal/ist/it/extra/others/extra/Aiuto_registrazione:

Gli utenti con profilo completo hanno un “alto livello di identificazione”. I servizi a loro riservati (indicati con lucchetto rosso) richiedono una identificazione certa dell’utente. Per questa ragione la procedura di registrazione richiede più dati di quella “base” e necessita di PIN, codice contribuente o carta regionale dei servizi (CRS) della Regione Lombardia o carta nazionale dei servizi (CNS).

Dato che di tempo non ce n’è mai (soprattutto in orari lavorativi), avevo già escluso la possibilità di passare all’ufficio anagrafe. Da escludere anche la carta regionale dei servizi, non ho ancora ricevuto il documento originale a casa (impiega molto tempo e occorre prima richiedere l’assegnazione del medico di base all’ufficio ASL competente), ho scelto la via che più rappresenta la fotografia scelta per questo articolo, il pezzo da museo, il fax. La mail, se non è PEC, non vale, peccato, soprattutto perché durante la registrazione del cambio di residenza io, il mio indirizzo di posta elettronica, l’ho dichiarato e fatto riportare anche sulla richiesta registrata presso l’ufficio competente di zona.

Mi arrendo, trovo e compilo il modulo, disponibile all’indirizzo allegati.comune.milano.it/Comunicazione/Registrazione/mod_richiesta_PIN.pdf (altrimenti potete trovarne una copia su questo spazio). Un suggerimento? Provate a evitare almeno la compilazione manuale, lasciate che sia solo la vostra firma a essere posta in originale sul documento stampato. Scaricate una copia di PDF-XChange Viewer (io ho utilizzato la Portable che non necessita di installazione), avviate il programma, caricate il modulo PDF scaricato poco prima e compilatelo tramite l’inserimento testo disponibile in PDF-XChange Viewer:

Comune di Milano: passare al profilo completo (PIN)

Al termine salvate il file PDF, stampatelo, firmatelo, procuratevi (o realizzate) e stampate una scansione di un vostro documento di identità in corso di validità e occhio, serve sia il fronte che il retro. Inviate ora il fax completo (modulo di richiesta e documento di identità) al numero indicato nel piè di pagina del modulo, assicurandovi prima che il numero risponda con il classico fischio da fax prima di dare lo start all’invio (io mi sono cuccato un paio di tentativi a vuoto per numero occupato / fuori posto). Non avete un fax a disposizione? Neanche in ufficio? Poco male. L’alternativa c’è sempre.

Un fax virtuale Pedro, por favor!

Avete già un PDF contenente una scansione fronte-retro del vostro documento di identità? Bene. Non l’avete? È il momento giusto per prendere il vostro documento e fare una scansione (occhio: fronte e retro). Potete scegliere l’immagine come formato di output, aprire un nuovo documento di Microsoft Word, incollare sia il fronte che il retro nello stesso documento, quindi salvare il documento in PDF, il gioco è fatto.

Ricordate l’articolo che ho dedicato a Smallpdf? No? Eccolo: gioxx.org/2016/01/04/smallpdf. È arrivato il momento di chiamarlo in gioco. Potrete selezionare la funzione di Merge, caricare entrambi i PDF (il documento firmato e pronto per il Comune di Milano e il vostro documento di identità in corso di validità) sul sito web, quindi scaricare l’unico file PDF risultante, che ovviamente includerà entrambi i documenti.

Ora passiamo al fax. Avete mai usato Faxalo? Io si, molto tempo fa (ho ancora un account correttamente funzionante, ma tanto non ve ne fregherà nulla, giustamente), mai un problema. Unica pecca? La scarsa rapidità di invio del fax, ma in tutta onestà non ho mai considerato questa pecca come bloccante e penalizzante, non c’è fretta, basta arrivare a destinazione.

Registrate un account gratuito per ottenere 3 invii gratuiti al giorno (20 al massimo in un mese) e seguite ciò che vi viene richiesto nel form, come spiegato fin troppo bene alla pagina faxalo.it/invia-fax-web-gratis.php. Vi verrà recapitata una conferma di invio (ammesso che tutto fili liscio, in caso contrario vi verrà notificato un errore) così che possiate considerare tutta l’operazione completa.

Pur modificando un paio di passaggi rispetto a quanto suggerito in questo mio articolo (diverso servizio di Fax, ma a pagamento, quindi non usufruibile da chiunque, e diverso metodo di merge, fatto direttamente con un programma in locale sul mio PC), avete portato a termine la vostra missione evitando code e richieste di permessi in ufficio. Ho ricevuto il PIN nella mia casella di posta elettronica una manciata di giorni dopo l’invio del fax (meno di una settimana lavorativa, giusto per la cronaca).

Game, set, match.

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